De gemeente Groningen implementeerde een platform voor enterprise architectuur en BPM. Dat komt niet uit de lucht vallen.
De eerste versie van de modelleertaal ArchiMate is al in 2005 opgeleverd. En met GEMMA is er ook voor gemeenten een goede modelarchitectuur. Toch is de praktijk in de meeste organisaties nog altijd dat er nauwelijks inzicht bestaat in de samenhang tussen processen, data en applicaties. De informatie die er is, is versnipperd, ongestructureerd en bevindt zich vaak in hoofden van medewerkers. En andere delen van de informatie ontbreken volledig.
Geen actueel beeld
Bij de gemeente Groningen was dat niet anders. Jan de Baat werkt er sinds oktober 2017 als informatiearchitect. Bij binnenkomst trof hij een organisatie aan die weliswaar vaker architectuurbeschrijvingen had gemaakt, alleen sloten deze platen niet op elkaar aan. Het waren bovendien statische beschrijvingen die na hun creatie niet meer waren bijgewerkt. “Er was gewoon geen integraal en zeker geen actueel beeld van het ict-landschap.”
“Daar komt nog eens bij dat applicaties soms verschillende namen hebben. De ene afdeling gebruikt de naam van de leverancier, de andere gebruikt de naam van de tool, weer een andere gebruikt een versienaam. Dezelfde applicaties waren vaak op meerdere plekken in gebruik zonder dat deze afdelingen dat van elkaar wisten. Dan laat je natuurlijk een heleboel voordelen liggen.”
Tijdverlies
Maar een veel grotere doorn in het oog was het tijdverlies bij ieder it-project. De Baat: “De gemeente heeft twee informatiearchitecten en twee applicatiearchitecten in dienst. Wij waren het grootste deel van onze tijd bezig met het verzamelen van informatie.”
“Dat is natuurlijk zonde van de tijd. Wij horen na te denken over de informatiestrategie en lijnen uit te zetten. Maar daar kwamen we veel te weinig aan toe.”
