ERP bestaat zo’n 25 jaar en is al die tijd niet wezenlijk veranderd. Er kwamen nieuwe modules voor CRM, HRM en wat dies meer zij, maar de kern bleef overeind. Tot nu. Ontwikkelingen als de cloud, big data en mobiel werken zorgen voor een ware revolutie. Een overzicht.
De snelheid van verandering ligt hoger dan ooit. Nieuwe bedrijfstakken ontstaan, bestaande industrieën maken grote veranderingen door. Bedrijven die zich niet snel aanpassen, zijn ten dode opgeschreven. Dat betekent dat organisaties ook nieuwe eisen gaan stellen aan ERP. De software moet flexibel zijn en kunnen meebewegen met de organisatie, allemaal zaken die tot voor kort niet vanzelfsprekend waren.
ERP-systemen vinden hun oorsprong eind jaren ’80, toen MRP-systemen (Material Resource Planning), die zich focusten op het master production schedule en voorraadbeheer, werden uitgebreid met functionaliteit op het gebied van finance. Toen daar begin jaren ’90 ook inkoop en verkoop aan werden toegevoegd en het concept Supply Chain Management zijn intrede deed, dook de term ERP op.
Geen maatwerk meer
Van alle softwarepakketten in een organisatie bestaat ERP misschien wel het meeste uit maatwerk. Niet gek, want het omvat alle primaire processen van een organisatie en die zijn vaak specifiek voor een bedrijf. Althans, dat werd lang gedacht. In werkelijkheid verschillen de processen tussen organisaties in dezelfde industrie eigenlijk niet of nauwelijks. Vandaar dat rond het jaar 2000 leveranciers allemaal kwamen met branchespecifieke versies van hun ERP-software, toegespitst op retailers, groothandels en diverse industriële takken van sport (automotive, farma, olie en gas, food).
Door deze pre-configuraties was weliswaar iets minder maatwerk nodig, maar verbannen werd dat allerminst. Geen wonder, implementatiepartijen verdienden daar immers goed aan en de afnemende bedrijven gingen graag mee in de veronderstelling dat ze uniek waren.
Daar komt een eind aan nu bedrijven na CRM en HRM ook hun ERP uit de cloud willen afnemen. Maatwerk stond al langer synoniem aan slecht onderhoudbaar en nauwelijks aanpasbaar, maar het vormt helemaal een blok aan het been als je ERP als SaaS wilt afnemen. ERP-leveranciers moeten de code dusdanig schrijven dat klanten in de configuratiemogelijkheden zoveel vrijheid hebben dat het altijd passend te maken is.
Snel aanpasbaar
Een ander kenmerk van ERP was dat de processen in beton werden gegoten. Niks snelle aanpasbaarheid, bij een ERP-implementatie legde je de manier van werken in feite voor jaren vast. En omdat in een ERP-pakket alles met alles samenhangt – daar ligt immers de grote meerwaarde van zo’n systeem – heeft een verandering in het ene deel van het systeem impact op veel andere plekken. Soms ook op plekken waarvan op voorhand niet helemaal duidelijk was dat die impact er zou zijn. Vandaar dat organisaties de situatie vaak maar hielden zoals die was, ook al zouden ze liever hun processen wijzigen.
Dat kan niet meer nu snelle aanpasbaarheid misschien wel het belangrijkste vermogen van iedere organisatie wordt. Tijdens een drie dagen durende World Conference in Boston ging IFS in op dit thema. Deze ERP-leverancier heeft de nieuwste versie van zijn software – Applications 9 – grotendeels opnieuw ontworpen om hieraan te voldoen. Het geheim van de smid is de gelaagde applicatie-architectuur, waar steeds meer ERP-leveranciers voor kiezen. Nu kende ERP al het onderscheid tussen de code, die de kernapplicatie vormt, en een laag waarmee je de software kan configureren. In de nieuwe software is ook de code zelf opgebouwd uit verschillende blokken. Hierdoor hebben aanpassingen in het ene blok geen gevolgen voor de rest van het bouwwerk. Het wordt dus veel eenvoudiger om aanpassingen te doen. Deze gelaagde architectuur heeft als extra voordeel dat de klant ondanks bepaald maatwerk toch eenvoudig kan upgraden naar een volgende versie van de software. Op die manier kan men tegen lage kosten meeprofiteren van eventuele nieuwe functionaliteit. Om dit allemaal nog eenvoudiger te maken gebruikt de leverancier bovendien 40 procent minder code. Het is een ontwerpprincipe dat steeds vaker door softwareontwikkelaars wordt toegepast en nu dus ook door ERP-leveranciers.
In-memory processing
Een andere steeds belangrijker eis aan een ERP-pakket is ingebouwde analytics. En dan hebben we het niet alleen over wat financiële consolidatie of traditionele BI, waarbij met name door de achteruitkijkspiegel wordt gekeken om te vertellen hoe het de afgelopen maand, het afgelopen kwartaal of het afgelopen jaar is gegaan. Maar het gaat ook over predictive analytics: op basis van huidige ontwikkelingen inzicht geven in welk scenario het meest waarschijnlijk is. En dat alles natuurlijk op een visuele manier middels staaf- en taartdiagrammen en wat dies meer zij. Om ervoor te zorgen dat dit alles tegen een acceptabele snelheid gebeurt, is in-memory processing een belangrijke eis geworden aan een ERP-pakket.
Analytische capaciteiten worden belangrijk nu steeds meer industriële organisaties gebruikmaken van sensoren om de status van allerhande apparatuur te meten. Sporveien, een organisatie die het onderhoud doet van de metro in Oslo, liet op het evenement zien hoe zij sensordata integreren in hun ERP-omgeving om zo beter te monitoren wanneer treinstellen onderhoud nodig hebben. Gerichter preventief onderhoud, een forse daling van het reactieve onderhoud en een hogere bezettingsgraad van de treinen zijn het resultaat.
“Wij kennen lange, strenge winters,” vertelt de manager van de onderhoudsafdeling. “Sommige storingen doen zich voor bij een temperatuur van -10 graden. In de werkplaats is het +10 graden, dus zijn die storingen er niet. Dat is best een uitdaging. Bovendien waren de storingen die machinisten melden vaak incompleet, incorrect of onduidelijk. Onze treinstellen zijn al langer uitgerust met sensoren. Die data gebruikten we voorheen pas als de treinstellen binnenkwamen voor onderhoud. Nu downloaden we die data real-time en we halen deze binnen in het ERP-systeem. Dat analyseert of er afwijkingen of mutaties zijn die kunnen duiden op slijtage. Aan de deuren zie je bijvoorbeeld dat ze langzamer open en dicht gaan, voordat ze echt kapot gaan. Door de sensordata te analyseren kun je dus voorspellen dat er een storing aankomt en kun je de trein proactief voor preventief onderhoud inplannen.”
Workflow
Het is voor Sporveien een voordeel dat deze analytics geïntegreerd in de ERP-omgeving plaatsvindt. Daardoor kan de organisatie in dezelfde omgeving ook de onderdelen bestellen die nodig zijn voor de reparatie. Het hele proces is geïntegreerd en voorzien van workflow. Daarmee komen we op een derde eis aan een moderne ERP-omgeving: geïntegreerde workflow-ondersteuning. Het is een onderwerp dat in de jaren ’90 korte tijd hot was, maar daarna weer in de vergetelheid belandde. Natuurlijk zijn er WFM- (workflow management) en BPM-systemen (business process management) voor workflow-ondersteuning, maar deze zijn nooit zo breed in gebruik genomen als ERP. Deels omdat het ‘weer een pakket erbij is’, terwijl de trend juist is om niet te kiezen voor best-of-breed, maar voor geïntegreerde systemen.
Workflow heeft een aantal belangrijke pluspunten. Het maakt processen voorspelbaar en zorgt ervoor dat er geen handelingen worden vergeten. Bovendien is er veel minder miscommunicatie, doordat informatie automatisch beschikbaar wordt gesteld aan de volgende schakel in de keten. Dit leidt tot kortere doorlooptijden, minder rework en daardoor tot een hogere medewerkerstevredenheid. De organisatie functioneert immers als een goed geoliede machine.
Spraakgestuurd of via wearable
Een vierde aandachtspunt bij de selectie van een ERP-pakket is de wijze waarop gebruikers informatie kunnen opvragen, toevoegen of wijzigen. Omdat productie, onderhoud en logistiek het hart vormen van iedere ERP-omgeving, kennen deze pakketten veel gebruikers voor wie het raadplegen van het systeem een hinderlijke onderbreking is van hun dagelijkse werk. Een onderhoudsmonteur of heftruckchauffeur heeft beide handen nodig voor zijn werk. Een computer raadplegen is een hinderlijke en tijdrovende onderbreking. De laatste jaren zien we niet voor niets de opkomst van mobiele ERP. Dat verbetert de situatie voor medewerkers al aanzienlijk, maar ben je monteur van windturbines, dan wil je toch liever niet, als je op tientallen meters hoogte aan een touw hangt, eerst je smartphone moeten pakken om bepaalde data op te zoeken. Daarom is er voor ERP gewerkt aan spraakbesturing en wearables. Zo is er een bril ontwikkeld met de naam Smart Eyeglass. Een ander concept dan Google Glass. Daar verschijnt de informatie in je ooghoek, maar de Smart Eyeglass gebruikt beide volledige brillenglazen voor een projectie van de gegevens midden in het gezichtsveld van de drager. Augmented reality via een slimme bril. Uiteraard kan de informatie ook worden gecommuniceerd via een smart watch.
Dergelijke technologie levert de meeste meerwaarde op als het wordt gecombineerd met spraakbesturing. Daarvoor is er nog een andere belangrijke gebruikersgroep: accountmanagers die veel onderweg zijn en die nu vaak levensgevaarlijke toeren uithalen met hun smartphone tijdens het rijden. In een demo is te zien hoe een verkoper in de auto via een spraakopdracht nog even snel de status van de laatste order en het betaalgedrag van de klant checkt, terwijl hij veilig zijn handen aan het stuur kan houden. De gesproken informatie die terugkomt kan desgewenst ook naar de smartphone of ander device worden gepusht.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Tot slot wordt het voldoen aan veiligheids- en milieueisen voor veel organisaties steeds belangrijker. In veel sectoren krijgen organisaties pas een ‘license to operate’ als ze voldoen aan strenge wet- en regelgeving. Denk maar aan de luchtvaart, de automotive of de olie- en gasindustrie. Het is geen onderwerp meer dat je er even naast doet. Je moet het embedden in je dagelijkse processen want anders werkt het niet. Denk aan het controleren van nieuwe leveranciers voordat ze worden opgevoerd in het supplier management systeem, het meetbaar maken van de ecologische footprint van verschillende productiemethodes en transportmodaliteiten of het melden van veiligheidsincidenten door medewerkers. Als dit losstaande processen zijn, dan kun je ze makkelijk vergeten. Maar richt je het proces zo in dat je nieuwe leveranciers pas kunt toevoegen aan je ERP-systeem nadat je hebt gecontroleerd of zij zich niet schuldig maken aan kinderarbeid of illegale wapenhandel, om maar eens wat te noemen, dan maak je het veel gemakkelijker voor je medewerkers om compliant te zijn. Hetzelfde geldt voor het melden van veiligheidsrisico’s door bijvoorbeeld productiemedewerkers. Als zij dat kunnen doen in het systeem waar ze dagelijks mee werken via een mobiel device, dan kunnen zij direct rapporteren als het risico zich voordoet. Moeten ze daarvoor een ander systeem opstarten dat niet draait op een mobiel device, dan is de kans veel groter dat ze vergeten het risico te melden, zeker als het gaat om iets kleins of in hun ogen iets onbelangrijks. Als een medewerker vergeet te rapporteren dat een brandblusser niet meer op zijn plek hangt omdat hij op het moment dat hij dit signaleert niet in het systeem kan, dan kan dit fatale gevolgen hebben. Het is dus van wezenlijk belang om dit soort dingen onderdeel te maken van het primaire proces en het daarin ook te automatiseren.
Best-of-breed of geïntegreerd?
De wereld om ons heen verandert sneller dan ooit en ERP moet mee veranderen als organisaties een ‘digital enterprise’ willen worden. Zaken als big data analytics, maatschappelijk verantwoord ondernemen en workflow zullen door veel bedrijven als best-of-breed worden aangeschaft en geïntegreerd met ERP, zoals we al jaren zien dat veel organisaties voor zaken als CRM, SRM of HRM gebruikmaken van specifiek voor dat doel ontworpen applicaties. Maar verlangt u op dit terrein geen specifieke functionaliteit, dan biedt integratie in de ERP-omgeving veel gemak en vaak aanzienlijke kostenvoordelen.
