We weten inmiddels dat de maatregelen om COVID-19 onder controle te krijgen, de digitale transformatie wind in de zeilen heeft gegeven. Het is alleen de vraag of we ons werkelijk realiseren hoeveel beter we af zijn nu we vergaderen zonder in dezelfde ruimte te zitten.
Volgens Adam Preset, Senior Director Analyst van Gartner, bestaan er superkrachten die werknemers kunnen gebruiken om betere virtuele vergaderingen te houden. Volgens hem heeft het nieuwe normaal ons een geweldig cadeau gegeven. Voordat COVID-19 toesloeg, voorspelde Gartner dat tegen 2024 fysieke vergaderingen zouden zijn gedaald van 60 procent naar 25 procent. Oorzaken zouden zijn: werken op afstand en veranderende demografische gegevens van het personeel. “Digitale professionals hebben minder behoefte aan fysieke vergaderingen”, vertelt Preset. “Generatie Z ontmoet elkaar het liefst vanachter hun bureau, terwijl babyboomers elkaar nog steeds graag in de vergaderzaal ontmoeten. De verschillende voorkeuren variëren ook per werelddeel. Persoonlijke ontmoetingen behouden zeker hun waarde. We blijven dat ook doen, maar zij zijn niet langer de standaardmanier van vergaderen.”
Superkracht 1: Werkelijkheidszin
Augmented en virtual reality maken steeds meer deel uit van de huidige praktijk. Deze technieken kunnen letterlijk het landschap van de vergadering veranderen. Preset: “Vergader eens in een holografisch gemeentehuis, stap in een meeslepende productmarketingshow of gebruik 3D-platforms voor beurzen of conferenties. Ook voor trainingsdoeleinden kun je de werkelijkheid volledig naar je hand zetten. De sky is de limit.”
Superkracht 2: Versterkte zintuigen
Op kantoor zitten collega’s zelden recht tegenover elkaar. Ze staan naast elkaar voor een whiteboard of zitten ver weg van elkaar in de vergaderzaal. “In virtuele meetings kun je van face-to-face draaien naar face-to-face+”, vertelt Preset. “We zien elkaars lichaamstaal en andere non-verbale communicatie veel beter, en begrijpen elkaar daardoor sneller en vollediger. Het is natuurlijker, dynamischer en rijker; alsof we versterkte zintuigen hebben.”
Superkracht 3: Visuele helderheid
We zien elkaar uitstekend tijdens virtuele ontmoetingen, maar we hebben ook diverse hulpmiddelen glashelder in beeld. Preset legt uit dat we in plaats van rommelig gekrabbel op een whiteboard of de chaos van onleesbare post-its nu direct op ons scherm teksten, tekeningen, procesoverzichten, illustraties enzovoort kunnen zien. “Dit kan onzekerheid transformeren naar zekerheid. Er is minder ambiguïteit over iemands input.”
Superkracht 4: Gedachten lezen
Virtuele ontmoetingen zijn een speeltuin voor crowdsourcing. Hoe meer zielen hoe meer vreugd… “Experimenteer”, betoogt Preset. “Door iedere deelnemer te stimuleren om te delen wat zij/hij denkt of vindt, haal je de beste ideeën naar boven. Neem als ervaren gespreksleider de angst voor organisatiepolitiek weg, dring sociale veroordeling naar de achtergrond, neutraliseer de altijd-praters en geef de meer introverte deelnemers een stem, skip de agenda en begin met een vraag. Door reeds beschikbare technologie in te zetten, wordt de gespreksleider een held.”
Met deze vier superkrachten achter de hand, organiseer je de best denkbare virtuele meetings. Niemand is in dezelfde kamer, maar technologische hulpmiddelen is de dynamiek krachtiger dan ooit tevoren.
Lees ook:
- AV-abonnementsmodel versnelt digitalisering
- Blijven wapenen tegen security incidenten en datalekken
