Binnen Nederlandse gemeenten hebben burgemeesters en wethouders elk hun eigen verantwoordelijkheidsgebied, wat ze aanduiden als hun portefeuille. Deze portefeuillehouders (PoHo’s) houden vergaderingen waarin ze onderwerpen binnen hun portefeuille bespreken. Dit gebeurt ook in de Gemeente Best.
Het voorbereiden van deze PoHo-vergaderingen was echter steeds een tijdrovende taak voor de managementassistenten van de Gemeente Best. Om deze uitdaging aan te pakken, werkten ze samen met Ictivity aan de ontwikkeling van een applicatie om het voorbereidingsproces te stroomlijnen. Claire van Schayk, verantwoordelijk voor bestuurs- en directieondersteuning, en Maurice Willemssen, informatiemanager bij de Gemeente Best, nemen ons mee in het verhaal achter de ontwikkeling van deze applicatie.
Oneindige informatieverzameling
Iedere week op maandag vinden bij de Gemeente Best de PoHo-vergaderingen plaats. Het bestuurssecretariaat plant de PoHo-afspraken in, de managementassistenten van de verschillende afdelingen zijn verantwoordelijk voor de agenda’s en inhoudelijke onderwerpen. “Het samenstellen van de agenda’s was voor de managementassistenten een taak die gemiddeld 24 uur per week in beslag nam”, vertelt Claire.
“Het vereiste rondmailen om agendapunten en bijbehorende bijlages op te vragen, puzzelen met het tijdschema en mensen achter de broek aanzitten. Oftewel, de informatieverzameling voor de PoHo-overleggen was veel werk en eigenlijk nooit af. “Er kwamen na de deadline op donderdagmiddag altijd nog wel wijzigingen”, aldus Claire. Dat moest anders. “Het liefst zodanig anders dat we een halve fte konden verminderen, zodat onze managementassistenten ook andere taken kunnen oppakken”, vult Maurice aan.
De PoHo-applicatie
Aangezien Ictivity bij de gemeente al rondloopt als managed services ICT-partner, was het een logische stap om met elkaar aan tafel te gaan voor een oplossing. Daar ontstond het idee voor een PoHo-applicatie. “Dat ging in goede samenspraak”, vertelt Maurice. “Samen met Ictivity, een wethouder, een managementassistent en een teamleider tekenden we het voorbereidingsproces van de PoHo-vergaderingen uit om alle losse handelingen inzichtelijk te maken. Met dat inzicht is Ictivity vervolgens aan de slag gegaan om te onderzoeken wat we konden automatiseren via een Power App-applicatie.”
Na een paar weken ontwikkelen, testen en bijschaven, was de PoHo-app geboren. In deze app kunnen 50 à 60 gebruikers binnen de gemeente nu zelf agendapunten invoeren en bijlages direct uploaden. En vol is vol. “De applicatie houdt automatisch bij hoeveel tijd er in de vergadering is gepland met agendapunten”, licht Claire toe. “Je kunt in principe niet meer inplannen dan de tijd dat voor iedere vergadering ingesteld staat, uitzonderingen natuurlijk daargelaten. Vervolgens maken we de agenda met één druk op de knop definitief en delen het in SharePoint, waarna de gebruikers van de app automatisch een mail ontvangen. De agenda is dan toegankelijk voor iedereen die deelneemt aan het PoHo.”
Snel en intuïtief
Ondertussen werkt de gemeente zo’n vijf maanden met de PoHo-applicatie en het loopt als een trein. Claire: “Ictivity bouwde iets moois voor ons. Onze collega’s zijn erg tevreden over het gemak waarmee een PoHo-vergadering nu ingepland wordt. Dat gemak ervaren onze managementassistenten ook. Dankzij de app hebben ze veel minder werk aan het organiseren van de vergaderingen. Waar ze er voorheen 24 uur mee bezig waren, doen ze het nu in drie uur.”
Maurice vult aan: “Hierdoor besparen we die halve fte. Dit geeft de productiviteit van onze managementassistenten een boost. Maar misschien nog veel belangrijker, de verantwoordelijkheid voor het juist agenderen van de PoHo’s lig bij onze collega’s. Ictivity’s applicatie is heel overzichtelijk en intuïtief, waardoor iedereen snapt hoe je ermee moet werken. Het proces is enorm versimpeld.”
Doorontwikkelen
De komende tijd staat verdere doorontwikkeling van de applicatie op het programma. “Ik zou graag een terugkeerpatroon voor het plannen van de vergaderingen terugzien in de applicatie”, vertelt Claire. “Ik plan de vergaderingen nu voor iedere week apart in met vaste aanwezigen, maar als er in die samenstelling wijzigingen ontstaan, dan moet ik het allemaal opnieuw handmatig doorvoeren. Daar zijn we nu mee bezig.” Maurice zou graag een archieffunctie ontwikkelen. “Als gemeente zijn we verplicht gegevens goed te archiveren. Ook in de PoHo-app staat veel informatie opgeslagen die archiefwaardig is, zoals bijlages en vergaderstukken. Het zou mooi zijn als we deze informatie direct vanuit de PoHo-app kunnen archiveren. Ik kijk ernaar uit om dit samen met Ictivity te gaan stroomlijnen.”
Lees ook:
- Effectief ontwikkelen met het low-code Power Platform: drie randvoorwaarden
- Managed Services integreren in je business: do’s en don’ts
