In deze bijzondere tijden wil iedereen zijn steentje bijdragen. Daarom besluiten nu veel bedrijven, waaronder ook ICT-bedrijven, gratis diensten ter beschikking te stellen, zodat bijvoorbeeld scholen remote les kunnen geven en meer mensen thuis kunnen werken.
Dat is heel mooi, maar waar moet je op letten als je dat overweegt? Onze jurist Sylvia Huydecoper geeft vier tips.
1. Sluit een normale overeenkomst met je klanten
Als je overweegt om diensten in deze tijden gratis of met korting aan te bieden, dan kun je daar als ondernemer natuurlijk voor kiezen. Het is een mooi gebaar in deze tijden. Maar zorg er wel voor dat je het juridisch goed regelt. Sluit een normale overeenkomst, zoals je dat altijd doet met je (nieuwe) klanten.
Zorg dus ook dat je de standaard bijlagen zoals licentievoorwaarden, een SLA, je verwerkersovereenkomst of je algemene voorwaarden meestuurt en van toepassing verklaart op je overeenkomst. Je wilt tenslotte voorkomen dat als er iets mis gaat, die klanten die toch al gratis diensten kregen, een schadeclaim bij je neer kunnen leggen. Het is dus ook bij gratis diensten van belang om te zorgen dat de klant je algemene voorwaarden accepteert.
2. Benoem het kortingstarief
Geef in je overeenkomst aan dat je de diensten tegen 100% korting (of een ander kortingstarief) levert. Zeg dus liever niet dat het gratis is, maar geef je normale tarieven aan en zeg hoeveel korting je geeft.
Hiermee onderstreep je dat de dienst een waarde vertegenwoordigt en dat men gedurende een specifieke periode (zie tip 3) minder of niets hoeft te betalen.
3. Benoem de periode van korting in je overeenkomt
Denk ook na over hoe lang je korting geeft en neem de periode op in je overeenkomst. Geef ook aan wat er na die periode gebeurt. Loopt de overeenkomst stilzwijgend door en krijgt de klant dan ineens wel een factuur of houdt de dienst vanzelf op en moet de klant actie ondernemen om die te behouden? Om na de crisis discussie te voorkomen, kun je dat beter nu duidelijk aangeven.
4. Ga na of je toeleveranciers ook mee willen doen
Over de uren van je eigen mensen of je eigen software kun je als ondernemer zelf beslissen, maar over de uren van ingehuurd personeel natuurlijk niet. Als je voor je diensten software gebruikt van derden, ga dan na of je die software gratis mag inzetten. Niet iedereen zal even ruimhartig zijn als jij nu wilt zijn.
Kortom, diensten ‘weggeven’ is een mooi idee, maar zorg dat het juridisch verder een normale overeenkomst is om later discussie of problemen te voorkomen.
Tech tegen corona
De tips van NLdigital komen samen net het Initiatief Tech tegen Corona van een aantal Nederlandse techbedrijven dat kosteloos steun biedt in strijd tegen het coronavirus. Het samenwerkingsverband draait net een dag en heeft al zeker tien bedrijven en steun van de overheid.
Woensdag vond een online ontmoeting plaats tussen techbedrijven en ambtenaren. Daarbij waren ook Kamerleden aanwezig. De eerste initiatieven zijn al gestart.
De bedoeling is dat overheden, hulpverleners, zorgverleners en ziekenhuizen kosteloos gebruik kunnen maken van de kennis, kunde en algoritmes van deze bedrijven. Zo deed Cybersprint samen met onderzoeksjournalist Huib Modderkolk onderzoek naar nep-RIVM websites. Ook werden ‘covid-19’ malware-aanvallen tegen ziekenhuizen onderzocht. Beide partijen boden de ziekenhuizen ook meteen aan om te helpen met bescherming daartegen.
