STMR is een organisatie in beweging. Daarbij hoort een flexibele ict-omgeving, vindt Manager Bedrijfsbureau Peter van der Wee. Hij nam enkele jaren geleden de beslissing om de gehele omgeving, van infrastructuur tot software, te migreren naar de cloud. Dat biedt nu grote voordelen.
STMR biedt diensten aan op het gebied van welzijn, wonen, (thuis)zorg en services direct bij de mensen thuis of in de eigen wijk, in de regio Rivierenland, Bommelerwaard, de Betuwe en de gemeenten Leerdam en Arnhem. Zoals in vrijwel alle care-organisaties het geval is, is die dienstverlening sterk in beweging en ontwikkeling. ICT kan daaraan een bijdrage leveren.
Peter van der Wee heeft een lange staat van dienst in de IT. Toen hij dertien jaar geleden bij STMR in dienst trad, schrok hij van de mate van automatisering. “De jaren daarvoor had ik veel projecten gedaan bij onder andere financiële instellingen. Die kennen een heel hoge automatiseringsgraad. De overgang naar de zorg was behoorlijk groot”, lacht hij. Toch was het een bewuste keus: “Ik kon alles vanaf de basis opbouwen, ik had niet te maken met legacy.”
De eerste jaren bouwde hij aan een ict-afdeling die de eigen infrastructuur en de daarop draaiende applicaties in de lucht moest houden. Dat viel niet altijd mee. “Wij zijn te groot voor het servet en te klein voor het tafellaken. Je hebt een goede ict-afdeling nodig, maar je hebt op de arbeidsmarkt een enorme achterstand ten opzichte van sectoren als finance of retail. Zie maar eens de goede mensen aan te trekken, dat lukt haast niet. Daarom hadden we continu veel inhuur.”
Een ander probleem was de forse investeringsdruk. “Als je de volledige infrastructuur in eigen huis neerzet, dan vraagt dat nu eenmaal om grote investeringen”, schetst Van der Wee. “In tijden dat de ontwikkelingen op ict-gebied niet zo snel gaan, houd je het tempo wel bij. Ik voorzag toen al dat de mogelijkheden van ICT in de zorg alleen maar groter zouden worden. En dat we op enig moment achter de feiten zouden aanlopen als we dit nog zelf zouden blijven doen.”
Zoektocht
Vijf jaar geleden, in een tijd dat vrijwel niemand een goed beeld had bij wat ‘cloud’ nu eigenlijk betekende, keek Van der Wee al naar het buitenshuis zetten van de volledige ict-omgeving. “We gingen werken met de SaaS-applicatie van Nedap. Dat was het moment om te zeggen: als onze belangrijkste zorgapplicatie niet meer in ons eigen datacenter draait, moeten we dan nog wel een eigen datacenter hebben?”
Omdat er strubbelingen waren met de ict-leverancier, ging Van der Wee gesprekken aan met diverse partijen. Eén daarvan was Axians. “Al snel ging het gesprek over hoe ICT de kwaliteit van zorg zou kunnen verbeteren en de efficiency verhogen. Zij verdiepten zich in onze processen en onze uitdagingen, zonder meteen over hun aanbod te praten. Dat triggerde mij om verder het traject in te gaan.”
Dat traject werd een zoektocht voor beide partijen. Immers, de cloudmarkt was nog lang niet zo uitgekristalliseerd als vandaag de dag. Gelukkig was er één helder aanknopingspunt: het feit dat het grootste deel van de infrastructuur was afgeschreven. Het stond voor Van der Wee vast dat STMR daarin niet langer zelf zou moeten investeren. “Maar daarmee ligt er nog geen kant-en-klaar model voor een dienstverleningsovereenkomst”, zegt Van der Wee. “Je hebt het immers over een heel nieuw inkoopmodel.”
Best value procurement
Dat nieuwe inkoopmodel kan nog het best omschreven worden als Best Value Procurement (BVP). Bij dat BVP beschrijf je als klant alleen wat je wilt hebben (de functionaliteit), het hoe laat je over aan de leverancier. Je maakt tevens afspraken over de inspanning die de leverancier moet doen om zijn dienstverlening stap voor stap te verbeteren, maar je weet van tevoren nog niet wat het resultaat daarvan gaat zijn. Vandaag de dag zijn er diverse op BVP geschoeide inkoopmodellen ontwikkeld die als blauwdruk kunnen dienen, vijf jaar geleden was daarvan nog geen sprake. Van der Wee: “We moesten samen met Axians het wiel uitvinden. Onze concerncontroller, de Raad van Bestuur en ik hebben open gesprekken gevoerd met Axians. Alle kaarten lagen op tafel, we hielden niets tegen de borst. Die openheid en dat vertrouwen is nodig als je een dergelijk traject tot een succes wilt maken.”
Natuurlijk zijn er pittige gesprekken geweest over thema’s waar beide partijen moeilijk tot overeenstemming kwamen. “Maar door steeds vanuit een gezamenlijk doel te redeneren, kwamen we tot goede oplossingen naar beider tevredenheid. Als een leverancier er een uurtje-factuurtje-mentaliteit op nahoudt, dan gaat dit niet werken. Het werkt ook niet als ze één standaardmodel hanteren voor alle klanten, want iedere organisatie is anders. De basisgedachte is voor iedereen toepasbaar, maar de uitwerking is maatwerk.”
Flexibiliteit is key
Peter van der Wee, Manager Bedrijfsbureau STMR
Nadat de infrastructuur en telefonische servicedesk waren afgeschreven, droeg STMR deze over aan Axians. De apparatuur die nog in eigen beheer was, verhuisde naar het Axians datacenter. “We hebben gezocht naar een win-win situatie, wat wil zeggen dat Axians die apparatuur ook kon inzetten voor andere klanten. Dit werd vervolgens verdisconteerd in onze prijsstelling.”
Inmiddels neemt STMR alle ict-voorzieningen als dienst af. De inhuurkrachten zijn niet langer nodig. Van der Wee houdt met enkele collega’s een vinger aan de pols bij medewerkers. Voelen zij zich goed ondersteund door ICT? Hebben zij wensen? Zijn er klachten, hoe klein ook? Daarnaast praat hij regelmatig met de Raad van Bestuur, regiomanagers en afdelingshoofden. Die gesprekken gaan over de strategische richting van de organisatie en de wijze waarop ICT deze strategie kan ondersteunen. Hij noemt een voorbeeld. “We hebben in de afgelopen jaren enkele bedrijfsonderdelen afgestoten en een andere organisatie, STMG, deels overgenomen. Dat zijn twee veranderingen die voorheen op ict-gebied grote gevolgen zouden hebben gehad, maar die nu soepel zijn verlopen. We hebben geen investeringen op apparatuur en applicaties hoeven afschrijven voor de afgestoten bedrijfsonderdelen. En de medewerkers van STMG en hun informatiesystemen konden we heel snel in onze omgeving opnemen.”
“De grote winst van ICT afnemen als dienst zit niet in verlaging van de kosten”, waarschuwt Van der Wee. “Als je het puur doet als bezuinigingsoperatie dan moet je je nog eens achter de oren krabben. De winst zit in de grote flexibiliteit. In deze tijden van sterke veranderingen in de zorg is dat een groot voordeel. Zo kunnen we heel eenvoudig een pilot doen met nieuwe toepassingen, denk aan beeldzorg, detectie, slimmere manieren van toegang krijgen tot een woning. Is de pilot een succes, dan rollen we het bij wijze van spreken met een druk op de knop uit naar de rest van de organisatie.”
Voelt STMR geen vendor lock-in nu Axians zo’n bepalende rol speelt? “Nee hoor”, vindt Van der Wee. “We zorgen dat we zelf de regie houden en we letten erop dat de omgeving zo wordt ingericht dat deze eenvoudig naar een andere leverancier kan verhuizen. Axians heeft een contract voor een bepaalde periode. Als dit eindigt, besteden we weer opnieuw aan.”
