De noodzaak om een oprechte betrokkenheid bij MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen) te tonen beïnvloedt ongetwijfeld bedrijfsbeslissingen over de hele linie. (Bijna) elk bedrijf wil de efficiëntie van bedrijfsprocessen, de veiligheid van transacties, maar ook zeker de duurzaamheid verbeteren. En er zijn talloze manieren waarop dit kan worden gedaan.
Bij de koop en verkoop op de zakelijke markt komt veel communicatie tussen partijen kijken wat vaak resulteert in een zee van bedrijfsdocumenten in een willekeurig aantal formaten, opgeslagen op een willekeurig aantal locaties en geleverd op een willekeurig aantal manieren. De ene methode beter (voor het bedrijf en de wereld) dan de ander.
Papier elimineren met digitalisering
Wist u dat één enkele boom gemiddeld 10.000 vellen papier oplevert? Elk bedrijf weet maar al te goed hoe snel zakelijke documenten zich kunnen opstapelen. Met de uitwisseling van meer dan 1 miljard documenten per jaar via het FLOW Partner Automation platform worden zo meer dan 100.000 bomen bespaard op jaarbasis!
Met de afschaffing van papier komt ook de afschaffing van printen. Toner, inkt, en zelfs printers zelf, vereisen het gebruik van schadelijke chemicaliën tijdens het fabricageproces. Alles is tenslotte gemaakt van plastic. Elke tonercartridge stoot ruwweg 3,2kg C02 uit, en door hun samenstelling duurt het tussen 500 en 1.000 jaar voor zowel inkt- als tonercartridges zijn afgebroken. En hoewel 97% van elke cartridge recyclebaar is, belandt nog steeds meer dan 50% op de stortplaats.
Automatisering en duurzaamheid
Helaas werken de meer traditionele oplossingen voor documentuitwisseling – die vaak voor ongeveer voor de helft digitaal zijn – nog steeds met papier of zijn sterk afhankelijk van onveilige e-mailcommunicatie (of in veel gevallen een combinatie van beide).
Naast dat het gebruik van papier, toner en inktcartridges slecht is voor het milieu en niet bijdraagt aan de inspanningen van een bedrijf om de CO2-voetafdruk te verkleinen, betekent het gebruik van papier ook dat automatisering niet mogelijk is. Er zal altijd een mens aan te pas moeten komen.
Dit betekent dat deze oplossingen niet duurzaam zijn vanuit het oogpunt van efficiëntie. Dit geldt ook voor oplossingen waarbij niet noodzakelijk papier wordt gebruikt, maar gebruik wordt gemaakt van onbetrouwbare technieken voor gegevensvastlegging, zoals OCR (Optical Character Recognition – optische tekenherkenning, een technologie die wordt gebruikt om tekstkarakters in PDF-bestanden te herkennen en om te zetten in doorzoekbare en leesbare gegevens) – er dient altijd een mens bij betrokken te zijn, in welke vorm dan ook.
Beveiliging en compliance
80% van de cyberaanvallen vindt plaats via de supply chain en het vertrouwen op onveilige e-mail om transactiedocumenten uit te wisselen met zakenpartners maakt u kwetsbaar voor deze aanvallen. Daarom zijn deze gedeeltelijk digitale oplossingen ook niet duurzaam vanuit een beveiligingsstandpunt.
We kunnen daarnaast met zekerheid zeggen dat deze oplossingen niet duurzaam zijn als het gaat om compliance, zoals de noodzaak om te voldoen aan e-facturatieverplichtingen in Europa, of het vermogen om zich aan te passen aan verschillende EDI-standaarden in Noord-Amerika.
Kies voor 100% digitalisering
Het gebeurt niet vaak dat een initiatief zo veel vlakken beïnvloed als de digitalisering van documentuitwisseling, terwijl het tegelijkertijd een oplossing biedt om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren en te voldoen aan compliance, nu en in de toekomst. De resultaten zijn echter afhankelijk van de oplossing die u kiest.
Als u MVO en duurzaamheid bekijkt in de bredere zin en dit koppelt aan topprioriteiten die veel bedrijven hebben, volstaat een slechts gedeeltelijk digitale oplossing niet om deze prioriteiten te waarborgen. U kunt dit alleen bereiken met een 100% digitaliseringsoplossing die bedrijfsprioriteiten voor de lange termijn kan ondersteunen.
Ontdek hoe FLOW u hierbij kan helpen.
Lees ook:
- TIE Kinetix biedt zelfbediening e-facturatie oplossingen aan MKB
- Digitalization vs. digitization: Twee letters maken het verschil
