Het is maandagochtend, en een leidinggevende worstelt opnieuw met een ziekmelding in het nieuwe HR-systeem. Waar dit in het oude systeem binnen een minuut verwerkt was, kost het nu meer dan tien minuten. De frustratie is groot, terwijl de IT-afdeling denkt dat alles soepel loopt met het nieuwe systeem. Het voldeed immers aan alle technische eisen: veilig, schaalbaar en perfect geïntegreerd.
Zo gaat het in de praktijk helaas vaak. Veel HR-systemen worden namelijk gekozen door IT-teams. De IT-professionals focussen zich hierbij met name op technische specificaties, zoals compatibiliteit en beveiliging. Uit ons onderzoek blijkt dan ook dat de helft van de IT-professionals (52%) technische compatibiliteit belangrijker vindt dan de tevredenheid van HR-professionals. Daarbovenop zegt 34 procent van de IT’ers onvoldoende inzicht te hebben in de werkprocessen van HR om een goede beslissing te nemen. Het gevaar daarvan is dat pas na de implementatie blijkt of het systeem goed aansluit op de dagelijkse praktijk. IT en HR werken dus nog te veel op hun eigen eiland, maar deze kloof is gelukkig niet onoverbrugbaar. Maar wat kunnen IT-professionals dan doen om software te kiezen die technisch én praktisch werkt?
Begrijp de gebruikers: diep in de HR-processen duiken
De eerste stap voor IT-professionals is om inzicht te krijgen in de dagelijkse praktijk van de HR-afdeling. Dit betekent niet alleen luisteren naar een opsomming van wensen voor de software, maar daadwerkelijk begrijpen hoe HR-professionals werken. Hoe gaan zij bijvoorbeeld om met het verwerken van ziekmeldingen, het beheren van verlofaanvragen of het opstellen van rapportages? Een dag meelopen op de HR-afdeling kan hierbij veel opleveren: Welke workflows zijn complex? Waar lopen ze tegenaan in het huidige systeem? En met welke features zijn ze tevreden? Dit inzicht legt de basis voor een softwarekeuze die echt aansluit op hun behoeften.
Een ander belangrijk aspect waar IT-professionals op moeten inzetten, is het identificeren van processen die eenvoudiger, sneller of volledig geautomatiseerd kunnen worden. Kunnen terugkerende handmatige taken bijvoorbeeld vervangen worden door automatische workflows? Zo’n analyse helpt niet alleen bij het vinden van geschikte software, maar versterkt ook de relatie tussen IT en HR. Het maakt namelijk duidelijk dat IT de uitdagingen van HR serieus neemt.
HR als volwaardige partner in het selectieproces
Zodra IT inzicht heeft in de dagelijkse praktijk en uitdagingen van HR, is het tijd voor de volgende stap: samenwerken vanaf het begin van de daadwerkelijke selectie. Stel gezamenlijk selectiecriteria op en werk aan een longlist én shortlist. Zo zorg je dat systemen vanaf het begin voldoen aan zowel de technische als de gebruikersgerichte eisen.
Als je uiteindelijk samen tot een gefundeerde keuze komt, is het verstandig om niet direct over te gaan tot volledige implementatie. Kijk eerst of er een testfase of pilot mogelijk is, waarin HR-professionals het systeem kunnen testen. Laat hen werken met echte workflows, zoals het verwerken van ziekmeldingen of het beheren van verlofaanvragen, zodat ze feedback kunnen geven op basis van concrete ervaringen. Met deze tests kan de IT-afdeling observeren welke problemen HR-professionals ervaren. Dit geeft waardevolle inzichten in waar verbeteringen nodig zijn, nog voordat het systeem breed wordt uitgerold.
Stel gezamenlijke doelen voor de implementatie
Zodra de definitieve keuze is gemaakt, is het belangrijk om concrete doelen te formuleren die zowel IT-professionals als HR-professionals ondersteunen. Denk hierbij aan KPI’s zoals de tijd die HR-professionals besparen op terugkerende taken. Voor de IT-afdeling kan dit bijvoorbeeld gaan om het verlagen van de technische onderhoudsbelasting. Door gezamenlijke doelen te stellen, blijft de samenwerking tussen IT en HR ook na de implementatie goed.
Plan daarnaast een evaluatiemoment in tussen de twee afdelingen, bijvoorbeeld drie of zes maanden na de livegang van het systeem. Stel elkaar vragen zoals: Welke processen zijn verbeterd? En waar zijn nog obstakels? Deze feedback geeft de IT-afdeling inzicht in de verbeterpunten.
Bruggen bouwen tussen afdelingen
Het succes van software voor HR-processen hangt dus niet alleen af van de juiste technische keuze, maar vooral van een goede implementatie en nauwe samenwerking tussen IT en HR. Door als IT-afdeling de dialoog aan te gaan en HR actief bij het proces te betrekken, kunnen IT-professionals de kloof dichten en bijdragen aan softwarekeuzes die niet alleen technisch compatibel zijn, maar ook praktisch werken.
Dit is een ingezonden bijdrage van Visma | Raet. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.