We leven in een tussenperiode, een periode tussen twee tijdperken, vooral in de wereld van IT. Het was vroeger allemaal heel stabiel en het zal in een toekomst heus nog wel een keer stabiel worden, maar nu, in het heden, is het allesbehalve stabiel. Juist in zo’n periode moet je weten waar je naartoe wil, je hebt meer dan ooit een strategie nodig. En die strategie moet je volgen, met moed, beleid en trouw.
In tijden van grote verandering heb je nog meer dan anders een strategie nodig, en we leven in zo’n tijd. Strategie bestaat uit drie stappen:
1. Analyse: Wat zie ik om me heen en wat vind ik van mezelf?
2. Wat vind ik daarvan, wat is mijn visie?
3. Welke concrete acties zet ik uit?
Bij concrete acties denken de meeste mensen alleen aan veranderen, concrete aanpassingen doen in de manier waarop we werken. Zulke veranderingen kunnen we in de lijn doorvoeren, maar natuurlijk ook in projecten. Maar een andere vorm van verandering doorvoeren is het doorvoeren van beleid.
Gezamenlijk…
Als je samen succesvol wil zijn, heb je een paar dingen nodig. Je hebt een gezamenlijk woordenboek nodig, zodat je dezelfde taal spreekt of weet wanneer je niet dezelfde taal spreekt. Je wilt niet dat de Debiteurenafdeling en Marketing dezelfde definitie hebben van klant, maar je wilt wel dat ze dat van elkaar weten. Je hebt een gezamenlijke atlas nodig, met heldere beschrijvingen en tekeningen van de wereld waarin we leven, zodat we een gezamenlijk beeld hebben van de werkelijkheid.
Als je een woordenboek en een atlas hebt, kun je beleid definiëren: je kunt wetgeving formuleren, afspraken maken, die ervoor zorgen dat je op elkaar kunt bouwen en dat je elkaar kunt vertrouwen. En ten slotte kun je een bestemmingsplan opstellen, zodat je een gedeeld beeld hebt van de gewenste toekomst. Wetgeving en bestemmingsplan, dat is beleid. IT’ers noemen het architectuur, en die vinden dat het woordenboek en de atlas daar ook bij horen. Hoe dan ook, wat business beleid noemt, noemen ze bij IT architectuur. Maar het is eigenlijk hetzelfde, het is de verankering van de strategie in concrete afspraken.
Echt beleid doet pijn
Beleid geeft de strategie vorm in concrete afspraken. Een afspraak is alleen maar beleid als hij aangeeft welke specifieke nadelen we ervoor over moeten hebben om specifieke voordelen te verkrijgen. Standaardisatie bijvoorbeeld heeft in de IT een aantal duidelijke voordelen: we krijgen er betrouwbaarheid, voorspelbaarheid, efficiëntie, effectiviteit en transparantie voor terug.
Maar om die voordelen te verkrijgen, moet iedereen zich wel aan die standaards houden, en oei, dat is natuurlijk wel een groot nadeel. Je moet je ook aan die standaards houden als je daar last van hebt. Je krijgt die voordelen alleen maar als je ervoor zorgt dat iedereen die nadelen ook daadwerkelijk accepteert, niet alleen in woord, maar vooral juist ook in gedrag.
Het nadeel van vrijheid
Zangeres Janis Joplin (jaren 60!) zong ooit: Freedom is just another word for nothing left to lose. Dat gaat natuurlijk over beleid. Als je verworvenheden wilt behouden, als je dus wel wat te verliezen hebt, dan gaat dat ten koste van je vrijheid.
De keerzijde hiervan is ook duidelijk. Als iets mijn vrijheid beperkt, dan kan er maar beter een flink voordeel tegenover staan, anders accepteer ik die beperking, dat nadeel niet. Je kunt maar beter niet te scheutig zijn met beleid. Alleen als beleid een relatief groot voordeel oplevert ten koste van relatief kleine nadelen, alleen dan is het productief beleid. In alle andere gevallen heet het bureaucratie.
Het enge van architectuur
Een collega van mij is architect. Bij klanten doet hij soms een kast open, pakt de ordner met het meeste stof erop en zonder naar de titel te kijken, roept hij dan: “Dit is architectuur.” Zeven van de tien keer heeft hij gelijk.
In Amerika hebben ze een gezegde: Don’t try to boil the ocean, maak het niet zo groot dat je het nooit afkrijgt. Dat gaat over architecten. We moeten ophouden alles maar compleet te willen sparen. Als je nooit naar Afrika gaat, hoef je het ook niet in kaart te brengen, dat is een goed principe voor architecten, en dus ook voor beleidsmakers.
Architecten moeten alternatieven aandragen, inclusief de consequenties, zodat de business beleid kan formuleren. Architecten zijn belangrijke adviseurs, niet meer, maar ook niet minder. Op de één of andere manier heeft de IT business een ontzettende hekel aan architecten. En dat is raar, goed beleid zou toch moeten bijdragen aan het succes van de business? Waarom zien ze architectuur dan toch vooral als hindermacht?
Scrum architecture
Stel je voor, je vraagt aan de business hoe hun ideale bedrijf, hun Utopia, eruitziet. En ze vertellen dat in pakweg 20 seconden, en iedereen weet: het kost minstens drie jaar om dat te realiseren. Drie weken later komen de architecten terug: “Die Utopia-wens van jou, die kun je op drie manieren realiseren. Kijk, dit zijn de opties, inclusief de voor- en nadelen. Kies maar.” En business kiest. Twee weken later komen de architecten terug: “We hebben nog een paar dilemma’s, kijk maar, dit zijn de opties en dit zijn de voor- en nadelen.” En business kiest. Enzovoort. Op die manier ontstaat vanzelf beleid. Business kiest, voor de voordelen, maar ook voor de nadelen. Je zou het scrum-architectuur kunnen noemen. En het mooie is, business kiest zelf, ook voor de nadelen. En ze weten: we krijgen die voordelen alleen maar als we de nadelen ook afdwingen.
Moed, beleid en trouw
Want uiteindelijk draait het daarom. Beleid formuleren is keuzes maken en dat is werk voor de business. Architecten en beleidsmakers adviseren. Door beleid te formuleren kies je doelbewust en, dankzij de architecten, met kennis van zaken: deze voordelen en deze nadelen. In alle transparantie kiezen voor nadelen, dat vergt moed. Door die moed ontstaat beleid. En dat beleid werkt alleen maar als iedereen dat beleid trouw volgt, door de nadelen te accepteren. Moed, beleid en trouw, het is een drie-eenheid, het is één voor allen en allen voor één.
Bart Stofberg is organisatieveranderaar bij Quint Wellington Redwood .
