Licentiebeheer wordt vaak ervaren als ondoorgrondelijk. Ondanks de aanwezige kennis zien veel ICT-managers door de bomen het bos niet meer. Het aantal variabelen – welke versie, nieuw of tweedehands, on-premise of cloud – en de juridische vereisten en regels groeit ze boven het hoofd. Om nog maar te zwijgen van de complexe en onduidelijke licentiestructuren en -voorwaarden.
Daar komt nog eens bij dat veel organisaties hun licentieadvies krijgen van een door Microsoft aangewezen reseller of aan Microsoft verbonden licentiespecialist. Soms wordt advies gegeven naar aanleiding van een friendly review, een officiële audit of een Microsoft SAM-audit. Het is sterk de vraag in hoeverre al deze adviezen het belang van de klant dienen. Niet zelden bestaat het advies uit een onbegrijpelijke wirwar van licentiestructuren, contractvereisten, privacyrichtlijnen enzovoort. Of er wordt geadviseerd om over te stappen naar Microsoft cloudoplossingen zoals Microsoft365, Exchange Online of Azure databases. Ook worden meestal tekorten in de licentieportefeuille geconstateerd of wordt beweerd dat de vorige versie van een bepaald pakket waar de organisatie mee werkt, niet meer verkrijgbaar is.
Een bedrijf wordt op die manier gedwongen tot het maken van extra kosten om die nieuwste versie te downgraden. Uit angst voor boetes vanwege het niet voldoen aan de regels en voorwaarden, besluiten veel IT-managers dan maar het advies op te volgen. ‘Dan weten we zeker dat we veilig zijn.’
Kortom, naast de complexiteit van licentiebeheer kan een organisatie maar beperkt vertrouwen op de adviezen. Een onafhankelijke second opinion kan het verschil maken.
Hybride: cloud en on-premise
Licentieadviezen van laten we zeggen ‘afhankelijke betrokkenen’ gaan stelselmatig voorbij aan de mogelijkheden van tweedehands licenties, licenties van eerdere versies of überhaupt zogeheten perpetual licenties. Daar verdienen ze namelijk niets aan. Een Second Opinion kan leiden tot een verbeterd en evenwichtig licentieadvies. Kortom: ga niet over één nacht ijs. Vanuit onze expertise focussen wij ons uitsluitend op het belang van de klant. In alle transparantie vergelijken wij het bestaande advies met de daadwerkelijke licentiebehoefte en -vereisten. Dan blijkt vaak dat er helemaal geen tekorten zijn in de licentieportefeuille en dat een combinatie van cloud-abonnementen en on-premise licenties – nieuw én tweedehands – prima mogelijk is. Sterker nog, meestal past een hybride licentieadvies veel beter bij de specifieke situatie van een klant. Dankzij de Second Opinion kunnen wij organisaties behoeden voor overbodige kosten, benauwende vendor lock-ins en onnavolgbare contracten. Bovendien weet je zeker dat aan alle juridische en contractuele verplichtingen wordt voldaan.
Zaken helder krijgen
De ideale mix brengt de voordelen van de cloud en van de kostenbesparing van tweedehands licenties. Een besparing die kan oplopen tot soms wel 70 procent . De mogelijkheden zijn legio. Voor bijna iedere on-premise situatie zijn er tweedehands mogelijkheden. Bovendien kunnen de eventueel overtollig geworden on-premise licenties – door een fusie of door aankoop van nieuwere versies – weer worden verkocht of ingeruild. Op die manier snijdt het mes aan twee kanten.
Stap één richting optimaal licentiebeleid voor vandaag en morgen is het analyseren wat de organisatie écht nodig heeft qua softwarelicenties en of cloud-abonnementen. Wanneer dat in kaart is gebracht, kun je onderzoeken hoe je de maximale prestatie krijgt van jouw software tegen de laagste licentiekosten. Daarbij moet je bepaalde zaken eerst helder krijgen. Welke flexibiliteit, functionaliteit bieden cloud-applicaties mij ten opzichte van on-premise licenties? Hoe is de performance van de cloud-abonnementen vergeleken met mijn on-premise applicaties? En als die performance lager ligt, is dat acceptabel voor mijn
operatie? Voldoet alles aan de AVG richtlijnen, zodat ik niet te maken krijg met een datalek op een Azure database buiten de EU? Hoeveel kosten bespaar ik over de normale
afschrijvingsperiode van een applicatie, of ben ik juist meer kwijt? Een overwogen licentiescenario kun je vervolgens maken door de voor- en nadelen van beide opties tegen elkaar af te wegen.
Nog steeds wordt de complexiteit van licentiebeheer onderschat. Dat is meer dan jammer, want niet alleen kost dat ontzettend veel geld, ontoereikend licentiebeleid kan ook nog eens remmend werken op innovatie, flexibiliteit en snelheid. Uiteraard ontoelaatbaar in tijden van digitale transformatie en krimpende IT-budgetten. Een Second Opinion is derhalve geen overbodige luxe.
License Partners
In 2011 begon License Partners als pionier op het gebied van gebruikte Microsoft licenties.
Inmiddels ondersteunen zij vele organisaties op het gebied van volledige licentiescenario’s zoals cloud solutions in combinatie met ( tweedehands) on-premise licenties.
Maar ook voor een zuiver advies of second-opinion omtrent hybrid licentiemogelijkheden, email security, workspace of cloud-backup kunt u bij hen terecht.
Neem vrijblijvend contact op met License Partners. Bel 036-5385709 of email naar info@licensepartners.nl
