Steeds meer gemeenten stappen over naar het documentmanagementsysteem van Alfresco. De reden is simpel. Alfresco biedt meer functionaliteiten dan de traditionele documentmanagementsystemen. Inmiddels zijn 70 van de 390 gemeenten over. “En ik verwacht dat dat aantal blijft groeien”, aldus Tahir Malik van Contezza, specialist in de technische en functionele migratie van Alfresco. “Op termijn werkt de helft van alle Nederlandse gemeenten met Alfresco.” Een gesprek met de klant, de aannemer en de uitvoerder over het online beheer van documenten.
Eerst naar de gemeente Steenwijkerland. Deze gemeente in Overijssel werkt inmiddels met Alfresco. Aan Danny Gorter, projectleider Documentair InformatieManagement (DIM) de vraag wat volgens hem de volgende stap is in de ontwikkeling van documentmanagementsystemen. “Dat de gemeentenecretaris niet meer een officiële klap hoeft te geven op het besluit of documenten kunnen worden vernietigd”, hoopt hij. Anders gezegd. De projectleider kan technisch niet iets bedenken wat hij mist aan het documentmanagementsysteem Alfresco. Gorter heeft het graag over de ‘poortjes’ van Alfresco. Als voorbeeld noemt hij de aanvraag voor een omgevingsvergunning. Meerdere partijen moeten daar wat van vinden. Ook derden, zoals de brandweer. “Eigenlijk zetten we op zo’n moment een poortje van Alfresco open voor de brandweer en als de vergunning klaar is, dan kan het poortje weer dicht.”
Brandweerman komt niet in huiselijke geweld-dossiers Het klinkt zo simpel, maar dat is het niet, weet Gorter. “Die poortjes komen heel precies, want je wilt niet dat de brandweerman die bezig is met de omgevingsvergunning ook in de huiselijk geweld-dossiers kan rondkijken. En dat met die poortjes dat kan Alfresco echt heel goed’, complimenteert Gorter het documentmananagementsysteem (DMS). Dus even je wachtwoord en login doorgeven aan de freelancer die vorige week werd ingevlogen is er niet bij? Gorter lacht al bij het idee. “Dat gaat echt niet lukken. Ze zijn NEN en ISO-gecertificeerd. Die normering krijgen ze niet voor niets. Ook de NASA werkt met Alfresco. En die werken er niet mee omdat het van een B-supermarkt vandaan komt.”
‘Zie Alfresco als motor onder de software’ Steenwijkerland kwam in aanraking met Alfresco via Green Valley. Dit bedrijf uit Delft won acht jaar geleden een aanbesteding bij een groep gemeenten verenigd in GovUnited om de websites, de zaaksystemen en de documentmanagementsystemen te leveren en in te richten. Bob van der Horst, director sales & marketing van Green Valley weet nog wel dat ze er serieus over hadden gedacht om zelf de software voor het DMS te bouwen. “Daar zijn we redelijk snel vanaf gestapt”, bekent hij. “In de eerste plaats is Alfresco open source. Het is gratis en overal te gebruiken. Zie het als de motor onder de software. Daarnaast is het wereldwijd een bewezen oplossing en nog belangrijker: Alfresco doet méér dan gemeenten vragen. Alfresco archiveert niet alleen, maar integreert ook prima met het Green Valley zaaksysteem en biedt bijvoorbeeld ook allerlei extra mogelijkheden zoals samenwerking in projecten.” De eerder genoemde poortjes van Danny.
De beweging naar de Cloud is ingezet En de toekomst? Van der Horst voelt in gemeenteland de spanning als het gaat om documenten ‘buiten de deur te zetten.’ “Je ziet nu de beweging naar de Cloud. Een beweging die volgens mij niet tegen te houden is. De veiligheidseisen worden steeds strenger. Dat is voor een individuele gemeente bijna niet meer behappen. De hosting in de cloud zetten is een effectief middel om de gemeente te ‘ontzorgen’ en dit neer te leggen bij een professionele partij met veel kennis waarbij ook de beveiligingsaspecten goed zijn geborgd.” En daarnaast ziet Van der Horst nog een uitdaging voor gemeenten. “Medewerkers zelf blijven opleiden is een flinke klus. Laat staan of je mensen naar de gemeenten krijgt met die specialistische kennis die nodig is.”
Alfresco kost tijd en inspanning
Alfresco loopt nu in bijvoorbeeld de gemeente Steenwijkerland. Contezza zorgde voor de juiste technische en functionele migratie van Alfresco. Contezza heeft ruime ervaring in de migratie van systemen als Verseon, Corsa, Decos en Docman naar Alfresco. Tahir Malik, partner bij Contezza is direct heel duidelijk. “Zo’n overgang naar Alfresco moet je niet zien als ‘Doe mij maar Alfresco en bel even na twee jaar hoe het er mee gaat’. Was het maar waar”, lacht hij. “Het kost tijd, energie en inspanning om over te gaan.” Danny Gorter kan niet anders dan de woorden van Tahir beamen. “Je kunt nog zo’n goed product hebben, maar de afspraken en inrichting er omheen zijn zeker net zo belangrijk.”
Binnen vier maanden up and running Het duurt zo’n twee maanden om technisch gezien over te kunnen. “Analyse, data overpompen, conflicten eruit halen, lijntjes trekken, mapjes maken, testen en controleren”, somt Tahir op. En dan duurt het nog twee of drie maanden voor de functionele overgang. “Dat ligt natuurlijk aan de wensen. Daar moet en mag de klant input leveren.” Steenwijkerland draait inmiddels en richt zich nu op ‘substitutie’. Met andere woorden: Ze nemen afscheid van het papieren archief.
En daarna? Is het dan de beurt aan de gemeentenecretaris zoals Danny in het begin zei? Technisch kan het, weten alle partijen, maar het is aan de politiek om de gemeentewet zo aan te passen dat Alfresco echt al het werk kan doen.
