Oude Archiefwet gemoderniseerd naar digitaal tijdperk

papieren facturen met nietmachine en pennen

De oude Archiefwet wordt gemoderniseerd naar het digitale tijdperk. De ministerraad stemde in met de wijziging op voorstel van minister Slob voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media.

Naast het verkorten van de termijn om informatie over te brengen, regelt de nieuwe wet dat overheidsorganisaties duidelijker moeten motiveren wanneer bepaalde informatie niet openbaar wordt. Verder moeten overheden een archivaris aanstellen.

Tien jaar

De aanpassing moet voor een aantal verbeteringen zorgen. In de nieuwe wet hebben Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties voortaan tien in plaats van twintig jaar om belangrijke informatie naar het archief over te brengen.

De aanpassing moet daarnaast  zorgen dat het archief beter up to date blijft, cultureel erfgoed beter bewaard en overheden transparanter zijn. Verder krijgen door de wetswijziging bijvoorbeeld onderzoekers en journalisten eerder toegang tot gegevens.

Papieren tijdperk

De Archiefwet schrijft voor dat belangrijke overheidsinformatie bewaard, vindbaar en toegankelijk blijft voor later. De huidige regels komen uit het papieren tijdperk. Ze houden daardoor te weinig rekening met het feit dat informatie tegenwoordig vooral digitaal wordt verwerkt.

Digitale informatie versnippert makkelijk omdat deze vaak op verschillende systemen gebruikt en bewaard wordt. Daardoor is het na verloop van tijd steeds lastiger om alle informatie bij elkaar te houden. Hoe langer het duurt tot het moment van archivering, hoe groter de kans dat software en computers verouderen of beschadigd raken. De kans dat informatie ontoegankelijk wordt is dus ook groter.

Hotspots

Overheden moeten ook met de nieuwe wet van tevoren zelf bedenken en vastleggen wat voor soort informatie belangrijk genoeg is om te bewaren. Het gaat dan bijvoorbeeld om contracten, besluiten en om verslagen waarin staat hoe bepaalde besluiten tot stand zijn gekomen. Dat kunnen documenten zijn maar ook websites en e-mails.

Het kan gebeuren dat een onderwerp zo in de belangstelling staat, dat overheden beslissen om al die informatie in een archief te bewaren. Dit zijn de zogenoemde ‘hotspots’. MH17, de pietendiscussie en toeslagenaffaire zijn zulke hotspots. Recent werd ook corona aan dit rijtje toegevoegd. Met uitzondering van onder meer staatsgeheimen en persoonsgegevens is informatie die in de archieven publiek toegankelijk.

Lees ook:

 

Gerelateerde berichten...

X