Digitaal archief Stadsregio Rotterdam in e-Depot

Stadsregio Rotterdam heeft als eerste in Nederland haar elektronische duurzaam te bewaren archiefstukken  volledig overgebracht naar het e-Depot van het Stadsarchief Rotterdam. De Stadsregio werkte al geruime tijd volledig digitaal en had substitutie voor haar voornaamste papieren documentstromen.

De Stadsregio Rotterdam is sinds 1 juli 2016 opgeheven. Daarom moesten haar digitaal duurzaam te bewaren documenten overgebracht worden naar het digitale archief. Na drie maanden intensief samenwerken is de eerste overbrenging van archief naar een e-Depot een feit.

 

Transparant

Ronald Rommelse, Expert Informatiebeheer bij Stadsarchief Rotterdam: “Het digitale archief wordt overgebracht, zodat het voor de toekomst integer, authentiek en betrouwbaar bewaard wordt en iedereen dit later kan raadplegen en gebruiken. Tevens is het handelen van de overheid transparant te reconstrueren en kan worden bekeken.”

Na duidelijke afspraken over de metadata, het model en het verrijken van de bestaande informatie middels een conversieslag voor dit digitale archief, lag er de uitdaging te voldoen aan het gestandaardiseerde toepassingsprofiel. Ronald Rommelse: “Het Stadsarchief heeft een eigen organisatie-specifiek toepassingsprofiel gemaakt. Het is een uitwerking van de landelijke TMLO-standaard (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden), waarin de minimaal aan te leveren metagegevens en structuur uitgewerkt zijn. Dit is een cruciale eis voor de succesvolle overbrenging naar het e-Depot.”

 

Metadata

De metadata van alle over te dragen informatieobjecten moest verrijkt worden en daarna in begrijpelijke structuren geëxporteerd. Dan pas konden ze aangeboden worden aan het e-Depot. Dankzij de flexibele houding en intensieve samenwerking tussen alle drie organisaties is de overbrenging binnen drie maanden succesvol afgerond. Hiermee is Stadsregio Rotterdam de eerste archiefvormer in Nederland die haar digitaal duurzaam te bewaren archief officieel heeft overgebracht naar een e-Depot.

Ronald Grootveld, Afdelingshoofd Archieven van het Stadsarchief overhandigt Willem Nettinga, Secretaris Vereffenaar van de Stadsregio de ondertekende verklaring, waarmee de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief is overgebracht aan het Stadsarchief.

X