Product Informatie Management bij De Mandemakers Groep: PIM vergroot efficiency en verhoogt sales
Data is de nieuwe olie. Evenals ruwe olie moet ook data eerst worden behandeld voordat deze echt kan worden ingezet. De Mandemakers Groep (DMG) implementeerde een Product Informatie Management (PIM)-systeem. Dit zorgt ervoor dat alle winkelformules dezelfde productinformatie tot hun beschikking hebben en dat leveranciers hun data maar één keer hoeven aan te leveren. Een kijkje achter de schermen bij dit businessproject.
“IT is een facilitator, maar dit is echt een project van de business”, maakt Frans Bouwmeester meteen duidelijk. Hij is Hoofd Keukens & Badkamers bij DMG. Dit familiebedrijf exploiteert verschillende formules, waaronder Brugman Keukens & Badkamers, Piet Klerkx, Montel, Sanidirect en Keukenconcurrent. Het bedrijf heeft 500 fysieke winkels in Nederland, België en Duitsland. Daarnaast hebben de meeste formules ook een webwinkel.
Bouwmeester: “Toen e-commerce opkwam in onze branche hebben wij een eigen PIM ontworpen dat diende als systeem om de websites te voorzien van informatie. We konden het niet gebruiken om andere kanalen te voorzien van informatie. Voor onze verkoopgidsen gebruikten we weer een ander systeem.” De leveranciers hadden geen toegang tot deze databases. Zij leverden hun informatie op verschillende manieren en bestandsvormen aan. Een team op het bedrijfsbureau zorgde ervoor dat deze informatie op de juiste manier in het PIM en de andere databases terechtkwam.
Geen businesscase
Er kwam steeds meer druk om alle productinformatie centraal te ontsluiten. Bouwmeester: “Anderhalf jaar geleden besloten we de markt op te gaan voor een PIM. Om het systeem op de juiste manier in de organisatie te laten landen, hebben we een externe projectmanager aangetrokken. Er zijn namelijk veel verschillende afdelingen bij betrokken: de afdeling die verantwoordelijk is voor het samenstellen van de assortimenten, het bedrijfsbureau, e-commerce, marketing, ICT en last but not least: onze leveranciers.”
Vorig jaar zomer ging de organisatie live met een basisimplementatie van Informatica Product360. Het project was gestart zonder uitgewerkte businesscase. Een goede zet, denkt Bouwmeester. “Het is heel lastig om vooraf de voordelen te kwantificeren. Iedere businesscase klopt na verloop van tijd niet meer. Wij waren ervan overtuigd dat het fundament onder productinformatie moest worden verstevigd, omdat informatie vandaag de dag een belangrijke concurrentiefactor is geworden. Klanten verwachten in hun customer journey heldere informatie. Bovendien kunnen we de operationele efficiency verhogen als we met één centrale productdatabase werken.”
Supplier portal
Het systeem is eerst uitgerold bij de e-commerce specialisten en de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het uploaden van productinformatie in ERP. De volgende stap was om de eerste leveranciers aan te haken op de supplier portal. Dat is een traject op zich, vertelt Bouwmeester. “Sommige leveranciers reageren heel enthousiast. Dat zijn de meer ‘data-driven’ bedrijven die zelf ook al met een PIM werken of interesse hebben in dit onderwerp. De meeste leveranciers zijn echter in hun gedachtegang nog niet zo ver en wachten af.”
Met vier pilotleveranciers testte DMG het onboarding-proces. Zij kunnen verschillende dataformaten importeren, waaronder PDF, Excel en hun eigen ERP-systeem. Bouwmeester: “Het datamodel gebruikt de ETIM-ketenstandaard voor bouw en installatie, waardoor Informatica Product360 de producten automatisch kan classificeren.”
Op dit moment leveren tien leveranciers hun productinformatie via de supplier portal aan. Een aantal dat snel gaat groeien, verwacht Bouwmeester. “Datamanagement was lange tijd niet sexy, maar het tij begint nu te keren. Iedereen ziet dat productdata waarde hebben, dat het de levensader van hun organisatie is. Een PIM biedt een manier om die waarde ook te ontginnen.”
Voordelen
De waarde van het nieuwe PIM ligt voor DMG in de eerste plaats op het gebied van e-commerce. “We kunnen nu makkelijker meer producten uploaden op de verschillende websites”, zegt Bouwmeester. “Tegelijkertijd kunnen we die producten voorzien van meer en betere informatie, waardoor onze online sales is gestegen.” Een ander belangrijk voordeel is de kortere time-to-market van nieuwe producten. “Onze 200 leveranciers sturen ons regelmatig updates over hun assortiment. De verwerking daarvan liep wel eens wat achterstand op. Nu bepalen leveranciers zelf wanneer welke informatie beschikbaar moet zijn.”
Het bedrijf onderhoudt nu nog slechts één productdatabase die informatie pusht naar alle online en offline kanalen. Door gestandaardiseerde checks is de datakwaliteit ook nog eens verbeterd.
Een laatste voordeel is dat de winkelformules van DMG hun klanten nu betere offertes en bevestigingen kunnen sturen, met uitgebreidere productinformatie daarin. Bouwmeester: “Voorheen kwam de productinformatie op die documenten uit ons interne ERP-systeem met niet erg klantgerichte productbeschrijvingen. Nu bevat een offerte of order informatie die relevant is voor de klant.”
Hoewel DMG pas aan het begin staat van een lange reis, is het project nu al succesvol. “We zijn ambitieus en nog lang niet tevreden, maar stap voor stap halen we meer businesswaarde uit PIM. Hoe meer leveranciers we aanhaken en hoe meer afdelingen bij ons intern ermee gaan werken, hoe groter de vruchten die we zullen plukken”, besluit Bouwmeester.
De meerwaarde van een PIM voor groothandels
Saint Gobain Distribution, leverancier van onder andere het merk Galvano, is een van de eerste gebruikers van de Supplier Portal van DMG. Ron Kessels beargumenteert: “Als groothandel kun je je voornamelijk onderscheiden op het vlak van de customer journey. Onze klanten houden niet van calculatie, facturatie enzovoort. Ze verkopen en installeren liever een keuken of een badkamer. Daarom leveren we hen een calculatietool of een tool die controleert of ze alle materiaal hebben om een bepaalde klus uit te voeren. Wij hebben zelf ook een PIM geïmplementeerd, zodat we alle data rondom een product eenmalig kunnen vastleggen. Omdat klanten meer en betere informatie hebben, bestellen ze minder vaak het verkeerde product. Bovendien bestellen ze dankzij onze materiaalcontrole-tool meer producten erbij, zoals bevestigingsmaterialen.” Het resultaat is 25 procent minder retouren in de online bestelde producten en een 21 procent hogere gemiddelde orderwaarde door cross sell.
