EPD: a long and winding road…

Portret Bart Stofberg

Quint Wellington Redwood heeft onderzoek gedaan naar de status van EPD in Nederlandse ziekenhuizen. Daartoe is genoeg aanleiding: een groot aantal ziekenhuizen is op dit moment bezig met de vervanging van het EPD en dat zijn ingrijpende veranderingen, omdat we dan het administratieve hart van het primaire proces vervangen. In veel gevallen betekent die verandering dat de papieren dossiers definitief worden vervangen door digitale dossiers en dat de veiligheid van de patiënt nog veel meer afhankelijk wordt van de betrouwbaarheid van de IT. Het systeem moet altijd beschikbaar zijn, de gegevens moeten betrouwbaar zijn geconverteerd en bij problemen moet de it-organisatie snel en effectief reageren.

In veel gevallen kiezen ziekenhuizen er ook nog eens voor om ‘big bang’ over te gaan op het nieuwe systeem: van de ene op de andere dag met alle patiënten, alle dossiers en alle behandelingen overstappen. Aan de ene kant heel begrijpelijk. Alles hangt immers met elkaar samen en het is bijna onmogelijk om met een geïsoleerde set gegevens in een pilot-omgeving te beginnen. Maar deze manier van werken stelt na conversie wel enorme eisen aan de invoering en aan de wendbaarheid van de beheerorganisatie.

Uit het onderzoek blijkt dat de nieuwe systemen hoge eisen stellen aan de samenwerking tussen de Zorg in het ziekenhuis, ‘het Huis’ en de it-organisatie. Ook blijkt dat het niet vanzelfsprekend is dat aan alle randvoorwaarden is voldaan alvorens overgegaan wordt tot de implementatie van het nieuwe systeem. Een systeem dat bovendien meestal veeleisender is. En ten slotte blijkt (verrassing!) dat de mate waarin zaken vooraf zijn georganiseerd een goede voorspeller is van het succes van de implementatie.

Alle kritieke succesfactoren op dit gebied gaan over governance én samenwerking. Dus niet over governance óf samenwerking, maar over de combinatie van die twee. Het begint met het vaststellen van het eigenaarschap van de nieuwe applicatie. De governance-vraagstukken zijn complex, maar hoe beter en vooral hoe eenvoudiger de governance is ingericht, hoe beter het gaat. Informatiemanagement en functioneel beheer zijn sleutelfuncties, de samenwerking tussen het Huis en IT is allesbepalend voor het succes van het EPD.

En precies daar zit nu de crux. Alles, maar dan ook alles moet allemaal in het systeem zitten en ook nog eens allemaal helemaal juist en allemaal onmiddellijk opvraagbaar: de gebruikte en te gebruiken medicijnen, het medisch verleden van patiënten, de afspraken met patiënten, de diagnoses, de röntgenfoto’s, de laboratoriumuitslagen en analyses. Dat maakt het systeem een kritieke succesfactor, niet alleen van de bedrijfsvoering van het Huis, maar ook van de kwaliteit van de behandeling van de patiënt.

Dat vraagt van alle betrokkenen, artsen, verpleegkundigen, lijnmanagers, informatiemanagers en it’ers dat ze de komende jaren met dezelfde intensiteit met elkaar samenwerken als de medisch teams. De kwaliteit van die samenwerking is letterlijk een zaak van leven of dood geworden en dat betekent dat de verschillende partijen hoge eisen mogen stellen aan elkaar. Ik hoop echt dat ze dat ook daadwerkelijk doen…

 

Gerelateerde berichten...