Voor scholen die jarenlang hebben vertrouwd op productivity SaaS-oplossingen, is dit een cruciaal moment om de langetermijnbehoeften opnieuw te evalueren. Met aanbieders zoals Google die gratis onbeperkte opslag beëindigde in 2022 en Microsoft die recente updates doorvoert in hun onderwijsaanbiedingen, staan instellingen voor aanzienlijke uitdagingen, waaronder verhoogde kosten en verminderde functionaliteit. Deze ontwikkelingen benadrukken het belang van het adopteren van systemen die stabiliteit, schaalbaarheid en controle bieden.
Tegen januari 2025 zal Microsoft aanzienlijke wijzigingen doorvoeren in zijn Microsoft 365 Education-plannen, waaronder het beëindigen van het Office 365 A1 Plus-plan, het reduceren van opslagcapaciteit naar 100 TB per tenant en het beperken van sommige licenties tot alleen webapplicaties zonder hun desktopversies, zoals Word, Excel of PowerPoint. Deze aanpassingen kunnen scholen dwingen om over te stappen op duurdere betaalde plannen of middelen opnieuw toe te wijzen om de functionaliteit te behouden, wat veel scholen ertoe aanzet hun afhankelijkheid van SaaS-oplossingen te heroverwegen.
Zorgen over privacy en compliance
Naast de financiële implicaties zijn er ook toenemende zorgen over gegevensprivacy en compliance. Onderwijsinstellingen beheren grote hoeveelheden gevoelige informatie, zoals studentgegevens, financiële gegevens en onderzoeksresultaten. Dit maakt hen een belangrijk doelwit voor cyberaanvallen, die jaarlijks bijna 80% van de instellingen treffen (Netwrix, 2024). Bovendien vereist naleving van regelgeving zoals FERPA en GDPR veilige, privé en controleerbare gegevensbeheerpraktijken, waar sommige SaaS-oplossingen mogelijk moeite mee hebben.
Overstappen naar een on-premise productivity-oplossing biedt onderwijsinstellingen meer controle over hun gegevens, voorspelbare kosten en schaalbare opslag. In tegenstelling tot SaaS-aanbiedingen, die gevoelig zijn voor prijsstijgingen van abonnementen en onvoorspelbare verwijderingen van servicekenmerken, kan een on-premise oplossing een stabieler kader bieden dat beter geschikt is voor langetermijnbehoeften. Lokaal opgeslagen gegevens waarborgen ook de privacy, wat scholen helpt om te voldoen aan de compliance-eisen en tegelijkertijd gevoelige informatie te beschermen.
On-premise oplossingen
Sommige on-premise productivity-oplossingen, zoals de Synology Office Suite, verbeteren de samenwerking en communicatie met tools voor veilige bestandsopslag, gedetailleerde deelrechten, realtime documentbewerking en instant messaging, die zowel groepsprojecten voor studenten als bestandsbeheer onder docenten ondersteunen.
Leer Meer: Synology Office Suite
Voor IT-beheerders vereenvoudigen deze oplossingen het beheer met gecentraliseerde dashboards, systeemgezondheidsmonitoring en audittools voor compliance. Geavanceerde toegangscontroles maken ook een efficiënte taakdelegatie binnen IT-teams mogelijk, wat zorgt voor soepelere werkstromen en sterkere toezicht op de digitale infrastructuur.
Hoewel veranderingen van grote SaaS-aanbieders de operaties op de korte termijn kunnen verstoren, bieden ze ook een kans voor onderwijsinstellingen om de geschiktheid van hun huidige systemen te heroverwegen. On-premise productivity-oplossingen bieden een duurzame weg om kostenproblemen aan te pakken, de beveiliging te verbeteren en een veerkrachtige digitale basis te bouwen voor de veranderende onderwijsbehoeften van zowel docenten als studenten.