UBL E-factureren komt in Nederland moeizaam van de grond. Dit ondanks het feit dat het sinds kort definitief de Europese standaard EN 16931 met UBL als syntax is geworden. UBL is dus de definitieve opvolger van PDF.
Dat blijkt uit de UBL Readiness Monitor 2017. Het onderzoek is opgesteld door het Platform E-factureren.
Tien jaar
Nederland is ruim tien jaar op weg om elektronisch factureren toe te passen. Dit geldt voor zowel B2B als B2G. Vanuit de overheid is zelfs meerdere jaren een speciale ‘e-factuur ambassadeur’ aangesteld geweest. Sinds enige tijd is er een helpdesk e-factureren.
In korte tijd heeft UBL zich als defacto standaard ontwikkeld als opvolger van PDF. Nu UBL ook de Europese standaard is geworden betekent dit een verdere standaardisatie. Met behulp van UBL Ready en de UBL Ketentest hebben de meeste leveranciers van boekhoudsoftware voor het MKB, UBL (uitgaand en/of inkomend) inmiddels ingebouwd.
Toch blijkt dat veel leveranciers van factuur- en boekhoudsoftware in het MKB elektronisch factureren niet altijd automatisch ‘aan’ hebben staan. Softwareleverancier melden vaak ook niet aan hun klanten dat UBL e-factureren een optie is. Dit vertraagt de adoptie onder eindgebruikers.
Meerdere formaten
Ondanks het uitroepen van een standaard zijn er nog steeds meerdere UBL-formaten in omloop. En die worden lang niet altijd door alle softwareleveranciers ondersteund. Zo gebruikt de Rijksoverheid nog steeds een eigen UBL-OHNL formaat. In de praktijk leidt dat tot extra conversie en onduidelijkheid.
Er is geen zicht in de mate waarop UBL in de praktijk gebruikt wordt binnen gemeenten, bedrijfsleven en accountancy. Bij het samenstellen van de UBL Readiness Monitor zijn organisaties als de VNG, VNO-NCW / MKB-Nederland en de NBA benaderd. Zij hebben echter geen inzichten over het gebruik van UBL in de markt gedeeld.
De inzet van de Europese standaard EN 16931 met UBL als syntax kan, mits op de juiste wijze ingezet, elektronisch factureren een boost geven. Van belang is dan wel dat deze standaard adequaat wordt ingezet. Wachten tot de verplichtstelling voor alle aanbestedende diensten in de EU vanaf medio april 2019 is niet handig.
Aanbevelingen
- Zorg dat er uiterlijk 1 januari 2018 voldoende documentatie publiek beschikbaar is en actief wordt gedeeld. Op basis daarvan kunnen softwareleveranciers de standaard EN-16931 met de syntax UBL implementeren. Daarbij moet dan ook validatieservice, testservice en helpdeskfaciliteit beschikbaar zijn of komen.
- Laat de Nederlandse overheid een echte voortrekkersrol vervullen. Niet enkel vanuit hun eigen belang, maar vanuit het belang van het Nederlandse bedrijfsleven. Zowel voor de ontvangst en afhandeling van inkoopfacturen, maar ook om het versturen van verkoopfacturen.
- Zorg dat de afwijkende Rijksoverheid variant UBL-OHNL zo snel mogelijk uitgefaseerd wordt.
- Zorg dat softwareleveranciers UBL optimaal ondersteunen. Enerzijds door uitgaande facturen in UBL standaard AAN te zetten voor gebruikers en dit te communiceren. Anderzijds door het ontvangen en verwerken van UBL inkoopfacturen optimaal te ondersteunen. Dit betekent ook rekening houden met verwerking van facturen op regelniveau en meerdere BTW-percentages en factuurscenario’s ondersteunen.
- Werk gezamenlijk mee aan een periodieke “UBL Readiness Monitor.” Zo is de voortgang van de invoering van UBL beter te meten en te stimuleren.
- Een oproep aan alle betrokken organisaties is feitelijk: wees open en transparant. Zet UBL hoog op de agenda.
De hamvraag hierbij is wie de overall regie van bovenstaande nu oppakt . Deze instantie moet zorgen dat Nederland in de pas gaat en blijft lopen met de Europese Unie in elektronisch factureren op basis van UBL.
Seminar
Op 13 december 2017 wordt in Hoevelaken op het seminar ‘E-factureren in de praktijk’ de UBL Readiness Monitor uitgebreid besproken.
Het seminar is vooral interessant voor financials en andere geïnteresseerden die onafhankelijk op de hoogte gehouden willen worden over de stand van zaken en ontwikkelingen rondom elektronisch factureren in het algemeen en UBL als factuurstandaard in het bijzonder.
Dit seminar is ook interessant voor software ontwikkelaars die met de UBL-standaard te maken hebben of krijgen, alsmede overheden en semi-overheden.
Inschrijven is nog mogelijk.
