Afgelopen jaar maakten meer mensen dan ooit kennis met het concept thuiswerken. Vergaderen via Teams of Zoom werd het “nieuwe normaal”. Covid-19 heeft bedrijven gedwongen om thuiswerken maximaal te ondersteunen. Bedrijven hebben groot aanpassingsvermogen getoond, niet altijd ging dit vanzelf en veelal ook maar met wisselend succes.
De onzekerheid over de wereldwijde crisis, het effect hiervan op het (sociale) leven en de economie heeft grote impact. Toch blijken in deze volstrekt nieuwe situatie, die voor veel bedrijven vooral gericht is op overleven, diverse bedrijven zich hierop uitstekend aan te kunnen passen. Wat is de sleutel tot hun succes? Zitten we in een (r)evolutie of gaan we post-covid terug naar het oude normaal?
Werkgever van het jaar 2020
ITicon B.V., dienstverlener in de ICT, is één van die bedrijven die meer dan succesvol zich wist aan te passen en werd bekroond met de titel “Werkgever van het jaar 2020”. Thema was dit jaar “Thuiswerken” en hoe werkgevers hier succesvol invulling aan hebben gegeven. Wat maakt dat juist ITicon hierin excelleerde? Patrick Boxem, CEO van ITicon, neemt ons mee in de sleutels voor modern werkgeverschap.
Thuiswerken, de (r)evolutie
Thuiswerken is een evolutie die al vele jaren gaande is. De technologie is allang beschikbaar en met de wens voor individualisering van arbeidsvoorwaarden is er behoefte bij medewerkers. Dat thuiswerken niet de norm is geworden terwijl de voordelen evident zijn, heeft te maken met de omslag die bedrijven moeten maken in hun visie, handelen en sturing. Het is lastig om onze traditionele manier van (samen)werken los te laten. Op afstand werken vergt een geheel andere benadering van het werk en ook een vorm van leiderschap die we sinds de industriële revolutie niet meer gezien hebben.
Het gedwongen thuiswerken heeft bedrijven doen ervaren dat de nadelen van op fysieke afstand werken beperkter zijn dan wordt voorgesteld. De natuurlijke weerstand tegen verandering, het verlies van controle op de uitvoering van het werk, de angst voor het nieuwe onbekende teamevenwicht. Bedrijven hadden geen keus en moesten mee in deze evolutionaire versnelling. Het leidt tot een groot contrast tussen bedrijven die de omslag als kans hebben aangegrepen en bedrijven die het zagen als noodzakelijk kwaad. Voor hen zal deze evolutionaire versnelling een revolutie blijken.
Sleutels tot succes
Er is niet één sleutel tot succes, ook in dit geval zijn meerdere sleutels nodig om tot succes te komen. Wij hebben daarvoor ons 7V model gehanteerd. Visie, Verantwoordelijkheid, Vertrouwen, Vrijheid, Veiligheid, Verbinden en Veranderen. Een aantal van deze sleutels licht ik kort toe.
Visie
Medewerkers die op afstand werken zijn meer op zichzelf aangewezen. Het ontbreken van veelvuldig, formeel en informeel contact met collega’s en leidinggevende maakt dat samenwerken aan gemeenschappelijke goals niet vanzelfsprekend is. Essentieel is dan ook dat leidinggevenden een heldere en duidelijke visie hebben. Welke doelstellingen willen we wanneer bereiken en waar gaan we gezamenlijk naartoe. Essentieel is dat leidinggevenden deze visie helder communiceren en samen met medewerkers vertalen naar concrete middellange en korte termijn doelen. Pas dan zullen medewerkers zelfstandig aan het gemeenschappelijk resultaat gaan bijdragen.
Verantwoordelijkheid / vertrouwen
Thuiswerken vraagt meer zelfstandigheid van medewerkers. Leidinggevenden zullen zich faciliterend moeten opstellen aan medewerkers. Sturen op resultaat en doel door verantwoordelijkheid zoveel mogelijk bij medewerkers te beleggen. Deze verantwoordelijkheid zullen ze moeten accepteren, anderzijds zal het management het vertrouwen en de vrijheid om naar eigen inzicht werkzaamheden uit te voeren ook moeten geven. Niets is zo sub optimaliserend in plaats en tijd onafhankelijk werken als verantwoordelijkheden die niet eenduidig belegd zijn, gebrek aan vertrouwen en onvoldoende ruimte voor medewerkers om naar eigen inzicht hun werk vorm te geven.
Verbinden
Naarmate plaats- en tijdonafhankelijk werken meer de norm is vermindert de groepsdynamiek. Interacties zijn niet meer vanzelfsprekend en ook de aard van de interacties wijzigt fundamenteel. Voor iedere medewerker hebben deze veranderingen een ander effect op hun functioneren en positie binnen het team. Deze gevolgen zijn niet eenvoudig te voorspellen / herkennen en complexer om te sturen. Leidinggevenden en medewerkers zullen actief de verbinding met elkaar moeten zoeken. Omdat we gewend zijn vooral contact te zoeken als dit nuttig is voelt dit onnatuurlijk. Daardoor missen we de sociale interactie. Het is dan ook zaak om veelvuldig contact met elkaar te zoeken. Plan bijvoorbeeld een virtuele stand-up elke morgen of een meeting waarin het niet over zakelijke beslommeringen gaat. Voor leidinggevenden is het belangrijk “to lead by example”. Geef oprechte aandacht aan medewerkers, waardeer hun werk, coach en ondersteun en vertrouw op hun kunnen.
Post Covid-19
In welke mate bedrijven terugvallen in het oude normaal is afhankelijk van 2 aspecten. 1) Is het werkelijk mogelijk om fysiek op afstand te werken. 2) Is het gelukt om de omstandigheden voor werken op fysieke afstand te borgen in de bedrijfscultuur en het beleid.
Een deel van de bedrijven zal terug gaan naar het oude ‘normaal’, bij een groot deel zal thuiswerken in combinatie met kantoor de norm worden. Het kantoor zal vooral een ontmoetingsplek worden in plaats van de plek waarin primair het werk plaats vindt. Voor een klein deel van de bedrijven zal plaats- en tijdonafhankelijk werken de standaard worden en een kantoor slechts een break-out room zijn.
Over ITicon
Met als missie ‘Duurzaam groeien’ levert ITicon strategisch en tactisch toptalent op het gebied van organisatie, processen en ICT. Van ICT-professionals tot ervaren interim managers.
Meer informatie over succesvol de transitie maken naar leiderschap op afstand? Dhr. Boxem boeken voor presentaties of lezingen? Neem contact op met info@iticon.nl
