Je staat onder hoge druk om je project afgerond te krijgen. Gezien de middelen die je tot je beschikking hebt qua budget, tijd en mensen, merk je dat het niet lukt op de manier zoals je het zou
willen. Je vraagt aan je opdrachtgever om meer geld en meer tijd, maar krijgt ‘nee’ op het rekest. Er rest je niets anders dan in je project diverse bochten af te snijden en noodverbandjes aan te leggen.
Uiteindelijk lever je het eindproduct op, on-time en on-budget. Maar je weet één ding zeker. Dit is niet goed verlopen. Ook weet je dat het herstel achteraf veel meer geld en tijd gaat kosten dan wanneer je het wel in één keer goed had mogen doen. Ziehier de
logica van projectmanagement.
Hoe komt het toch dat er in het bedrijfsleven en in de zorg vaak wel geld is om een krakkemikkige oplevering vijf keer te herstellen, maar zelden geld om het in één keer goed te doen?
Het Duivelskwadrant
Iedereen die geschoold is in projectleiding en -management weet dat tijd, geld, kwaliteit en functionaliteit de belangrijkste sturingsparameters in een project zijn. Gezamenlijk staan ze bekend als het Duivelskwadrant. Deze vier parameters hebben een grote afhankelijkheid van elkaar. Verandert er één, dan verandert minstens één van de andere parameters ook. Wanneer er bijvoorbeeld meer functionaliteit moet worden geleverd dan oorspronkelijk gepland, dan betekent dit dat het project meer
tijd gaat kosten, of dat er ingeleverd wordt op kwaliteit. Wanneer de manager vindt dat het project in minder tijd klaar moet zijn, is dat alleen mogelijk als er minder functionaliteit of minder kwaliteit
wordt geleverd. Aangezien tijd min of meer gelijkstaat aan geld (‘tijd is geld’), wordt ook wel gesproken van de Duivelsdriehoek.
Sturing van projecten
In elk project zijn de sturingsparameters tijd en geld dominant, want deze zijn het meest zichtbaar. Helaas komen bij de start van het project de schattingen rondom de benodigde hoeveelheid tijd en geld veelal tot stand op basis van een schatting op de spreekwoordelijke achterkant van het sigarenkistje. Grove aannames, wishfull thinking en dagdromerij spelen in dit proces dikwijls een doorslaggevende rol. Zeker voor de parameter geld geldt vaak dat iemand een bedrag in zijn hoofd heeft ‘waarvoor het
zeker allemaal moet kunnen’.
Ook bekend is de ‘truc’ om het geschatte benodigde budget kunstmatig laag te houden, zodat er een grotere kans is dat het project gestart mag worden. Een veel gehoorde frase is: ‘Als we het budget te hoog inschieten, mogen we zeker niet van start.’
Ondanks deze, laten we zeggen, weinig wetenschappelijke methode om diverse paramaters vast te stellen, worden grove aannames welhaast heilige grootheden zodra ze zijn opgenomen in een
projectplan. Daar komt nog bij dat de opleverdatum van het projectproduct vaak een zogenaamde ‘fantasy deadline’ is. Een ‘heilige’ datum zoals de eerste januari van het nieuwe jaar, of de eerste dag van een nieuw schooljaar, of de dag waarop een nieuw filiaal wordt geopend.
Deze data worden duidelijk als mijlpaal herkend en krijgen mede daarom een duidelijke urgentie omgehangen. Feit blijft dat zo’n fantasy deadline zelden goed is doorgerekend om er zeker van te zijn dat het wel passend is voor de scope van het project.
De overheid is berucht om het fenomeen ‘fantasy deadlines’: grote
wijzigingen in de belastingwetgeving worden pas in het najaar door de Tweede Kamer ‘gejaagd’ en dan verwacht men dat de grote wijzigingen al op 1 januari van het aankomende jaar in de it-systemen zijn ingebouwd, wat volstrekt onmogelijk is. Toch hebben de politici hun politieke voortbestaan aan die datum gekoppeld.
- Besteed veel tijd aan de voorbereiding.Vaak zijn opdrachtgevers erg optimistisch en ‘eager’ om met het project van start te gaan zonder voldoende duidelijkheid te hebben over wat nu precies de scope is van het project; wat moet er af zijn als het project gereed is? Men zegt niet voor niets ‘assumption is the mother of all fuckups’. Vaak denkt men over hetzelfde te praten, maar blijken de werelden mijlenver van elkaar af te liggen.
- Knip het project in kleinere delen. Niet voor niets is Agile een succes. Knip het project in kleinere delen en zorg ervoor dat ieder deel een werkend en bruikbaar geheel oplevert.
- Let op voor teveel ‘projectoptimisme’ Iedereen is optimistisch en kritische geluiden worden weg gefilterd. Wees hierop bedacht.
Bart Groothuis
Harmen Lindeboom
