Een complex applicatielandschap met veel maatwerk vereenvoudigen en migreren naar standaardapplicaties. Het is de wens van veel bedrijven, maar bijna net zoveel bedrijven schuiven het project liever voor zich uit. RGF Staffing Nederland toonde wél de lef die nodig is om zo’n openhartoperatie uit te voeren. En met succes.
RGF Staffing is één van ’s werelds grootste HR-dienstverleners en is in Nederland bekend van onder meer de merken Unique, Start People, USG Professionals en Technicum. Het bedrijf telt in Nederland meer dan 1.400 werknemers, 21.000 klanten, 47.000 uitzendkrachten en 90 kantoren. Enkele jaren geleden had RGF Staffing de voornaamste applicatie, waar alle financiële transacties aangaande het uitzendwerk doorheen gaan, al eens vervangen door Mysolution, een oplossing specifiek voor de uitzendbranche op basis van Microsoft Business Central. Een andere kernapplicatie was SAP. Deze applicatie werd gebruikt voor finance en HR en zat bomvol met maatwerk. De IT Director had duidelijk op het netvlies hoe de nieuwe situatie eruit moest zien. Er moest een scheiding komen tussen finance en HR. Bovendien gebeurde er veel werk dubbel, want de financiële transacties in Mysolution gingen daarna ook nog eens allemaal individueel door SAP. Daarom was het doel een best-of-breed landschap te creëren met Mysolution voor de corebusiness, AFAS voor HR en Microsoft Business Central voor finance. Deze applicaties worden ontsloten in een centraal datawarehouse, dat de basis vormt voor alle rapportages.
Grote complexiteit
Vol goede moed begon RGF Staffing aan het project, maar al snel bleek het veel complexer dan gedacht. Met hulp van Conclusion AFAS Solutions was RGF Staffing behoorlijk succesvol in het implementeren van AFAS, maar de complexiteit die kwam kijken om al het maatwerk in SAP te ontvlechten richting finance, HR en de uitzendprocessen was zo groot, dat daar extra capaciteit én expertise voor moest worden bijgeschakeld. CFO Julian van der Meijden vertelt: “We raakten in gesprek met Conclusion AFAS Solutions en direct zeiden zij: we schakelen hier expertise van andere Conclusion-bedrijven voor in, want we hebben ook expertise nodig op het gebied van finance, datawarehouse, rapportages en het bouwen van integraties.” En zo zaten er ineens vier Conclusion-bedrijven aan tafel. “Allemaal architecten die in hun deelgebied van de hoed en de rand weten”, zegt Van der Meijden.
Doelarchitectuur bracht helderheid
In no-time dacht Conclusion een doelarchitectuur uit en omschreef helder waar RGF Staffing winst zou behalen. Toen werd het wel heel concreet. “Die doelarchitectuur maakte dat we besloten om ervoor te gaan”, zegt Van der Meijden. “Want de wereld zou niet vergaan als we dit project nog even zouden uitstellen. Natuurlijk moesten we een keer door de zure appel heen bijten als we meer grip wilden krijgen op onze business, maar het stond niet in brand.” Het vraagt lef om in zo’n situatie toch te kiezen voor de toekomst. “We wisten gewoon dat we enorme slagen zouden maken op het gebied van efficiency en datagedreven werken. Het perspectief was echt mooi. We hadden namelijk een dataomgeving die niet heel solide was. En dat terwijl je in onze branche kort op de bal moet kunnen spelen en snel moet kunnen reageren. De behoefte aan wendbaarheid en aan real-time inzicht was gewoon groot.”
Grote complexiteit
Hoewel het een integraal project was, kende het verschillende werkstromen: het HR-deel, het finance-deel, de integraties en het datawarehouse. Dat maakte het enerzijds overzichtelijk, maar ook complex, zo bleek in de praktijk. Want die werkstromen moeten ergens bij elkaar komen, terwijl ze niet allemaal hetzelfde tempo hadden. Met AFAS was er immers al een veel langere voorbereiding, dus dat deel liep voorop. Finance hobbelde daar achteraan. Integraties kun je pas maken als alle werkprocessen tot in de details zijn uitgedacht. Daar kwam dus alle tijdsdruk op te staan.
Van der Meijden: “De complexiteit zat ‘m in de grote hoeveelheid stakeholders die in het dagelijks leven niet nauw met elkaar verbonden zijn. We moesten bovendien van één systeem bomvol maatwerk naar drie systemen die binnen de standaard moesten blijven. Het is daardoor niet alleen een IT-project, maar ook een veranderproject. Weliswaar betreffen de veranderingen geen hele grote groep medewerkers, want in het Mysolution-deel veranderde niets. Maar je moet het wel met elkaar eens worden.”
Problemen zijn er altijd, uiteindelijk gaat het erom hoe je die oplost. Daarover is Van der Meijden erg te spreken. “Op een gegeven moment hebben we gewoon gezegd: no matter what, we gaan dit project samen naar de eindstreep brengen. Ik wil het team, en vooral ook de IT Director, daar echt de credits voor geven.”
Meer doen met data
SAP werd uitgezet op 1 januari 2023. AFAS, Microsoft Business Solutions en het datawarehouse namen de rol over. De livegang van het datawarehouse vormde voor Hot ITem Conclusion het startsein voor een vervolgtraject om meer te gaan doen met data. Want een connectie maken met de bronsystemen en zo je datawarehouse vullen, is natuurlijk geen doel op zich. Het doel is dat we korter op de bal kunnen gaan spelen door meer te sturen op data. De fundering daarvoor staat. De basisrapporten en dashboards zijn ontwikkeld, Excel is uitgefaseerd. “Maar we kunnen er nog veel meer uit halen. We doen nu bijvoorbeeld nog niets met AI, dus daar liggen wel mogelijkheden.”
Terugkijkend is Van der Meijden trots op wat er is bereikt: “Het was een bumpy ride, waarin het uiterste van ons werd gevraagd en waar we heel goed uit zijn gekomen. Ik ben er trots op dat alle betrokkenen veerkracht hebben laten zien. Toen het spannend werd, zijn we niet naar elkaar gaan wijzen, maar hebben we elkaar vastgehouden en hebben we het project samen over de streep getrokken. Met als resultaat dat wij echt ‘fit for the future’ zijn.”
Lees ook:
- Conclusion organiseert inspiratie-event over digitaal transformeren in TivoliVredenburg
- IT-bedrijven zetten steeds vaker in op employer branding
