Veel organisaties worstelen nog altijd met de vraag: Gaan we naar de cloud of blijven we trouw aan onze huidige on-premise configuratie? Anders dan veel cloud-providers ons willen doen geloven, is het antwoord niet zo eenvoudig. Vele afwegingen spelen namelijk een rol. Denk bijvoorbeeld aan de drie- of meerjarige begroting voor de licentiekosten.
De keuze voor een cloud-oplossing wordt doorgaans gepropageerd als een volledige overstap van on-premise naar de cloud. Je zou bijna gaan geloven dat er geen ‘gulden middenweg’ bestaat, de zogeheten hybride oplossing. Een combinatie van licenties voor cloud-applicaties met die voor on-premise systemen wordt zelden geopperd.
Laat staan een combinatie met tweedehands on-premise licenties. Het is spijtig dat hier zo weinig over bekend is, want gecombineerde en flexibele hybride licentiescenario’s – met tweedehands on-premise licenties in de mix – bieden optimale functionaliteit tegen de laagste kosten.
Helderheid
Stap één richting een weloverwogen keuze is om te analyseren wat de organisatie écht nodig heeft qua softwarelicenties of cloud-abonnementen. Wanneer dat in kaart is gebracht, kun je onderzoeken hoe je de maximale prestatie krijgt van jouw software tegen de laagste licentiekosten. Het spreekt voor zich dat je vooraf bepaalde andere zaken helder moet krijgen.
Hoe is de performance van de cloud-abonnementen? Voldoet alles aan de AVG richtlijnen, zodat ik bijvoorbeeld niet te maken kan krijgen met de datalek op een Azure database buiten de EU? Werkt alle third-party software wel goed samen met de cloud-licenties? Hoeveel kosten bespaar ik over de normale afschrijvingsperiode van een applicatie, of ben ik juist meer kwijt?
De cloud-kater
De voordelen van de cloud – mobiliteit en flexibiliteit – zijn genoegzaam bekend en bewezen. Nog altijd bestaat er een breed gedragen overtuiging dat de overstap naar de cloud, ongeacht de vorm waarin dat gebeurt, hoe dan ook kostenbesparend zou zijn.
Het is een feit dat veel bedrijven, denk aan startups, toegang krijgen tot schaalbare nieuwe technologieën, zonder dat ze daarvoor op voorhand een mega-investering hoeven te doen. Hierdoor is onze digitale economie uitgebreid met bedrijven die zich in branches kunnen begeven waar ze anders nooit toegang toe zouden hebben gehad. Maar naast de succesverhalen zijn er ook verhalen die een keerzijde laten zien.
De acceptatie van en de overgang naar de cloud verloopt niet voor iedere organisatie soepel. Nog los van andere problemen, is de migratie naar de cloud voor veel organisaties een onvoorzien grote kostenpost gebleken.
Recent onderzoek van Sungard Availability Services toont aan dat 81 procent van de bedrijven in het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Frankrijk en Zweden significante ongeplande cloud-uitgaven hebben moeten maken. Het onderzoek, gepubliceerd in een whitepaper, heet dan ook niet voor niets ‘The Cloud Hangover’. Er is niets mis mee om de vele voordelen die de cloud kan bieden, breed uit te meten. Maar om te voorkomen dat organisaties een echte cloud-kater krijgen, moeten ze tevens zicht hebben op de reële kosten die daarbij komen kijken, inclusief de kosten op langere termijn.
Verborgen kosten
Het inschatten van de basiskosten voor de aangeboden cloud-abonnementen is meestal een fluitje van een cent. Het zijn eerder de verborgen kosten die CIO’s de meeste hoofdpijn bezorgen. Deze verborgen kosten in de cloud zijn voor iedere organisatie verschillend.
Een en ander hangt samen met de complexiteit van de IT-services die een bedrijf aanbiedt, met het aantal verkopers dat zij daarvoor nodig hebben enzovoort. Uit het Sungard onderzoek blijkt dat er naast de organisaties die veel profijt hebben gehad van de cloud, ook bedrijven zijn die enorm teleurgesteld zijn over hun initiële implementaties.
Sommigen hebben er zelfs voor gekozen de technologie helemaal de rug toe te keren. Met betrekking tot het beheer van de cloud-omgeving moest 53 procent van organisaties uit Noord-Europese landen meer uitgeven dan oorspronkelijk gepland. Dat kwam onder meer omdat de implementatie uitdagender bleek dan verwacht. Het is duidelijk dat veel organisaties worstelen met het enigszins accuraat voorspellen van de lange termijnkosten van de cloud.
Advies
In onze praktijk als specialist in tweedehands- en cloud-oplossingen hebben we vrijwel dagelijks contact met organisaties die het spoor bijster zijn. Niet alleen is de druk van het on-premise ontmoedigingsbeleid hoog. Ook lopen de kosten steeds verder op, wat tot een worsteling leidt met begrotingen.
Daarnaast zien velen door de bomen – de complexe en half begrijpelijke licentiestructuren en -voorwaarden – het bos niet meer. Voor onze klanten vergelijken wij regelmatig datgene wat de leveranciers hebben geadviseerd met de daadwerkelijke licentiebehoefte.
Onze analyse leidt ons erg vaak naar de conclusie dat veel leveranciers adviseren ten gunste van hun eigen omzet. Daarbij heeft het gebrek aan de juiste informatie en het ontbreken van helderheid de interne besluitvorming geen goed heeft gedaan.
Te midden van al deze krachten – de extra kosten van de cloud, het oerwoud van licentieregeltjes, de twijfelachtige adviezen van leveranciers – staat er één ding als een paal boven water: de uiteindelijke keuze is geheel aan de klant.
Daarom is het zo belangrijk dat iedere CIO, CFO en CEO optimaal, eerlijk en volledig is geïnformeerd. Want zeg nou zelf, ga jij liever af op de bekende ‘blauwe ogen’, volg je liever de meute of kies je voor zekerheid?
Second opinion
Iedere euro die wordt bespaard op onnodig hoge licentiekosten kan zinvoller worden besteed, bijvoorbeeld aan innovatie. Met slim licentiebeleid kun je meer kosten besparen dan je zou vermoeden.
Daarbij kun je ook kiezen voor een combinatie van licenties van on-premise applicaties en cloud-oplossingen. Zoals uit bovenstaande blijkt, is het aan te raden om niet over één nacht ijs te gaan. Beoordeel zorgvuldig welke licenties nodig zijn. Is er écht wel sprake van incompatibiliteit, zoals vaak wordt gesuggereerd?
Een second opinion op de licentieadviezen van leveranciers is sterk aan te bevelen. Om optimaal gebruik te maken van alle licentiemogelijkheden is solide en onafhankelijk advies van groot belang.
Met de voordelen van de cloud en de kostenbesparing van tweedehands licenties kun je het beste van twee werelden krijgen. De mogelijkheden zijn legio. Voor praktisch iedere on-premise-oplossing zijn er tweedehands mogelijkheden. Bovendien kunnen de eventueel overtollig geworden licenties weer worden verkocht of ingeruild.
Voor meer informatie, zie www.licensepartners.nl
Over de auteur:
Raymond Lindemans is managing partner bij License Partners. License Partners begon in 2011 als pionier op het gebied van gebruikte Microsoft licenties en is daarin uitgegroeid tot marktleider in de Benelux. Inmiddels zijn ze ook officieel Cloud Service Provider.
