Het optimaliseren van een organisatie moet starten vanuit het doel van de organisatie. Dit geldt tenminste voor iedere organisatie die producten of diensten tegen een geldelijke vergoeding levert. Maar geldt dit ook voor organisaties met informatieverwerking als primair proces? Het doel van dit soort organisaties is ‘het leveren van informatie’. Maar ligt dit doel niet op een te laag niveau? Moeten we deze informatie zien als dienst? Of moeten we op zoek naar het doel waarvoor deze informatie wordt geproduceerd? Een voorbeeld met het inkomstenbelastingsysteem laat zien dat dit laatste verstandig is.
Wat is eigenlijk het doel van het inkomstenbelastingsysteem? Het produceren van aanslagen zodat belastingplichtigen weten hoeveel inkomstenbelasting zij moeten afdragen? Of moeten we kijken naar het achterliggende doel? Dus ‘het zorgdragen voor een rechtvaardige verdeling van een deel van de overheidskosten over belastingplichtigen op basis van inkomen en vermogenspositie’.
Momenteel ziet vrijwel iedereen de belastingdienst als een informatieverwerkende organisatie die onder meer een dienst levert in de vorm van aanslagen. De wet- en regelgeving bepaalt exact aan welke eisen deze dienst moet voldoen. Daaraan kan de belastingdienst niet tornen. Dit betekent dat de belastingdienstorganisatie vastzit aan een primair informatiesysteem (de aanslagbepaling zelf) waarvan de functionele en soms ook nog technische specificaties grotendeels vastliggen in de wet. De enige optimalisatie die mogelijk is, is een zeer uitgebreide secundaire informatievoorziening, zodat aan alle eisen uit de wet rond de bepaling van de aanslag kan worden voldaan. Gezien de grote volumes die verwerkt moeten worden en de eisen wat betreft een tijdige en juiste aanslag, vormt dit een complex geheel.
Belastingdienst versus fabriek
Vergelijken we de vooruitgang bij de belastingdienst met die in een fabriek, dan zien we dat bij de fabriek de lopende band is ingevoerd (belastingdienst: werkstroombesturing in de vorm van een secundair informatiesysteem) en dat er veelal robots zijn ingezet (belastingdienst: geautomatiseerd registreren van gegevens, berekenen en presenteren). Maar nu zijn er inmiddels 3D-printers (vergelijk: internet en e-mailvoorzieningen) gekomen. Hoe moet de fabriek deze mogelijkheid inpassen in zijn productieproces? De lopende band en de robots de deur uit? Er is een totaal nieuw ontwerp nodig van het fabricageproces. Anders kun je niet optimaal profiteren van deze nieuwe technische mogelijkheid.
Wat gebeurt er bij overheidsorganisaties? De mogelijkheden van internet worden vooral in de secundaire informatiesystemen ingezet. De burger krijgt ondersteuning bij het registreren van zijn aangifte (VoorIngevuldeAangifte). Voor belastingambtenaren zijn er kennissystemen gekomen, waarmee fraudebestrijding kan worden ondersteund. Maar hoe zit het met het primaire informatiesysteem? Aan de aanslagberekening kan niets worden gewijzigd. Dan moet eerst de wet- en regelgeving worden aangepast. Juist daar zijn zeer veel voordelen te behalen. Veel secundaire informatieprocessen moeten in stand gehouden worden om eerder gemaakte keuzes in de wet recht te trekken. Deze keuzes waren destijds nodig vanwege de technische beperkingen. Inmiddels weten we dat zonder vereenvoudigingen in de wet- en regelgeving er geen structurele vereenvoudiging van de complexiteit mogelijk is. Het verstandigste zou zijn: ontwerp het primaire informatiesysteem opnieuw, uitgaande van de huidige, vrijwel onbeperkte technische mogelijkheden.
Historisch perspectief
De wet- en regelgeving is ontstaan in een tijd dat er nog werd afgerekend met contant geld en er uitsluitend informatie op papier kon worden verwerkt. Op basis van deze technische beperkingen is destijds een informatiesysteem gemaakt. Die door de technische beperkingen bepaalde functionaliteit is voor een groot deel rotsvast in wet- en regelgeving vastgelegd. Inclusief alle uit deze beperkingen voortvloeiende problemen voor rechtvaardigheid en alle wetswijzigingen die daarna zijn gedaan om onrechtvaardigheden weer recht te trekken. Een voorbeeld hiervan is het jaarlijks bepalen van inkomsten en uitgaven. Als iemand over de jaren heen sterk wisselende inkomsten heeft, kan dit in ons progressieve belastingstelsel heel nadelig uitpakken. Allerlei regeltjes zijn er dus bedacht om deze onrechtvaardigheid recht te trekken. En juist deze zaken maken het belastingsysteem bijzonder complex en arbeidsintensief. Hoogste tijd dus om het primaire belastingsysteem volledig opnieuw functioneel te ontwerpen, uitgaande van de huidige technische mogelijkheden. Want is het nu echt nodig om jaarlijks de belasting te bepalen? Is het misschien zelfs mogelijk om voor vrijwel iedereen uitsluitend van voorheffingen uit te gaan? Bijstelling middels communicatie via internet is continu mogelijk. Misschien is zelfs een soort rekening-courant tussen de belastingdienst en de belastingplichtige een perfecte toekomstige oplossing. Dus heel verstandig om eens, zonder rekening te houden met technische beperkingen, de werkelijke functionaliteit vast te leggen. En dan eens te kijken wat daarvan gerealiseerd kan worden en hoe dit in de wet- en regelgeving moet worden verwoord. Een hele omslag in het denken. Wie durft de uitdaging aan? Wie durft vanuit het hoofddoel en de doelen van de secundaire informatiesystemen het totaal te decomponeren en functioneel te beschrijven met behoud van alle onderlinge relaties op elk niveau? Het zal niet meevallen, maar wat een overzicht en inzicht zal er daarna zijn. En wat een mogelijkheden om de organisatie met bijbehorende informatievoorziening te optimaliseren.
Meer mogelijkheden?
Wat voor de inkomstenbelasting geldt, geldt waarschijnlijk voor alle organisaties die informatie produceren op basis van wet- en regelgeving. Misschien is het zelfs beter om van een nog hoger doel uit te gaan: ‘Het zodanig bijsturen van de geldstromen binnen Nederland dat iedereen beschikt over voldoende financiën om in zijn minimale basisbehoeften te voorzien en tevens de kosten van de overheid kunnen worden betaald. En dat allemaal op een door de democratie geaccepteerde wijze’ (afgeleid uit artikel 25 van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens). Genoeg uitdagingen dus. Maar wat zou het fijn zijn, als we dan ook af zijn van alle toeslagen, AOW, ANW, basiszorgverzekering en bijstandsuitkeringen. Wat een besparing! Is dit toekomstmuziek? Of kunnen we hiermee beter nu al rekening houden?
