Al in mei 2019 oordeelde het Europese Hof van Justitie dat bedrijven in de EU verplicht zijn om een urenregistratie bij te houden. Werkgevers zonder objectief en betrouwbaar urenregistratiesysteem lopen het risico op een boete. Een gedegen tijdregistratie biedt echter ook kansen: voor een optimale roosterplanning en maximale arbeidsproductiviteit.
Volgens het Europese Hof van Justitie is het zonder registratiesysteem onmogelijk om vast te stellen hoeveel uren een werknemer heeft gewerkt, en op welke tijdstippen. Hetzelfde geldt voor de minimum rusttijden die zorgvuldig aangehouden moeten worden. Het oordeel van het Hof is nog niet omgezet in wetgeving voor alle afzonderlijke Europese staten. In Duitsland is dit wel het geval. Werkgevers in Duitsland moeten de wet rondom tijdregistratie voortaan dus naleven.
Nederlandse Arbeidstijdenwet
Volgens de Nederlandse Arbeidstijdenwet is het al verplicht om aan tijdregistratie te voldoen. De Nederlandse wet vermeldt echter niet waar een urenregistratiesysteem aan moet voldoen. Terwijl het Hof in haar oordeel benadrukte dat zonder zo’n systeem de rechten van een werknemer op dit gebied niet zijn gewaarborgd. Noch de werknemers, noch de werkgever, noch de wetshandhaver kan immers nagaan of de rechten worden nageleefd. Het is dus maar de vraag of de huidige Nederlandse wetgeving voldoet aan de eisen die het Europese Hof van Justitie eraan stelt. Als je als werkgever helemaal geen urenregistratie bijhoudt, loop je sowieso risico’s. Bijvoorbeeld als een medewerker melding maakt bij de Nederlandse Arbeidsinspectie, omdat je de toegewezen rusttijden en pauzes niet naleeft en je het tegendeel niet kunt aantonen, als je hiervan geen registratie hebt.
Verplichte registratie kilometers en brandstofsoort
Naast deze Arbeidstijdenwet is het voor bedrijven vanaf 100 medewerkers per januari 2024 ook verplicht om het aantal gereisde kilometers en de brandstofsoort te registreren: de zogenaamde ‘gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’. Dit is één van de afspraken in het klimaatakkoord. Met een systeem voor roosterplanning of tijdregistratie kun je deze gegevens vaak eenvoudig vastleggen en rapporteren.
Roosterplanning
Het opzetten van een tijdregistratiesysteem klinkt in eerste instantie misschien als extra bureaucratische rompslomp. Maar het hoeft niet complex te zijn en het is ook een kans, met vele voordelen. Zeker als je het systeem ook gebruikt voor de roosterplanning van je medewerkers. Met een volledige tijdregistratie beschik je over een overzichtelijke database met de werktijden van elke medewerker.
Je kunt de inspanning die nodig is voor bepaalde activiteiten of projecten beter analyseren. Aan de hand daarvan kun je je personeels- en inzetplanning in de toekomst nauwkeuriger maken. Ook werknemers weten dankzij zo’n duidelijk overzicht precies waar ze aan toe zijn. Gemaakte overuren kunnen ze zelf op elk moment opvragen. Geboekte vakantietijden zijn duidelijk vastgelegd, de resterende vakantietijd is direct zichtbaar. Bovendien bespaart het de human resource-afdeling tijd, omdat ze hier minder vragen over krijgen.
Optimale personeelsplanning leidt tot meer productiviteit
Roosterplanning ligt in het verlengde van tijdsregistratie. Met Workforce Management, het inzetten van de juiste medewerkers met de juiste vaardigheden op het juiste moment, ga je een stukje verder. Wanneer je hier een professionele softwareoplossing voor gebruikt, kun je de personeelsplanning en personeelsinzet zodanig beheren dat je de productiviteit verhoogt. Op basis van gegevens uit het verleden en andere in te stellen factoren kun je voorspellen hoeveel medewerkers, en welke medewerkers, je wanneer nodig hebt voor welke taken. Dat vermindert je kosten en inspanningen en optimaliseert de nauwkeurigheid van je prognoses.
Medewerkers actief betrekken bij personeelsplanning
Met Workforce Management kun je ook je werknemers actief betrekken bij het opstellen van het werkrooster. Zo stem je het rooster af op hun individuele wensen voor bijvoorbeeld het plannen van vakanties. Of bij het ruilen van diensten. Je kunt met alle gangbare arbeidstijdmodellen rekening houden, met alle cao’s en met andere juridische aspecten. Je vergroot er de transparantie in planning mee. En last but not least: je verhoogt ook de tevredenheid en de motivatie van je werknemers.
Kortom: een goed tijdregistratiesysteem zorgt er niet alleen voor dat je voldoet aan de wetgeving en risico’s beperkt, maar levert de organisatie en de medewerkers diverse voordelen op. Tijd om er werk van te maken. Wil je er eens over sparren, vraag het Interflex.
Lees ook:
- Is jouw organisatie al voorbereid op de verplichte kilometer- en brandstofregistratie vanaf 2024?
- Bescherming van je belangrijkste assets – mensen, middelen en informatie – vanuit één softwareoplossing
