De noodzaak van professioneel applicatiebeheer in de zorg

Het beheer van het applicatielandschap binnen de zorg is al geruime tijd vatbaar voor verbetering. Dit geldt niet alleen voor ziekenhuizen, waar doorgaans vele honderden applicaties worden gebruikt. Ook bij zorginstellingen in de care is applicatiebeheer een zorgenkindje.

Tegenwoordig vereisen applicaties aanmerkelijk meer onderhoud dan een jaar of tien geleden. Voorheen volstond het om een doorsnee applicatie twee keer per jaar te updaten, maar met de huidige IT-dynamiek moet dat in veel gevallen maandelijks of zelfs wekelijks gebeuren. Voor iedere update moeten technische en functionele onderdelen worden getest. Met name dat laatste vraagt veel van zorgmedewerkers.

Daarnaast worden applicaties steeds vaker vernieuwd om bij de tijd te blijven en om aan wet- en regelgeving te blijven voldoen. Een derde ontwikkeling is dat veel applicaties vanuit de cloud draaien, wat de nodige uitdagingen op het gebied van koppelingen met zich meebrengt. Kortom, het up-to-date houden van een applicatielandschap omvat heel veel werk.

Veiligheidsrisico’s

Adequaat beheer is noodzakelijk omdat je wilt voorkomen dat applicaties niet goed of helemaal niet meer werken of – nog erger – een veiligheidsrisico gaan vormen. De mogelijke impact van falende applicaties op een zorginstelling kan enorme proporties aannemen. Daarover horen we regelmatig berichten in het nieuws in de vorm van privacyschendingen, opnamestops vanwege systeemstoringen, of ransomware-aanvallen.

In een recent rapport van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) staan enkele lessen beschreven die ziekenhuizen hebben getrokken naar aanleiding van ICT-storingen. De belangrijkste les luidt: ‘Verbeter de bestaande infrastructuur én scherp de beheerprocedures aan’.

Daarnaast is het simpelweg een vereiste dat zorgmedewerkers zo soepel en veilig mogelijk in hun taken worden ondersteund door IT. Dit omvat onder meer het regelmatig doorvoeren van updates, zodat ook de nieuwste functionaliteiten beschikbaar zijn. En dat kan alleen als het applicatiebeheer volledig onder controle is.

Minder technische know-how

De afgelopen jaren is veel IT-expertise weggestroomd uit de zorg. Met name kleinere zorginstellingen in de care lukt het niet langer om een volledige eigen IT-afdeling in stand te houden. En terwijl de budgetten slinken, worden IT-omgevingen in de cure alleen maar omvangrijker en complexer. Ondertussen moeten alle applicaties – lokaal en in de cloud – met elkaar integreren.

Vanwege de verschraling van functioneel applicatiebeheer en technische knowhow, is er bij veel zorginstellingen eigenlijk niemand meer die het volledige landschap kan overzien. De logische respons hierop is dat veel care-instellingen ervoor kiezen om qua IT een regie-organisatie te worden. Deze problematiek speelt ook bij ziekenhuizen waar sprake is van achterstallig onderhoud. Het patchen van belangrijke applicaties loopt in sommige gevallen maanden of zelfs meerdere jaren achter. Hierdoor liggen grote storingen op de loer, terwijl geen enkele zorginstelling zich nog grote IT-incidenten kan veroorloven.

Kerntaken

Application Management Services (AMS) van CAM IT Solutions – onderdeel van KPN – biedt continuïteit qua kennis en kunde en veiligheid. CAM AMS verzorgt het technische applicatiebeheer zodat een zorginstelling zich met een gerust hart aan de kerntaken kan wijden. CAM is al vele jaren actief binnen de zorg als architectuurspecialist en is vertrouwd met meer dan 5000 zorgapplicaties. Er is ruime implementatie-ervaring binnen ziekenhuizen (EPD, VOS/MOS, PACS, EVS) en care-instellingen (ECD’s en domotica-systemen).

CAM AMS omvat een breed scala aan diensten die geheel naar wens en behoefte kunnen worden ingezet. Niet alleen worden upgrades en patches tijdig, snel en probleemloos afgehandeld. Er wordt ook gekeken naar consolidatie-opties. Regelmatig worden er vier of vijf verschillende applicaties gebruikt voor één functie. Dit terugbrengen naar één applicatie scheelt beheerlast en licentiekosten. Gesprekken hierover benadert CAM altijd vanuit het zorgproces en nooit vanuit de techniek. Het primaire doel is en blijft: het zo optimaal mogelijk ondersteunen van het zorgproces.

De foundation

Professioneel applicatiebeheer staat of valt bij een gedegen inventarisatie, of ‘de foundation’. Welke applicaties draaien er? Wie binnen de organisatie is er verantwoordelijk voor? Wie zijn de leveranciers? Wat zijn de updatecycli? Wie – intern of extern – beheert welk onderdeel? Op welke ondersteuning hebben we recht binnen en buiten kantoortijden? Enzovoort. Zonder een up-to-date overzicht blijft de aansturing van alle applicatiediensten gebrekkig. En ondermaats applicatiebeheer kan een broeinest worden van risico’s. Daarom is de allereerste stap van CAM het inventariseren van het applicatielandschap.

Het is een soort nulmeting op basis waarvan risicovolle applicaties veilig worden omkaderd binnen het netwerk, zodat ze andere belangrijke applicaties niet in gevaar brengen. CAM stelt per applicatie documentatie op zodat een totaaloverzicht ontstaat van alle beheerde applicaties met hun kenmerken zoals type applicatie, beheercomplexiteit, BIV classificatie (zie kader), status en informatie over de technische installatie.

Van regie tot inhuur

Naast het verzorgen van het technische applicatiebeheer kan CAM ook de regie over omvangrijke projecten op zich nemen. Denk daarbij aan grote transities of een update van het EPD. In de aansturing van een dergelijk ingrijpend en langdurig proces vervult CAM een spilfunctie. Aan de basis ligt hun ruime ervaring in het integreren van grote bedrijfskritische systemen en hun korte communicatielijnen met leveranciers. Dat laatste biedt kennisvoorsprong bij nieuwe releases, of snelle aanpak bij onverwachte issues.

De AMS-diensten van CAM kunnen ook op basis van inspanningsverplichting worden ingezet. Voor de overeengekomen uren levert CAM dan kennis en ‘handjes’ zonder de gebruikelijke verantwoordelijkheid voor KPI’s of SLA’s. Deze inhuur is bijvoorbeeld inzetbaar wanneer er een upgrade naar een nieuwe versie van Windows moet worden uitgerold.

Migratie-aanpak

CAM hanteert een gestandaardiseerde migratie-aanpak in heldere stappen. Deze aanpak wordt bepaald door de architectuur van een applicatie. De volgende aspecten spelen hierbij onder meer een rol: Wat voor type applicatie is het (SaaS, on premises of standalone)? Hoe belangrijk is de beschikbaarheid (classificatie)? Welke eisen zijn er met betrekking tot beschikbaarheid en veiligheid? Welke back-ups moeten er worden gemaakt en hoe snel moet data hersteld kunnen worden? Welke medewerkers gebruiken de applicatie op welk device? Wat is de impact op uw organisatie als de applicatie niet beschikbaar is? Enzovoort.

Bij iedere migratie staat de continuïteit van het zorgproces voorop. CAM volgt het bewezen Application Migration Framework (AMF). De afbeelding laat de zeven fasen zien die deze bewezen methodologie om applicaties te migreren volgt. Fase zes bijvoorbeeld betreft de overdracht van de kennis van processen, methoden en technieken. CAM hecht er belang aan om dit allemaal veilig te stellen en over te dragen aan de beheerorganisatie. Opbouw, borging en overdracht van kennis vormen een belangrijk onderdeel gedurende het migratieproces.

Datamanagement

Nauw verbonden met applicatiemanagement is datamanagement. Tijdens de volledige patiënt- of cliëntervaring draait het om data. Er komt steeds meer wet- en regelgeving rondom het gebruik van data. Een van de belangrijkste ontwikkelingen binnen de zorg voor de komende vijf jaar is de PGO. Het is een stevige uitdaging om de uitwisseling van datastromen uit die talrijke zorgsystemen naar de patiënt veilig en AVG-proof te organiseren.

Aangezien een en ander grote impact zal hebben op het applicatielandschap en de dataomgeving, zit CAM hier bovenop. Aangezien het platform aan bepaalde strikte voorwaarden voldoen met betrekking tot de data die daar rondgaat – zeker voor bedrijfskritische applicaties – besteedt CAM AMS veel aandacht aan BIV-classificatie (zie kader).

Verlichting van de werklast

Bij het updaten van applicaties worden er technische en functionele tests uitgevoerd. CAM AMS heeft ongeveer 90 procent van het technisch testen goed gescript en geautomatiseerd, zodat dit vrij snel kan worden afgehandeld. Technische tests zijn bijvoorbeeld: Start de applicatie? Check. Hoe snel start hij op? Check. Werkt de applicatie op alle clients? Check. Werkt de randapparatuur voor de applicatie naar behoren? Check. Maar er zijn altijd ‘special clients’ waarbij dat niet gaat. Zoals die ene MRI-scanner van tien jaar oud die nog prima functioneert.

Medisch personeel voert het functioneel testen handmatig uit, wat hen een flinke werklast bezorgt. Dat kan binnenkort met CAM AMS flink worden gereduceerd. Momenteel rolt de IT-dienstverlener een dienst uit die ook het functioneel testen van applicaties grotendeels automatiseert. Een geautomatiseerd voorbeeld van een test is het openen van de EPD/ECD-applicatie, het toevoegen van een testpatiënt, het toevoegen van een nieuw record voor een afspraak voor die persoon enzovoort. Deze functionele tests doorlopen een volledig script waarbij gecontroleerd wordt of de test goed verloopt. Als dat niet het geval wordt die test alsnog handmatig gecontroleerd.
Het automatiseren van het functioneel testen biedt met name voor ziekenhuizen enorm veel verlichting.

Meer dan welkom

CAM AMS neemt de complexiteit van het applicatiebeheer uit de handen van een zorginstelling. Het biedt de garantie dat het applicatielandschap op orde is en up-to-date qua security, wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen. De experts van CAM denken mee over het datacenter, de werkplek, koppelingen en hoe applicaties het beste geïmplementeerd en beheerd kunnen worden. Elke vorm van AMS – van inhuur tot volledige ontzorging – verlaagt de werklast van de beheerorganisatie én van de zorgmedewerkers. Dat is in tijden van extreem hoge werkdruk meer dan welkom.

Lees de volledige whitepaper van CAM.

Lees ook:

Gerelateerde berichten...

X