Afscheid van de standaard werkplek

thuiswerken moeder achter laptop met kind. standaard werkplek

Optimalisatie van variëteit

Sinds het begin van 2020 zit virtueel werken sterk in de lift. Daartoe aangespoord door de coronacrisis moesten digitale werkers in zeer korte tijd leren omgaan met nieuwe technologie. Dat moesten ze doen op de inderhaast tot kantoor omgebouwde logeer- of zolderkamer. Ook nu de coronacrisis op zijn eind lijkt te komen, blijft hybride werken de norm.

Onderzoeksbureau Gartner houdt sinds 2015 een tweejaarlijkse enquête onder digitale werkers. De voorlaatste enquête was in 2019, dus vóór de enorme verschuiving. De resultaten van de enquête van eind 2021 laten kristalhelder zien dat de wereld van de digitale werker de afgelopen twee jaar flink is veranderd.

Wat moeten IT-organisaties en leidinggevenden doen om te profiteren van deze veranderingen? Een van de aanbevelingen van Gartner is een mensgericht werkontwerp. Daarbij worden digitale systemen én menselijke systemen die digitale systemen omringen, herzien opdat mensen succesvol kunnen zijn. Dit gaat niet over hoe mensen moeten leren om effectief met computers om te gaan, maar over hoe IT-systemen mensen beter leren begrijpen. Mensgericht werkontwerp is de sleutel tot het aantrekken van talent en tot het verhogen van productiviteit.

Selfservice

Meer dan 10.000 mensen over de hele wereld deden mee aan dit onderzoek. Hoe zou jij een probleem met digitale technologie het liefst oplossen? Op deze vraag gaf 81 procent van de respondenten in 2019 een van de volgende drie antwoorden: 1) vraag een collega, 2) zoek het op het internet en 3) bel de helpdesk.

Op dezelfde vraag noemde eind 2021 slechts 44 procent een van deze drie oplossingen. Deze vormen weliswaar nog steeds de top drie, maar zijn de afgelopen twee jaar een stuk minder populair geworden. De oplossing om een vorm van selfservice te gebruiken, zoals een FAQ, groeide explosief van 1 procent in 2019 naar 12 procent in 2021. Andere sterke stijgers waren: contact opnemen met interne IT-ondersteuning via een webformulier; naar een locatie gaan waar experts zijn; contact opnemen met een freelance IT-expert of met een vriend of familielid.

Deze resultaten duiden erop dat het hele concept van ‘one-size-fits-all’ terrein verliest. Medewerkers, toepassingen en data kunnen zich nu overal bevinden. Bovendien wordt er op een veelheid aan verschillende apparaten gewerkt. Er is dus een veel grotere variatie aan optimalisatiemogelijkheden.

Virtueel-eerst

Hoeveel tijd per week besteed je aan vergaderingen? Het antwoord in 2019 kwam neer op gemiddeld 8,1 uur per week. Opmerkelijk genoeg is de 2021-score met 8,3 uur per week nagenoeg gelijk.

De werkelijke verandering is dat de virtuele vergadering van 19 naar 41 procent is gesprongen. Ook vinden de mensen in 2021 dat de kwaliteit van een virtuele vergadering hoger is, vergeleken met de 2019-scores. Dat betekent overigens niet dat mensen volledig over willen naar virtueel. Het persoonlijke contact blijft belangrijk.

In het kader van optimalisatie van variëteit is het advies om voor vergaderingen een virtueel-eerst-benadering te hanteren en om te investeren in de minder frequente fysieke vergaderingen, opdat deze beter worden. Soms werkt communicatie per mail beter dan een (virtuele) vergadering. En wie bijvoorbeeld minder goed is in het vangen van gedachten in geschreven tekst kan een video opnemen en die naar de betrokkenen rondsturen. Optimalisatie van variëteit loont.

Autonomie en flexibiliteit

Met een virtueel-eerst-benadering en optimalisatie voor variëteit krijgt een organisatie betere toegang tot talent en vaardigheden. Want talent volgt autonomie en flexibiliteit. Mensen willen flexibiliteit qua locatie en ruimte, qua tijdindeling, qua apparaat, qua software en ga zo maar door. Hun digitale wereld moet meebewegen met hun voorkeuren en wensen. In 2021 gebruikte 40 procent van de werknemers zelfgekozen software met toestemming van hun organisatie. Dat is 10 procent meer dan twee jaar geleden.

Ook wat betreft hardware zien we dezelfde trend. Van alle digitale werknemers gebruikt 55 procent één of meer persoonlijke apparaten voor ten minste een deel van hun werk. Deze vorm van autonomie verschilt overigens per werelddeel. In China en India gebruiken meer werknemers persoonlijke apparaten dan elders.

Slechts 36 procent is het eens met de stelling dat flexibele uren niet relevant zijn in een nieuwe baan, terwijl 64 procent de stelling onderschrijft dat alleen een nieuwe baan mét flexibele uren wordt overwogen. Als ze de keuze hadden, zou 18 procent van de respondenten een deel van hun werk willen doen tussen 20.00 uur en 8:00 uur. Wat dit aangaat is deze flexibiliteit wederom belangrijker voor mensen in China en India. Dat geldt ook voor jongere generaties medewerkers. Wie talent wil aantrekken moet begrijpen dat variëteit nu deel uitmaakt van het werksysteem.

Een vereiste

Het is tijd om af te stappen van het idee van universele werkplekken. Het is tijd om te erkennen dat hybride het nieuwe normaal is. Werken op afstand op hun manier is niet langer een voorrecht voor medewerkers, maar een vereiste. Een werkgever heeft nog maar één keuze: de medewerkers te voorzien in wat zij, van individu tot individu, nodig hebben om succesvol en productief te zijn. Het is dan ook de voornaamste missie van CIO’s over de hele wereld om de benodigde flexibiliteit, variëteit en autonomie te ondersteunen.

Dit artikel is een bewerking van de keynote van Whit Andrews ‘What Workers Want: Takeaways From the 2021 Gartner Digital Worker Survey’, tijdens de online Gartner ITxpo in november 2021.

Lees ook:

Gerelateerde berichten...

X