6min Zorg

Centrale planning helpt zelforganiserende teams

Centrale planning helpt zelforganiserende teams

Zelforganisatie is niet meer weg te denken in het thuiszorgland. Toch zijn er ook nadelen aan zelfsturende teams, zo ontdekte zorgorganisatie Omring dat wijkverpleging aanbiedt in de kop van Noord-Holland en West-Friesland. Uit onderzoek bleek dat het erg inefficiënt is om teams zelf routes te laten plannen. Omring zette daarom in op slimme technologie waarmee het aantal plan-uren met maar liefst 40 procent daalde.

 

Er ligt grote financiële druk op de thuiszorg. Angelique Schuitemaker, directeur Omring Thuiszorg: “De prijsdruk dwingt ons kritisch te kijken naar onze productiviteit, zonder hierbij concessies te doen aan kwaliteit. We zijn altijd op zoek naar de juiste balans tussen maatwerk en standaardisatie. Daarbij willen we graag technologie voor ons laten werken. Dat heeft ertoe geleid dat we nu enigszins tegen de stroom inzwemmen: het maken van planningen hebben we voor een groot deel uit het takenpakket van onze zelforganiserende teams gehaald.”

 

Tevredenheid

De nieuwe aanpak moet natuurlijk bijdragen aan de bredere organisatiedoelen. Allereerst streeft Omring, zoals veel andere zorgorganisaties, naar een hoge cliënttevredenheid. Dit resulteert onder meer in niet teveel (verschillende) gezichten aan het bed en de zorg ontvangen op de afgesproken voorkeurstijden. Daarnaast is medewerkerstevredenheid een belangrijk doel. Schuitemaker: “Wij willen het werk zo simpel mogelijk organiseren, zodat medewerkers maximaal aandacht hebben voor zorg. Met – vanuit kostenoptiek – zo min mogelijk overhead en indirecte uren die je niet kunt declareren.”

 

Bottlenecks

Uit intern onderzoek van Omring – dat vooraf ging aan de implementatie van de nieuwe aanpak – kwamen enkele bottlenecks aan het licht wat betreft zelforganisatie. Den Helder ging als eerste verzorgingsgebied in mei 2016 werken met de planningsoptimalisatietool van softwareleverancier helpLine. Cathy Zwaag, regiomanager thuiszorg Den Helder: “De eerste bottleneck bleek het aantal verstoringen. Denk hierbij aan: zorg bieden op een ander tijdstip dan de voorkeurstijd, niet de voorkeursmedewerker naar een cliënt sturen of zelfs verkeerde deskundigheid bij het bed – bijvoorbeeld een verpleegkundige terwijl een helpende+ voldoende was geweest. Niet dat deze zaken tot grote onvrede bij onze cliënten leidden, maar het gebeurde wel te vaak en dat was gewoon niet prettig voor hen.”

Een ander obstakel binnen de zelfsturende teams was het aantal benodigde uren voor het maken van de routeplanningen. “Hoewel we daar een goede tool voor hebben, kostte het de cliëntplanners uit de teams veel tijd”, vertelt Zwaag. “Het blijkt een lastige puzzel als je handmatig rekening moet houden met alle cliëntvoorkeuren en verschillende zorgbehoeften. Ook leidde het soms tot conflicten tussen teamleden die het niet eens waren over de gemaakte keuzes.”

Vervolgens waren de korte diensten een pijnpunt bij medewerkers. “Soms hadden we zelfs diensten van slechts 3 uur. Dat brak medewerkers op. Dan moesten sommige medewerkers zeven dagen achter elkaar werken om hun contracturen überhaupt te halen. Dan raakt het evenwicht tussen werk en privé zoek; dat willen we natuurlijk niet.”

 

Technologie

Een combinatie van technologie en centraal plannen blijkt nu de remedie tegen de genoemde tekortkomingen van zelforganisatie. De kern hierbij is het automatisch plannen van routes door de Multi Route Optimizer (MRO) van helpLine, ofwel: de planautomaat uit het systeem Serviceware. “De tool bepaalt automatisch de volgorde van de cliëntafspraken en dus de route per (beschikbare) medewerker”, aldus Zwaag. “Dit doet de planautomaat op basis van de specifieke zorgbehoeften van de cliënten van een team en hun persoonlijke wensen. Denk hierbij aan voorkeurstijden en -medewerkers en het benodigde deskundigheidsniveau. Ook wordt rekening gehouden met de beschikbaarheid en voorkeuren van de teamleden.”

 

Eén druk op knop

Hennie Brink is regioplanner in het verzorgingsgebied Den Helder. Brink ondersteunt dertien teams met de planautomaat. “Ik heb vroeger zelf in de wijk gewerkt en toen merkte ik al dat je bepaalde zaken niet binnen het team zelf moet beleggen. Zoals plannen en accordering van gewerkte uren. Dat vraagt om objectiviteit. Anders ontstaan er al gauw heilige huisjes, zo van ‘Mevrouw Janssen heeft wel heel veel zorg nodig, die gooi ik lekker in de dienst bij iemand anders’. Daarom gebruiken we ook degelijke registratie- en planningsystemen. Drie jaar geleden is de rol van regioplanners in het leven geroepen. Ik zie als regioplanner toe op de correcte verantwoording van geleverde zorg aan zorgverzekeraars. En ik ben nu ook verantwoordelijk voor de basisplanningen van de teams. Dat is in principe één druk op de knop. Ik controleer of alles klopt, draai rapportages uit en houd het totaaloverzicht. Elk team werkt met een basisplanning die volledig automatisch is gegenereerd door de planautomaat. De wijkverpleegkundige uit het team zet alle afspraken en wensen van de cliënt in een zogeheten leverschema, waarmee de planautomaat vervolgens gaat rekenen. Iedere twee weken optimaliseren we de basisplanning met de tool. Cliënten en medewerkers weten zo precies wat hen te wachten staat. Dat levert rust op voor alle betrokkenen.”

 

Maatwerk

Verdwijnt hiermee de autonomie van het team? Brink: “Misschien een klein beetje, want de planningssoftware geeft cliëntplanners binnen het team juist een duidelijke rol. In een team van vijftien medewerkers zijn er meestal één of twee cliëntplanners. Zij kunnen kleine wijzigingen aanbrengen in de basisplanning, nieuwe cliënten inpassen op leeggevallen plekken of anticiperen als een cliënt even naar de huisarts moet en dus eenmalig op een ander tijdstip zorg behoeft. Het is maatwerk met de basisplanning als uitgangpunt.”

 

Kostenreductie

Deze nieuwe werkwijze is inmiddels uitgerold in drie van de zes regio’s die Omring bedient, wat ongeveer 4000 cliënten op jaarbasis betreft. Cathy Zwaag vertelt trots: “We werken nu efficiënter. Binnen de teams is het aantal plan-uren met gemiddeld 40 procent afgenomen. Ook zijn de routes efficiënter dankzij minder reistijd en kilometers. De vrijgekomen uren worden aan zorg besteed, wat een iets hogere productiviteit oplevert. De cliënttevredenheid is gewoon op peil gebleven. Verder voldoen we in 80 procent van de bezoeken aan de norm van de zorgverzekeraars als het gaat om het maximaal aantal gezichten per cliënt. Daarnaast is er grote winst voor de medewerkers: door inzet van de planautomaat duren de diensten nu langer, gemiddeld 5 tot 5,5 uur. Kortom: door de planautomaat doen we aan kostenreductie, bieden we maatwerk én maken we de diensten voor medewerkers aantrekkelijker.”

 

Hennie Brink en Cathy Zwaag van Omring. Foto: Marcella van Beusekom
Hennie Brink en Cathy Zwaag van Omring.
Foto: Marcella van Beusekom

Cathy Zwaag: “Binnen de teams is het aantal plan-uren met gemiddeld 40 procent afgenomen”

Hennie Brink: “Elk team werkt met een basisplanning die automatisch wordt gegeneerd”