Microsoft werkt aan een nieuwe Recap-app voor Teams die gebruikers sneller toegang moet geven tot vergaderopnames, transcripties en samenvattingen. Daarmee wil het bedrijf een bekend probleem oplossen voor organisaties die veel met Teams werken: het terugvinden van eerdere vergaderingen is vaak omslachtig, zeker wanneer de naam van de afspraak niet meer precies bekend is of de vergadering al enige tijd geleden plaatsvond.
Teams wordt veel gebruikt binnen bedrijven, onderwijsinstellingen en overheden. Een van de meest gebruikte functies is het opnemen van vergaderingen. De afgelopen jaren breidde Microsoft die mogelijkheid verder uit met kunstmatige intelligentie, onder meer voor samenvattingen en slimme terugblikken. Voor veel van die functies is echter een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig. Met de nieuwe Recap-app wil Microsoft de toegang tot opgenomen vergaderingen centraler en overzichtelijker maken.
Recap-app
Tot nu toe moesten gebruikers vaak terug naar de oorspronkelijke vergaderuitnodiging, naar een specifieke tab binnen Teams of naar de opslaglocatie in de cloud, bijvoorbeeld SharePoint. Dat kon tijdrovend zijn, vooral wanneer iemand meerdere vergaderingen per week heeft of pas na langere tijd een opname wil terugzoeken. De Recap-app moet al die informatie op één plek samenbrengen.
De app toont opnames van de afgelopen dertig dagen en biedt daarnaast toegang tot bijbehorende onderdelen zoals transcripties en AI-gestuurde samenvattingen. Gebruikers kunnen zoeken in opnames, filters toepassen en meerdere vergaderingen terugkijken of laten samenvatten. Een opvallende functie is de mogelijkheid om podcastachtige AI-recaps te genereren, waarmee gebruikers vergaderingen op een andere manier kunnen doornemen.
Beschikbaarheid
Microsoft benadrukt dat de Recap-app vooraf in Teams wordt geïnstalleerd, maar niet standaard wordt vastgemaakt aan de linkerbalk. Gebruikers kunnen de app zelf opzoeken in de Teams-appstore en vervolgens vastpinnen bij hun apps. Zodra de functie beschikbaar komt, staat deze standaard ingeschakeld voor alle gebruikers.
Niet alle mogelijkheden zijn echter voor iedereen beschikbaar. Vergaderopnames en transcripties blijven toegankelijk volgens de bestaande machtigingen binnen Teams. AI-functies, zoals intelligente samenvattingen, audio-recaps en video-recaps, vereisen wel een Microsoft 365 Copilot-licentie. Daarmee blijft het verschil bestaan tussen basisfunctionaliteit en de uitgebreidere AI-laag die Microsoft steeds nadrukkelijker aan zijn zakelijke software toevoegt.
Teams
De Recap-app wordt naar verwachting eind volgende maand algemeen beschikbaar voor Teams-gebruikers op Windows, Mac en het web. Ondersteuning voor mobiele apparaten volgt later. Voor organisaties die Teams intensief gebruiken, kan de nieuwe app vooral tijdwinst opleveren. Niet omdat vergaderingen korter worden, maar omdat het terugvinden en verwerken ervan eenvoudiger moet worden.