Blended care, de combinatie van fysieke zorg in de spreekkamer en online zorg via een patiëntenportaal, is al jaren een gebruikelijke combinatie in de GGZ. Maar het biedt ook interessante mogelijkheden voor artsen en patiënten in medisch specialistische klinieken. Karmenta, een specialistische kliniek voor gynaecologie en urologie, laat zich daarom graag inspireren door de GGZ. “Maar we willen wel dat alle informatie die patiënten via e-health en formulieren aanleveren direct in het EPD terechtkomt.”
Aan het woord is voormalig ICT’er en nu directeur Bedrijfsvoering Gerard Verheij. Vijf jaar geleden richtte hij samen met zijn vrouw, gynaecoloog en seksuoloog, Liesanne Bouwma, Karmenta op. “Wij zetten écht de patiënt centraal, in alles wat we doen.” Daar hoort een ICT-omgeving bij die deze manier van werken ondersteunt.
Inspiratie uit GGZ
Karmenta laat zich daarbij graag inspireren door andere zorgorganisaties. Natuurlijk door andere klinieken die medisch-specialistische zorg bieden, maar ook daarbuiten. “De GGZ is een sector waar wij veel van kunnen leren”, vindt Verheij. “Temeer omdat wij veel klachten behandelen die naast een somatische ook een psychische kant hebben, zoals overgangsklachten bij vrouwen of erectiestoornissen bij mannen. De therapie bestaat bij dergelijke klachten vaak uit een combinatie van medicijnen en lifestyleadviezen. Daar kan blended care natuurlijk prima in ondersteunen.”
De meeste ziekenhuizen bieden ook wel vormen van blended care, denk aan keuzehulpen, patiëntenportalen, patient journey apps, PROMS en dergelijke. Maar die richten zich meestal op efficiëntere zorg en/of het in kaart brengen van de klachten van patiënten voor en na hun behandeling. Vaak leveren die tools voor artsen extra werk op, want ze zijn een extra communicatiekanaal. “Terwijl onze visie is: als je tooling inzet, moet het de arts en/of de patiënt ondersteunen. Zij moeten centraal staan”, zegt Verheij.
Patiëntenportaal
Met vooruitziende blik had Karmenta bij de start van het bedrijf al gekozen voor websitetooling die het veilig gebruik van formulieren ondersteunde. “De meeste zorgorganisaties zijn huiverig voor formulieren op de website vanwege securityrisico’s”, aldus Verheij. “Als je daar vanaf het begin rekening mee houdt – security by design – dan kun je die risico’s prima ondervangen.” De vervolgvraag was: hoe krijgen we informatie uit deze webformulieren in ons EPD? “Ik wil alles wat de patiënt betreft zoveel mogelijk in één omgeving hebben. Dan ontstaat er geen nieuwe inbox voor de arts. We willen dat de informatie direct toegankelijk is en niet via een omweg.”
In eerste instantie vond hij het voldoende dat de formulieren als PDF in het EPD terechtkwamen. “Maar het doel was natuurlijk dat de informatie uit de formulieren als gestructureerde data automatisch in de juiste velden terechtkomt. Want dan kun je er veel meer mee.”
Bovendien wilde hij de formulieren en e-health-modules zelf ontwikkelen, ondersteund door ICT-bureau Hovit. “Er is op het gebied van gynaecologie en urologie nog niet zoveel aan e-health tooling. Ik heb als voormalig ICT’er zelf de vaardigheden om het te bouwen. Dat geeft ons veel flexibiliteit. We hebben dan alle vrijheid om de beleving van de patiënt in te richten zoals wij dat willen. Bovendien zijn we zo goedkoper uit.”
Het nieuw ontwikkelde patiëntenportaal is toegankelijk via de website. De formulieren staan achter een log-in. Patiënten krijgen vanuit het Medicore EPD een mail met een code, waarmee ze zich op de website kunnen registreren. Als ze zich vervolgens aanmelden, ‘weet’ de website al welk EPD-dossier bij deze gebruiker hoort. Patiënten komen dan in een persoonlijke e-health omgeving waar ze van alles vinden: informatie over hun specifieke medische klachten; formulieren voor herhaalrecepten; vragenlijsten (bijvoorbeeld voor de preoperatieve screening als ze ingepland zijn voor een ingreep op Karmenta’s OK); en natuurlijk de blended care modules.
Vier formulieren
In het najaar van 2023 ging het eerste formulier live; het preoperatieve screeningformulier. Verheij: “Voorheen kreeg de anesthesist een paar dagen voor de OK-dag een stapel formulieren, nu wordt alle informatie keurig in het EPD gezet. Als een vraag niet is ingevuld, krijgt de OK-assistent een seintje dat er informatie ontbreekt. De hele workflow is gewoon veel efficiënter.”
Toen dat eenmaal goed werkte, werd direct de toestemmingsverklaring eraan toegevoegd. “Op dat formulier verklaren patiënten met hun handtekening dat ze goed zijn geïnformeerd over hun ingreep en alle risico’s van de operatie goed begrijpen en akkoord gaan. Patiënten kunnen met hun vinger (indien op een smartphone of tablet) of muis (indien op een pc of laptop) hun handtekening zetten. Als dat is gebeurd, komt het formulier automatisch bij het juiste patiëntrecord in het EPD terecht.” Dat is belangrijk, aangezien de IGJ heel zorgvuldig controleert op de compleetheid van de patiëntendossiers.
Als derde zijn online vragenlijsten voor patiënten met overgangsklachten toegevoegd. Anders dan OK-patiënten is dit een grote groep. “We hadden inmiddels voldoende vertrouwen dat het allemaal goed werkt”, zegt Verheij. Het betreft in eerste instantie een vragenlijst die vrouwen voorafgaand aan hun consult invullen. “Dit kun je later uitbreiden met allerlei functionaliteit, zoals bijvoorbeeld scorelijsten of controleformulieren om te controleren of patiënten alle informatie goed hebben begrepen.” Ook hier hanteert Karmenta de stap voor stap-aanpak.
Het laatste formulier in deze eerste ‘ronde’ is voor herhaalrecepten. Verheij: “Deze module wordt door heel veel patiënten gebruikt. Nu controleert een poli-assistente nog of iemand al toe is aan het herhaalrecept. We willen een omgeving creëren die het automatisch signaleert als patiënten te vroeg of juist te laat een herhaalrecept aanvragen. Dan kunnen wij het gesprek met die patiënt aangaan over het belang van therapietrouw.”
Medische beeldvorming ontsluiten
Verheij ziet de komende jaren nog meer dan genoeg uitdagingen voor het verder ontwikkelen van slimme ICT-oplossingen die de zorg kunnen verbeteren. Te beginnen bij een integratie tussen het PACS en het EPD, zodat werklijsten automatisch in plaats van handmatig op echotoestellen worden gezet en de beelden in het EPD bekeken kunnen worden. Ook filosofeert hij over de mogelijkheden van text analytics. Tegelijkertijd is hij blij met de nu al behaalde tijdwinst. “Deze tijd kunnen we nu besteden aan onze patiënten in plaats van aan allerlei administratieve handelingen.”