Zorgorganisatie ZuidOostZorg kijkt naar de toekomst, niet alleen als het gaat om het leveren van zorg, maar ook als het gaat om technologie. Login Consultants hielpen hen bij de overstap naar Microsoft Office 365. Dat deden we in één weekend, zonder dat daarvoor ook maar één iemand nodig was op locatie. Lees verder om te zien hoe we dat hebben gedaan.
ZuidOostZorg heeft ongeveer 2.500 medewerkers die zijn verspreid over dertien locaties in Zuidoost Friesland en één in Dokkum. Toen de organisatie besloot van hun traditionele kantoorsoftware en e-mailomgeving over te stappen naar de cloudomgeving van Microsoft Office 365 – met toekomstbestendige samenwerkingsdiensten als Microsoft Teams en SharePoint Online – wilden ze dat hun medewerkers daar zo min mogelijk last van zouden hebben. Zo’n grote migratie, waar uiteraard ook altijd risico’s bij komen kijken, plannen we heel zorgvuldig. Ook deze keer. Toch zag ons draaiboek er ditmaal anders uit dan gebruikelijk. De migratie verliep namelijk op afstand, van a tot z.
Voorheen richtten we altijd een zogeheten ‘war room’ in op locatie waar iedereen die betrokken is bij een project bij elkaar kan zitten om zo’n migratie te bewaken. Dat gaat dan natuurlijk om beheerders en consultants, die de migratie systeemtechnisch begeleiden, maar ook om bijvoorbeeld de projectmanager en een communicatiespecialist. Ook moet er ruimte zijn voor iemand vanuit de directie, voor als er belangrijke besluiten genomen moeten worden. Sommige mensen zitten dus fulltime in zo’n war room, anderen zijn oproepbaar, ofwel in persoon, ofwel telefonisch.
In deze tijd, waarin werken op afstand nog steeds het devies is, richtten we een virtuele war room in. Het hele voortraject stuurden we aan via Microsoft Teams, inclusief al onze wekelijkse overleggen en het bijhouden van de rapportages en actielijsten. Ook de migratie zelf verliep op deze manier. In het bewuste weekend waarin de migratie plaatsvond, was er dus niemand van het migratieteam op locatie aanwezig. Iedere update – welke mailbox op welk moment werd overgezet, de resultaten van eerdere batches enzovoort – werd continu via Microsoft Teams gedeeld. Bij issues werd er virtueel met de juiste mensen snel en efficiënt overleg gevoerd.
Zo bleek op zaterdag dat een aantal abonnementen niet goed waren gekoppeld. Via Teams schakelden we iemand met beslissingsbevoegdheid in en kregen à la minute akkoord om extra licenties te laten koppelen. Uiteraard was de migratie van de mailboxen waarin de uitslagen van COVID-19-testen binnenkwamen extra kritiek. Daarvoor hadden we een freeze afgesproken. Deze mailboxen mochten tussen bepaalde tijden absoluut niet gemigreerd worden. Na die freeze hadden we, via een tussenpersoon, online overleg met de betrokken verpleegafdelingen en zodra we een go kregen, zijn die mailboxen omgezet. Zo konden we heel snel schakelen.
Zondagavond waren er nog vijf van de 3.500 mailobjecten die we hadden gemigreerd niet goed overgezet. Snel startten we een Teams videoconference met alle betrokkenen, inclusief iemand van de Raad van Bestuur met beslissingsbevoegdheid, om te overleggen hoe we dit op konden lossen. We besloten deze vijf mailboxen opnieuw aan te maken en om 1 uur ’s nachts was de laatste mailbox over. Alles stond klaar voor de medewerkers om maandagochtend mee aan de slag te gaan. En dat allemaal zonder dat er iemand van het migratieteam tijdens het proces op locatie aanwezig was.
Onlangs hebben we het migratieproces geëvalueerd. Het hele traject is goed verlopen, maar uiteraard zijn er altijd leerpunten die we meenemen naar een volgende migratie. Voor ZuidOostZorg zijn dat de implementatie van Windows Virtual Desktop en het verplaatsen van hun servers en databases van de IBM Cloud naar de Microsoft Azure IaaS-cloud. Dat zijn weliswaar ander soort migraties, maar ook deze gaan we weer op afstand uitvoeren. De cloud-verplaatsing doen we zelfs in samenwerking met ons team in Noorwegen. De virtuele war room is ons – en de klant – uitstekend bevallen. Je kunt heel snel schakelen, terwijl tegelijkertijd iedereen de balans tussen werk en privé – zeker als zo’n traject in het weekend plaatsvindt – veel beter kan bewaken dan wanneer je fysiek aanwezig moet zijn. Kortom: het smaakt naar meer.
Op zoek naar een partij die je van a tot z kan helpen – virtueel of op locatie – met een migratie of implementatie? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.
Leen Mulckhuyse