Registratie aan de bron – via het EPD – levert veel tijdbesparing op voor de zorgadministratie van ziekenhuizen. Toch ervaren zorgverleners vaak vooral een hogere registratiedruk. Het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) in Nijmegen onderzoekt hoe ze Robotic Process Automation (RPA) kunnen inzetten om tijdbesparing bij artsen en verpleegkundigen te realiseren. De eerste successen zijn al geboekt.
Hans de Boer
Hans de Boer, manager Zorgcontrol bij het CWZ, kwam in 2016 voor het eerst in aanraking met RPA. Vaak gaat het om het automatiseren van administratieve processen waarbij bijvoorbeeld data van de ene in de andere applicatie wordt overgenomen. “Ik had al wel eens van RPA gehoord, dat werd voornamelijk toegepast in de financiële wereld. Op een seminar vertelde iemand van een GGZ-organisatie hoe zij de technologie inzetten om de zorgadministratie efficiënter te maken. Dat was voor mij een trigger om te denken: hoe kunnen wij als ziekenhuis hiervan profiteren?”
Een ‘gewone’ medewerker
De eerste casus was snel gevonden: het coderen van opnames waarbij data uit een bronapplicatie wordt overgenomen in HiX. ChipSoft kon geen koppeling tussen beide applicaties realiseren. Maar het bleek wel mogelijk om dat werk uit te besteden aan een robot, wat in wezen niets anders is dan een script. De robot functioneert als een ‘gewone’ medewerker met een eigen werkplek in een Windowsomgeving en met toegangsrechten tot de benodigde applicaties. Na het coderen van opnames was de prediagnostiek aan de beurt. Daarbij gaat het om verrichtingen die plaatsvinden voordat er een DBC is, zoals het maken van een foto of bloedonderzoek. De Boer: “We doen als ziekenhuis honderdduizenden van dit soort verrichtingen per jaar. De verrichting wordt pas gekoppeld aan een DBC als de patiënt de poli bezoekt om met de arts de uitslag van het onderzoek te bespreken. Los van het feit dat dit een rotklusje is, worden er ook veel fouten in gemaakt. Daarom is dit bij uitstek een proces dat je veel beter door een robot kunt laten afhandelen. Want als het algoritme klopt, voert de robot die taak gewoon foutloos uit. Daar komt bij: een robot is nooit ziek, neemt geen vakantie en heeft nooit een off-day.”
Kwartier tijdwinst per patiënt
Het is mooi dat de afdeling Zorgcontrol veel tijd bespaart, maar De Boer begon dit traject eigenlijk om de registratiedruk bij zorgverleners te reduceren. De grootste klapper op dit terrein is gemaakt op de SEH, waar artsen maar liefst een kwartier tijdwinst per patiënt boeken.
“Als een patiënt binnenkomt,” vertelt De Boer, “dan weet je nog niet wat hij mankeert. Toch maakten wij dan al een DBC aan, met als gevolg dat dat vaak een foutieve DBC was, met een doorverwijzing naar een foutief specialisme. Iemand met buikpijn werd bijvoorbeeld gekoppeld aan interne geneeskunde, terwijl hij uiteindelijk terechtkwam bij MDL. Die fouten moesten wij bij Zorgcontrol herstellen. Samen met artsen en het management van de SEH hebben we daarom gekeken of we dit proces niet anders kunnen inrichten. In het nieuwe proces maakten we pas aan het eind van de dag, als we wisten bij welk specialisme patiënten uiteindelijk terecht waren gekomen, een DBC aan en koppelden daar het eerder gemaakte verslag aan vast. Dit was voor SEH-artsen echter wel een administratieve klus aan het eind van de werkdag met veel muiskliks en dubbele registraties. Dat kostte al snel een kwartier per patiënt. Je kunt je voorstellen dat ze daar niet echt op zaten te wachten.” Hierop is het proces tot in detail uitgewerkt om te kijken welke taken door een robot kunnen worden overgenomen.
Dennis van Putten van de Quoratio Groep ontwikkelde het script: “De SEH-arts maakt op het moment dat hij de patiënt ziet een verslag in HiX. Onze robot herkent wat de diagnose is en neemt die automatisch over in het consultformulier en het zorgtraject – in HiX moet je de diagnose in twee modules vastleggen. Daarbij kijkt de robot: is er al een lopende DBC of moet ik een nieuwe DBC aanmaken? Aan het eind van de dag verifieert de robot naar welk specialisme de patiënt is doorverwezen en registreert dat automatisch op de juiste manier in HiX.” Dit bewuste SEH-script draaide binnen zes weken en bespaart een SEH-arts dus ongeveer 15 minuten per patiënt.
“Daarnaast neemt de robot een hoop ergernis weg”, zegt De Boer. “Artsen deden deze administratieklus aan het eind van hun dienst, wat in de hectiek vaak naar de volgende dag werd doorgeschoven. Tegen die tijd hadden ze alweer zoveel andere patiënten gezien dat ze niet meer precies wisten hoe het ook alweer zat. Je kunt je voorstellen dat een foutje dan snel is gemaakt. Een fout die dan weer door Zorgcontrol wordt opgemerkt, met als gevolg dubbel werk voor de arts. Niemand wordt daar enthousiast van, behalve een robot.”
Zorgverleners enthousiasmeren
Je zou verwachten dat met dit succes andere specialismen zich verdringen voor de deur van De Boer om hun proces ook te laten robotiseren. Toch is dat niet zo. “We hebben nu in totaal vijf robots draaien. Zonder twijfel kan een robot bij heel veel processen in het ziekenhuis tijdwinst en kwaliteitsverbetering boeken, maar die ideeën moeten vanaf de werkvloer komen. Alleen wie diepgaande kennis heeft van een proces en begrijpt hoe een robot werkt, ziet de mogelijkheden.”
Daarom doet De Boer zijn best om aan collega’s te vertellen hoe een robot functioneert en wat voor type werk hij allemaal kan overnemen. “Bij zorgverleners die digitaal goed onderlegd zijn resoneert dat wel, maar veel artsen en verpleegkundigen kunnen moeilijk de vertaalslag naar hun eigen proces maken. Nu de SEH-casus bekendheid krijgt in het land word ik wel vaker gebeld door IT-afdelingen en zorgadministraties van collega ziekenhuizen. Het punt blijft dat IT’ers de processen op de werkvloer onvoldoende kennen. Je hebt echt die combinatie met proceskennis nodig om de casussen te zien.”
Organiseer de governance
Daarom blijft hij op zijn zeepkist staan. Ondertussen wordt er gestaag doorgebouwd aan nieuwe scripts. De huidige vijf kunnen op termijn uitgroeien naar honderden, volgens De Boer. “Dat betekent dat we nu al nadenken over hoe we de governance op de scripts gaan inrichten. Want als een proces verandert, moet ook het script veranderen. Je moet er wel toezicht op houden dat dat gebeurt.
Ook moet je ervoor zorgen dat je bij wijzigingen in het EPD de robots test: werkt alles nog zoals bedacht? Je bent er dus niet met het bouwen van een robot, je moet hem ook onderhouden.” De robot mag dan een virtuele collega zijn, hij is wel onderdeel van het team en moet dus op de hoogte worden gehouden van proceswijzigingen, ICT-updates en andere zaken.
Mens en machine
De processen die nu zijn gerobotiseerd, bestaan allemaal uit een hoop muiskliks vlak achter elkaar; administratieve klussen die gemakkelijk een paar minuten in beslag nemen. In de toekomst hoopt De Boer dat de robot ook kortere administratieve processen kan overnemen, zodat robot en arts of verpleegkundige echt samenwerken in een proces. “Hoe minder muiskliks hoe beter. Als de robot de juiste module opent en het juiste veld aanklikt, hoeft een zorgverlener alleen maar te registreren”, zo ziet De Boer het voor zich.
Zo ver is het nu niet, maar het is een mooie stip op de horizon. “Nu klagen artsen en verpleegkundigen nog steen en been over de hoge registratiedruk. We gaan langzaam toe naar een tijd waarin ze alleen nog maar aan de bron hoeven te registreren en niets meer hoeven over te typen of vaak hoeven te klikken. Denk je eens in hoeveel tijd onze zorgverleners hiermee kunnen besparen. Zeker nu ziekenhuizen zo overbelast zijn met inhaalzorg, is dit een welkome verlichting van de werkdruk.”
Lees ook:
- You’re fired! Ontslagen worden door je robotbaas
- Omgevingsdienst
