Steeds meer bedrijven krijgen het verzoek van klanten en overheidsinstanties om een e-factuur te sturen. Zolang leveranciers de vraag niet krijgen om e-facturen (in een bepaalde standaard) te sturen, zien zij vaak ook geen reden om dit te doen. Vandaar dat het aansluiten van leveranciers (ook wel onboarding genoemd) de sleutel is tot het succes van elektronisch factureren.
Laagdrempelige oplossingen voor e-facturatie
De beste oplossing is om het aanleveren van e-facturen in het gewenste elektronische formaat te verplichten. Dit kan door dit op te nemen in de contractvoorwaarden en de algemene voorwaarden. Voldoet een leverancier hier niet aan, dan krijgt hij simpelweg niet betaald. Alleen werkt dit niet voor iedere organisatie. Niet alleen kan het de relatie schaden, het kan sommige leveranciers ook in een lastig pakket brengen omdat zij misschien niet de geavanceerde systemen hebben om een e-factuur te maken. Wijs leveranciers daarom altijd op laagdrempelige e-facturatie-oplossingen zoals een webportaal (PORTAL-2-FLOW) waar ze handmatig e-facturen kunnen maken en verzenden.
Het verwerken van PDF-facturen
Ruwweg twee derde van de bedrijven verstuurt PDF-facturen via e-mail. Een PDF-factuur is echter geen e-factuur. Toch geloven veel bedrijven dat ze al ‘elektronisch factureren’ omdat ze een PDF-factuur per e-mail sturen. Dit misverstand kan ervoor zorgen dat de leverancier ‘immuun’ is voor uw onboardingactiviteiten. Zij zien immers niet in dat ze niet voldoen aan uw e-facturatiewens. Er zijn steeds meer oplossingen, zoals PDF-2-FLOW, beschikbaar om PDF-facturen 100 procent foutloos om te zetten naar het juiste formaat en volledig automatisch te verwerken.
Communicatieplan
Natuurlijk willen leveranciers voldoen aan uw wens als klant om e-facturen te ontvangen, maar het kan zijn dat ze niet weten waar ze moeten beginnen. Benoem daarom, vooral in deze tijd, dat elektronisch factureren doorgaans leidt tot snellere betaling, al helemaal in combinatie met factoring. Factoringdiensten zorgen ervoor dat de e-factuur van de leverancier direct betaald wordt.
Begeleiden in het overstaptraject
De begeleiding in het overstaptraject is een essentieel onderdeel. Dit kan alleen door frequent en duidelijk te communiceren. Vaak loopt het hier al spaak. In de praktijk blijkt namelijk dat veel organisaties de klantinformatie van hun leveranciers niet op orde hebben. E-mailadressen missen of er staan nog gegevens in van contactpersonen die al enige tijd weg zijn bij het bedrijf.
Een mailtje sturen met hierin de boodschap dat uw organisatie vanaf nu e-facturen wilt ontvangen, volstaat meestal niet. Probeer diverse communicatiemiddelen in te zetten, op verschillende momenten.
Is er geen tijd of mankracht om de leveranciers te onboarden of blijven de resultaten uit? Kies er dan voor om het aansluiten van uw leveranciers uit te besteden aan een e-facturatiedienstverlener zoals TIE Kinetix. Wij hebben de ervaring en middelen om al uw leveranciers in een korte periode succesvol aan te sluiten.
Pluk de vruchten van een succesvolle uitrol
Wij weten hoe u slimmer documenten veilig kunt uitwisselen en communicatie kunt stroomlijnen door naadloze integratie met ieder (ERP) systeem. Ons FLOW Partner Automation platform is gebouwd op ruim 33 jaar ervaring en is ISO 27001 gecertificeerd. Jaarlijks worden er zo’n 1 miljard documenten probleemloos uitgewisseld via onze oplossingen. Als erkend PEPPOL Access Point met ruim 300.000 partnerconnecties wereldwijd en geavanceerde documentconversie- en validatiemogelijkheden, kunt u er zeker van zijn dat er een passende oplossing voor iedere bedrijfsgrootte is.
Voor meer informatie, bezoek de site.
