Scheepsbouwer Damen Shipyards bouwt met 9000 medewerkers op 32 locaties wereldwijd diverse soorten schepen: van superjachten tot marineschepen en van sleepboten tot ferry’s. Zelfs in deze van oudsher vrij traditionele sector speelt IT vandaag de dag een grote rol. Aan CIO Aart Rupert de taak om de lijnen voor de toekomst uit te zetten.
Rupert heeft een achtergrond in de sales. Dat is handig, want nu IT ook op het punt staat om veel te veranderen in de scheepsbouw en scheepsvaart, ligt er een belangrijke taak om alle technologische ontwikkelingen intern te verkopen. “Er gaat de komende jaren ontzettend veel veranderen en dat gaat harder dan veel mensen denken”, zegt hij. “Denk bijvoorbeeld aan onbemande schepen, het meten van prestaties en slijtage met sensoren, de inzet van robotisering en Google glass-achtige technologie in productieprocessen. Wij zitten volop in het proces om ons voor te bereiden op deze toekomst en om ontwikkelingen mede vorm te geven.”
Centralisering IT
Daartoe is drie jaar geleden de ‘One Damen’-gedachte ingevoerd: centralisering van IT teneinde processen, systemen en applicaties te standaardiseren en te uniformeren. Rupert: “We hebben 32 werven en we bouwen en engineeren daarnaast ook nog op locatie van de klant. Alle werven hadden min of meer hun eigen it-omgeving en ook hun eigen it-afdeling. Dat is zo gegroeid omdat de filosofie van ons bedrijf is dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie worden gelegd om zo innovatief te blijven en de kostprijs te verlagen. Die filosofie werkt op het gebied van scheepsbouw ook heel goed, maar op it-gebied wil je juist standaardiseren en uniformeren als je de kosten wilt verlagen en innovatie wilt versnellen.”
Aart Rupert, CIO Damen Shipyards
Dat is dus precies waarvoor de ‘One Damen’-benadering is bedoeld. De 160 it-medewerkers wereldwijd moeten veel meer met elkaar gaan samenwerken. “Het is niet de bedoeling om iedereen naar Gorinchem te halen. We beschikken over alle tools om virtueel samen te werken. En dat gebeurt ook al steeds meer. We hebben bijvoorbeeld it-service hubs in Roemenië, Vietnam en Rotterdam. Zij werken nauw samen.”
Een veel grotere uitdaging dan het virtueel laten samenwerken van alle it’ers is het gelijktrekken van de applicaties. Zeker in een organisatie met van oudsher een grote decentrale beslissingsbevoegdheid is dat geen sinecure. “Als we in de hele organisatie met dezelfde applicaties gaan werken, brengt dat met zich mee dat we ook processen moeten standaardiseren en uniformeren. En dat is een complex traject. Toch is het nodig als we meer grip willen hebben op managementinformatie en als we optimaal willen kunnen profiteren van elkaars innovaties en procesverbeteringen. We groeien nu stap voor stap toe naar één wereldwijde it-standaard.”
Applicatielandschap
Damen kent vier categorieën applicaties. De eerste is ERP. Zes jaar geleden implementeerde de organisatie IFS op het hoofdkantoor in Gorinchem. Op dit moment zit de organisatie midden in een migratieproject waarbij de andere werven één voor één in deze software worden ondergebracht. Een fors karwei, zegt Rupert. “We gebruiken het systeem voor finance, supply chain, CRM, HR en het managen van projecten. Bovendien draait de hele webportal erop. Het hete hangijzer is dat alle werven hun processen moeten gaan gelijktrekken. We zetten ze namelijk eerst één voor één over en gaan daarna optimaliseren. Dat wil zeggen: gebruikmaken van de best practises van de verschillende landen, zodat we profiteren van elkaars slimmigheden en efficiencyslagen. Soms kan het dus voorkomen dat een vestiging eerst een stap terug moet doen om daarna twee stappen vooruit te kunnen zetten. Dat is lastig en dat vraagt echt om senior projectmanagement.”
De tweede groep systemen zijn de engineeringapplicaties en de PLM-applicaties waarin het beheer van de configuraties van de schepen wordt gedaan. Ook hier is het de bedoeling om toe te groeien naar één CAD-systeem en één PDM-suite.
Het derde terrein is de Damen Workspace. Vanaf het begin is gekozen voor één applicatie – Sharepoint – die wereldwijd wordt ingezet als collaboration tool.
De vierde categorie is mobility. De organisatie kent 1500 mobiele werkers, zoals service engineers, sales managers en mensen die projectaanvragen uitwerken. Zij werken nu allemaal met VMware Airwatch als EMM-oplossing.
Decentraal waar het kan
“De volledige centralisatie van IT is wat mij betreft een tijdelijke situatie”, benadrukt Rupert. Hij wijst op het pace layered model van Gartner. “We willen dat de werven en organisatieonderdelen geen omkijken hebben naar de ‘systems of record’. Dat wordt beheerd door de centrale it-afdeling, dat mag gewoon geen tijd kosten van decentrale it’ers.”
De ‘systems of differentiation’ worden ook centraal beheerd, maar daarvoor is veel input nodig uit de business. Hier spelen de werven dus een veel nadrukkelijker rol. De business denkt echt mee met wat zij nodig hebben om hun werk efficiënter of effectiever te doen. Deze systemen moeten snel aanpasbaar zijn en alle bedrijfsonderdelen moeten van die aanpassingen kunnen profiteren.
De ‘systems of innovation’ tot slot kunnen decentraal worden ontworpen. Dit zijn de apps en handige tooltjes die vaak een veel kortere levensduur hebben en die ook niet altijd bedrijfsbreed ingezet hoeven te worden. “Door deze verdeling profiteren we van synergievoordelen waar dat handig is, zonder dat we de boel vertragen als een centrale aanpak geen waarde toevoegt”, zegt Rupert. “Want als een specifieke businessunit die weinig overlap heeft met andere bedrijfsonderdelen, iets wil gebruiken dat voor hen heel handig is, dan hoeft dat natuurlijk helemaal niet centraal te worden neergezet. Maar als de verschillende bedrijfsonderdelen van elkaars ideeën voor procesverbetering kunnen profiteren, dan wil je die IT wel centraal houden. Je wilt immers niet dat iedereen zelf het wiel uitvindt.”
Security
Een onderdeel dat centraal is belegd is security, een thema dat steeds belangrijker wordt. Natuurlijk beschikt Damen Shipyards over de benodigde technologie, maar Rupert benadrukt het belang van de menselijke kant. Dat valt uiteen in drie thema’s. “Er gaat een awareness-campagne lopen om medewerkers bewust te maken van hun eigen rol in security en van de gevolgen als bepaalde gegevens uitlekken. Bovendien hebben we een grote slag gemaakt in het classificeren van data, want lang niet alle data zijn natuurlijk gevoelig. En tot slot hebben we ons ‘rules & rights management’ op orde gebracht: wie mag welke informatie inzien en wijzigen?”
De centrale aanpak van IT heeft ook geleid tot meer oog voor de governance: wie mag wat beslissen als het gaat om IT? Tevens heeft Damen Shipyards energie gestopt in het opzetten van een centrale projectmanagementorganisatie die alle verbeterprogramma’s in het bedrijf coördineert. Zij maken op basis van de business-case een prioritering van projecten en zorgen dat er goed riskmanagement plaatsvindt. “Vandaag de dag speelt IT in ieder verbetertraject een rol. Dus dit is eigenlijk onze changemanagement-organisatie”, zegt Rupert.
Big data
Een ander thema waaraan de centrale it-organisatie werkt, is datamanagement. Rupert: “We zien in dat we in de toekomst veel meer data op ons af krijgen waarmee we wat moeten. Dat vraagt wel dat je je basis op orde maakt. Kortom: datadefinities, dataconventies. Wat is een order? Wanneer is een bedrijf klant? Wat is voorraad? Nu kom je in verschillende ERP-systemen nog verschillende definities tegen. Het is een forse klus om datwereldwijd gelijk te trekken.”
Toch is dat nodig als Damen Shipyards de volgende stap wil zetten, die naar big data. “We zien mogelijkheden op drie terreinen”, beschrijft Rupert. “Allereerst het binnenhalen van externe marktinformatie. We doen nu al een proef met IBM-software die automatisch voor ons 300 websites scant op potentieel interessante informatie. Het tweede terrein is productie. Als we alle data die onze werven genereren kunnen analyseren, ontdekken we vast en zeker dingen waarmee we ons productieproces efficiënter kunnen maken. En ten derde data die de schepen genereren. Wanneer hebben die onderhoud nodig? Onder welke condities presteren ze goed? Onder welke condities minder? En kunnen wij iets bedenken om die mindere prestaties te verbeteren? Je hebt het dan over details, maar als we door een aanpassing van de coating of een ronding in de romp ervoor kunnen zorgen dat een schip minder brandstof nodig heeft, praat je voor de eigenaar van zo’n boot meteen over grote besparingen.”
Rupert ziet voor zijn it-afdeling in deze vraagstukken een belangrijke faciliterende rol, maar de businesscases moeten door de business zelf worden aangedragen, benadrukt hij. En dat brengt hem soms in een spagaat. “Ik loop dit evangelie te prediken, maar we hebben op dit moment nog geen infrastructuur waarop we die grote hoeveelheden data kunnen laten landen. Natuurlijk, er zijn allerlei partijen die deze diensten vanuit de cloud bieden, maar wij willen graag eerst een strategische keus maken met welk platform we gaan werken, wat we in eigen huis willen houden, wat we buiten de deur kunnen plaatsen, et cetera. Dus hoewel ik graag snelheid wil maken, ben ik ook de rem op ontwikkelingen.”
Sleepboot gebouwd door Damen
De verleiding is groot om te gaan voor een snelle oplossing, maar Damen Shipyards heeft van fouten in het verleden geleerd. “We hebben bijvoorbeeld in ons ERP-systeem achteraf bezien toch teveel maatwerk zitten. In het verleden hebben we te gemakkelijk ingestemd met wensen van de business. Nu lopen we ertegen aan dat de software daardoor slechter te onderhouden is. Dit betekent nu dus extra werk omdat we in het verleden te gemakkelijk instemden met businesswensen. Nu we naar één wereldwijde standaard gaan, willen we het maatwerk juist zoveel mogelijk uitbannen.”
Leukste baan
Dit spanningsveld is tegelijkertijd wat zijn rol als CIO zo leuk maakt, vindt Rupert. “Ik heb de leukste baan van Damen Shipyards. Die continue afweging tussen enerzijds het bedrijfsbrede belang en de lange termijn en anderzijds de korte termijn businesswensen vind ik juist erg uitdagend. Ik ben voortdurend bezig met complexe verandervraagstukken. Je moet in dit vak wel houden van omgaan met weerstand. Maar dat is juist de uitdaging.”
Hij ziet zichzelf als bruggenbouwer: tussen de business en IT, tussen de it-disciplines onderling, tussen verschillende bedrijfsonderdelen die het samen eens moeten worden over het te volgen proces. “Ik moet het overzicht behouden en strategische keuzes maken. Dat kan ik alleen als ik de juiste mensen aan mij weet te binden. Enerzijds de juiste it-specialisten, want inhoudelijk weet ik te weinig van de verschillende technologieën af. En anderzijds de juiste sparring partners in de business om gevoel te blijven houden met onze uitdagingen van morgen.”
Het laveren tussen verschillende belangen, het verbinden van mensen en tegelijkertijd de stip op de horizon voor ogen houden, dat is wat zijn werk zo leuk maakt. “Temeer daar IT de komende jaren veel gaat veranderen van wat we doen. We hebben het over een wezenlijke transformatie. Het is ontzettend mooi om daaraan mede richting te geven.”
