De begrafenisondernemer van applicaties

Deel 1: Het uitschakelen

Het uitfaseren van overleden applicaties, of van applicaties die op sterven na dood zijn, staat doorgaans niet hoog op de agenda van de CIO. Toch verdient dit onderwerp zijn of haar volle aandacht. Door allerhande innovatieve ontwikkelingen – cloud transformaties, digitale bedrijfsinitiatieven, transitie naar bimodal ICT – zal de hoeveelheid af te breken applicaties de komende jaren explosief toenemen. Hier ligt een schone taak voor ICT.

Andy Kyte, Vice President en Gartner Fellow bij Gartner Research, bepleit vol vuur het toenemende belang van de rol van begrafenisondernemer van applicaties. Volgens hem moeten er de komende vijf jaar tien tot twintig keer meer applicaties worden uitgefaseerd dan er de afgelopen tien jaar zijn begraven. “Het is een behoorlijke uitdaging om dit te organiseren”, waarschuwt hij. Volgens cijfers uit de UK is er in het werkelijke leven gemiddeld één verloskundige nodig om jaarlijks minder dan zeventien geboortes in goede banen te leiden. Begrafenisondernemers zijn in vergelijking aanmerkelijk productiever: één doodgraver verwerkt gemiddeld 33 sterfgevallen. Kyte trekt de vergelijking door naar de wereld van ICT. “Daar hebben we een enorme hoeveelheid verloskundigen: projectmanagers, architecten, teamleiders en businessmanagers. En allemaal willen ze nieuwe dingen. Dus heel veel mensen bemoeien zich met de geboorte van applicaties. Maar als het aankomt op het ten grave dragen van applicaties, blijkt dat niemand zich toegewijd met deze taak bezighoudt. Er is geen proces voor of een standaardaanpak. Het lijkt niemand echt te interesseren. Het is hoog tijd dat we het begraven van applicaties gaan opnemen als standaardproces in onze it-organisatie.”

De portfolio

Een mooi uitgebalanceerde applicatieportfolio ziet er volgens Kyte uit zoals de bovenste versie in afbeelding 1. “Je ontwikkelt wat nieuwe dingen die na verloop van tijd opgroeien van jong naar puber en uiteindelijk volwassen worden. Nog later mag het naar het software-Walhalla omdat het aan het einde van zijn levenscyclus is gekomen. Dat is de theorie. In werkelijkheid zien de meeste portfolio’s er iets anders uit. Er zitten heel veel nieuwe dingen in, we kopen of maken voortdurend nieuwe dingen. Natuurlijk zit er ook jong, puber en jongvolwassen software in. Er zijn alleen wel erg veel rijpe applicaties. Daar is op zich niets mis mee. Alleen houden we zo lang vast aan die rijpe applicaties dat het uiteindelijk seniele applicaties worden. Dat zijn van die applicaties die door de gangen wandelen en vragen stellen als ‘wie ben ik?’, ‘waar ben ik?’ en ‘wat moet ik doen?’. Uiteindelijk worden dit zombie-applicaties. Ze lopen nog steeds rond. Eigenlijk zijn ze al dood, alleen weten ze dat nog niet. Hun gewicht wordt ondraaglijk en als je niet oppast word je door ze gewurgd.”

Boosdoeners

Er zijn verschillende redenen waarom deze onevenwichtige applicatieportfolio’s bestaan. Als eerste noemt Kyte de cultuur van de projectjunkie. “We zijn volledig gefixeerd op het doen van projecten. Zolang je aan een project werkt, leef je in hoop. ‘Deze keer gaat het ons lukken! Deze keer zijn de gebruikers echt tevreden. Deze keer zijn we op tijd en binnen budget.’ Die hoop duurt na go-live hooguit vier dagen voort. Om die hoop levend te houden, gaan ze zo snel mogelijk weer van start met een nieuw project. Er is geen tijd voor het managen van applicatie life cycles of het managen van de portfolio, omdat iedereen te druk is met projecten. En dus groeit het aantal seniele en zombie-applicaties zonder dat iemand dit echt opmerkt.”

Een andere boosdoener is dat it-organisaties niet voorbij hun budgethorizon plannen. De planning reikt niet verder dan de projecten waarmee iedereen het komende jaar kan spelen. Kyte noemt dit ‘waanzinnig gedrag’. “Je bent verantwoordelijk voor grote, complexe, niet-tastbare bezittingen die een levensverwachting hebben van 20 tot 25 jaar. Dit kun je onmogelijk managen met een horizon op je planning die niet verder kijkt dan de komende twaalf maanden. Langetermijnplanning is een absolute vereiste.”

Daarnaast is er weinig transparantie over de kosten nadat het project is afgerond. “CIO’s weten behoorlijk nauwkeurig wat ze aan projecten besteden”, vertelt Kyte, “maar van de kosten van applicaties die al een jaar of vijf draaien, weten ze nagenoeg niets.”

De projectjunkiecultuur laat geen tijd over om een strategie te ontwikkelen, met als gevolg dat niemand verantwoordelijk is voor life cycle planning. “Met de vloedgolf aan uit te schakelen applicaties onderweg, is het zaak om een plan te hebben”, vindt Kyte. “Weet je welke applicaties vervangen moeten worden? Weet je de volgorde waarin je dat moet doen? Waar komt het budget hiervoor vandaan? Weet je al hoe je ze gaat vervangen? Allemaal vragen die ondergesneeuwd raken door het werken aan projecten.”

Tot slot: niemand praat graag over dood. En al helemaal niet over de dood van grote en complexe applicaties. Want de onvermijdelijke vraag wordt dan gesteld: ‘Waar halen we het geld vandaan om die applicatie te vervangen?’ En al snel wordt het probleem terzijde geschoven.

Twee rollen

Twee rollen zijn essentieel bij het uitschakelen van applicaties. De eerste is de moordenaar. Kyte noemt als voorbeeld een inkoopsysteem. “De moordenaar implementeert het nieuwe inkoopsysteem zodanig dat er geen enkele reden meer is om het legacy-systeem te laten voortbestaan. Het probleem bij veel uitschakelprojecten is dat de moordenaars niet erg goed zijn in hun werk. Doorgaans verwonden ze hun doelwit, zonder het de genadeslag toe te brengen. Met als gevolg dat enkele functies uit het legacy-systeem niet door het nieuwe systeem worden ondervangen. Maar vrijwel niemand maakt zich daar druk om. Iedereen meent dat de opdracht was: het implementeren van het nieuwe systeem. Dat het verwijderen van het oude systeem deel uitmaakte van de opdracht, is iedereen vergeten (zie onder het tussenkopje ‘Heldenstatus’).

De tweede rol is die van de begrafenisondernemer. Als de moordenaar de behoefte aan de oude applicatie heeft weggenomen, is het een levenloos ding geworden. De begrafenisondernemer moet de rituelen uitvoeren die ervoor zorgen dat alles netjes wordt opgeruimd. Veel van zijn werk heeft te maken met het managen van de data die achterblijven. In een organisatie kunnen veel moordenaars rondlopen. Je hebt maar één begrafenisondernemer nodig.”

Heldenstatus

Een ander probleem dat Kyte aankaart is dat van de korteaandachtspanne voor het uitschakelen van de applicatie. “Op de eerste dag van het project dat het legacy-systeem moet vervangen, heeft iedereen de doelstelling nog helder in het hoofd: het nieuwe systeem opleveren én het oude systeem begraven. Deze tweevoudige focus duurt hooguit een dag of vijf. Tegen die tijd is de gedachte aan het uitschakelen van de oude applicatie compleet verdwenen. Je behaalt heldenstatus door een nieuw systeem te implementeren waarvan iedereen blij wordt. Dat het oude systeem nog kreupel ergens rondstrompelt en niet kan worden uitgeschakeld, is volstrekt onbelangrijk geworden. Daar komt bij dat het uitfaseren van een applicatie echt specialistisch werk is. De moord is specialistenwerk, maar staat in werkelijkheid in dienst van de effectiviteit van de projectmanager die het projectdoel moet bewaken: het elimineren van de oude applicatie. Ook het werk van de begrafenisondernemer is specialistisch. Omgaan met de legacydata, het regelen van het beëindigen van het onderhoudscontract, zorgen dat alle restanten van de applicatie echt zijn verdwenen.” Voor de goede orde benadrukt Kyle dat we dit beter niet kunnen overlaten aan een willekeurige projectmanager in het bedrijf. “Iemand moet écht toegewijd deze rol op zich nemen.”

Kosten

Tot slot nog een reality check van Kyte: “Het is mogelijk dat het uitfaseren van applicaties uiteindelijk leidt tot een kostenbesparing, maar ga daar niet klakkeloos van uit. Het kan heel goed zijn dat u een eenvoudig, niet effectief legacy-systeem vervangt door een beter systeem dat duurder blijkt te zijn. Ook kunt u een oud systeem vervangen door een goedkoper nieuw systeem. Dan nog kunnen de kosten van de vervanging en het omgaan met de legacydata, dit voordeeltje teniet doen. Dus er is geen garantie op het besparen van kosten.”

In deel twee van dit tweeluik wordt beschreven hoe bij de uitfasering van applicaties om te gaan met de legacydata.

 

Definitie

Volgens Gartner is de begrafenisondernemer van applicaties: iemand in de it-organisatie die verantwoordelijk is voor het definiëren, meten en optimaliseren van het proces omtrent het uitfaseren van applicaties. Dit is niet per se een fulltime rol. Diverse projectmanagers kunnen toegewezen worden aan verschillende uitschakelprojecten, maar de methodologie is eigendom van de begrafenisondernemer.