Microsoft Teams krijgt later dit jaar een nieuwe locatiefunctie waarmee collega’s kunnen zien of iemand op kantoor aanwezig is. De functie, die onderdeel is van Microsoft Places en Teams, gebruikt zakelijke wifi-netwerken om automatisch een werkpleklocatie door te geven. Daarmee wil Microsoft hybride werken eenvoudiger maken, maar de introductie roept tegelijk vragen op over privacy, controle en de grenzen van digitaal toezicht op de werkvloer.
Locatiefunctie
De functie werkt via zogeheten workplace check-ins. Zodra een werknemer op kantoor arriveert, Teams opent en verbinding maakt met een bedrijfsnetwerk, kan de status in Teams automatisch aangeven dat die persoon aanwezig is op een specifieke locatie. Wie bijvoorbeeld verbinding maakt met het wifi-netwerk van ‘Studio B’, kan in Teams zichtbaar worden als aanwezig in Studio B.
Volgens Microsoft is de nieuwe mogelijkheid bedoeld als alternatief voor fysieke inchecksystemen op kantoor. Werknemers hoeven hun locatie niet langer handmatig bij te werken en collega’s kunnen gemakkelijker zien wie beschikbaar is voor een fysieke afspraak. Dat kan vooral handig zijn in organisaties waar hybride werken de norm is en teams niet altijd weten wie op welke dag aanwezig is.
Gevoelig
Toch ligt de functie gevoelig. Microsoft stelde de uitrol eerder dit jaar al uit na reacties van klanten. Nu blijkt dat de functie alsnog later dit jaar beschikbaar komt, grotendeels volgens hetzelfde ontwerp. Daardoor blijven de bezwaren bestaan. De kern van de kritiek is dat werkgevers en leidinggevenden via Teams kunnen zien of iemand op kantoor is, wanneer iemand arriveert en op welke werkplek die persoon zich bevindt.
Voor werknemers die gewend zijn aan flexibele werkafspraken kan dat voelen als een vorm van digitale aanwezigheidsplicht. Ook wanneer de functie bedoeld is om samenwerking te verbeteren, kan het systeem in de praktijk worden ervaren als controle-instrument. Zeker in organisaties waar discussie bestaat over thuiswerken, kantoorverplichting of productiviteit, kan automatische locatieherkenning tot spanningen leiden.
Tenantniveau
Microsoft benadrukt dat organisaties de functie op tenantniveau kunnen inschakelen en dat gebruikers zelf controle krijgen over hun instellingen. Werknemers zouden hun locatie bovendien handmatig kunnen aanpassen, waarmee de automatische check-in wordt overschreven. Toch neemt dat niet alle zorgen weg. Een werkgever kan immers beleid invoeren waarbij het gebruik van de functie verplicht wordt gesteld.
Om de privacyzorgen te beperken, zegt Microsoft dat er geen historische locatiegegevens worden opgeslagen. De functie zou alleen een actuele locatie-indicator tonen. Ook werkt de automatische check-in alleen bij verbinding met een bedrijfsnetwerk. Wie thuis werkt via een persoonlijk wifi-netwerk, wordt niet met een specifieke locatie weergegeven, maar simpelweg als ‘remote’.
Advies
Microsoft adviseert IT-beheerders zich alvast voor te bereiden op de komst van de functie en werknemers tijdig te informeren. Daarmee erkent het bedrijf impliciet dat de introductie zorgvuldig moet worden uitgelegd. De vraag is echter of uitleg voldoende is. In een tijd waarin hybride werken nog altijd onderwerp is van debat, kan zelfs een technisch handige Teams-functie al snel worden gezien als een nieuw middel om werknemers te volgen.