De cloud is al een tijdje bezig met een opmars. Ook door steeds meer bedrijven wordt de cloud omarmd. Met als gevolg dat het papiergebruik afneemt. Boekhouden in de cloud was al een aantal jaren populair, maar declareren in de cloud was voor veel bedrijven minder belangrijk.
Hier komt nu verandering in. Declaratiesystemen in de cloud worden steeds populairder. Deze oplossingen bestaan uit een declaratie app en een koppeling met het ERP- of boekhoudpakket. In de app fotografeer, declareer en accordeer je eenvoudig declaraties en zakelijke kilometers.
Waarom kiezen voor een digitale declaratie oplossing?
Declareren in de cloud zorgt voor wel 70% tijdsbesparing op het verwerken van declaraties. Medewerkers dienen hun bon in via de app, waarna managers deze kunnen goedkeuren in hun dashboard. Dit maakt declareren in de cloud een stuk sneller, dan wanneer bonnen handmatig goedgekeurd moeten worden.
Naast een hoop tijdsbesparing, werkt een declaratieoplossing in de cloud een stuk gebruiksvriendelijker. Handmatig bonnen overtypen is namelijk niet meer nodig. Bovendien raak je bonnen nooit meer kwijt, aangezien deze 10 jaar opgeslagen blijven in de cloud. In deze jaren blijven deze bonnen bovendien beschikbaar voor eventuele audits.
De betere declaratiesystemen beschikken daarnaast over de mogelijkheid om zakelijke ritten, middels een Google Maps integratie, vast te leggen. Hierdoor kunnen kilometers eenvoudig gedeclareerd worden.
Koppel de cloudoplossing met je huidige software voor een efficiënte verwerking
Koppel het declaratiesysteem met je huidige ERP- of boekhoudsoftware om het maken van boekingen te automatiseren. Deze integratie gebeurt middels een API-koppeling, waarna de cloudoplossing in jouw bestaande bedrijfssoftware te gebruiken valt.
Mocht jouw bedrijfssoftware de API-koppeling niet ondersteunen, dan valt er vaak te werken met slimme import-export bestanden. Stamgegevens omtrent kostenplaatsen, grootboekrekeningen en meer kunnen daarbij worden uitgewisseld.
Op deze manier maak je een eind aan het tijdrovende, kostbare en onoverzichtelijke proces genaamd handmatig declareren. Met een koppeling worden goedgekeurde declaraties namelijk direct doorgeboekt naar het ERP- of boekhoudpakket.
Het gemak van een cloudoplossing
Het gemak is een van de hoofdredenen waarom diverse bedrijven overstappen naar een declaratie oplossing in de cloud. Medewerkers dienen declaraties in door het maken van een foto van de bon. Deze wordt door middel van scan en herken techniek in de app gelezen en vervolgens omgezet naar bruikbare data.
Fraude bij handmatige declaraties komt bovendien vaker voor dan nodig. Dit probleem wordt opgelost door gebruik te maken van een declaratiesysteem in de cloud. Alle declaraties staan namelijk op één plek. Er kunnen business rules worden toegepast. Daarnaast wordt automatische fraudecontrole om dubbele- of gefotoshopte declaraties te herkennen ingebouwd.
Kortom, de overstap naar een cloudoplossing brengt diverse voordelen met zich mee. Hier wil je zo snel mogelijk van profiteren!
Lees ook:
- De voordelen van factuurverwerking in de cloud
- Meer dan kwart van Nederlanders nog steeds bang voor de cloud
