Bij de Rotterdamse kinderopvangorganisatie KindeRdam is er qua telefonie veel veranderd de afgelopen tijd. Een bestuurlijke fusie met de HefGroep eind 2021, versterkte de wens om de diverse telefonieomgevingen te migreren naar één modern centraal systeem.
Bij de ruim 140 vestigingen van HefGroep-KindeRdam ontmoeten kinderen van 0 tot 13 jaar elkaar en ontdekken gezamenlijk de wereld al spelend. Als een van de belangrijkste aanbieders in Rotterdam en omstreken voorziet Hefgroep-KindeRdam in onder meer peuteropvang, kinderdagopvang en buitenschoolse opvang (BSO). De fusie met de HefGroep voegde onder meer 67 vestigingen voor peuteropvang toe aan de organisatie.
Enorme verbetering
Beide organisaties hadden een eigen telefonieplatform. KindeRdam draaide al succesvol op een vroegere versie van Horizon via Gamma Communications en de HefGroep op KPN1. Afgelopen september werd het migratietraject naar Horizon, het moderne VOIP-systeem van Gamma, met koppelingen naar mobiel, afgerond. Hierin speelde Desatel – de connectiviteitspartner van KindeRdam – een belangrijke rol. Hun partnership draait al 20 jaar om betrouwbaarheid, consistentie, flexibiliteit en open communicatie. Toen teamleider klantenadvies, Nicole Bierwolf, bij KindeRdam kwam werken, belden ouders nog naar rechtstreekse nummers. “Inmiddels hebben we samen met Desatel en Gamma de callcenterfunctie ingevoerd, waardoor ouders naar één centraal nummer kunnen bellen. Nu wordt er dus altijd opgenomen door iemand op ons servicebureau en kunnen medewerkers aan- of uitschakelen in het callcenter. Dit is een enorme verbetering. Ook zijn de vaste telefoons op het servicebureau vervangen door een app op de laptops.”
Kostenbesparing
Een andere grote verbetering is dat er direct kan worden doorverbonden naar een van de 140 vestigingen of met een van de ongeveer 70 medewerkers op het servicebureau. “Dat was voorheen niet ingericht,” aldus Nicole. “Daarnaast is er de mogelijkheid om het telefoonverkeer te monitoren, zodat we wachttijden en bereikbaarheid kunnen meten. Dankzij Desatel konden we deze stap in de professionalisering van onze bereikbaarheid maken. Ook niet onbelangrijk: de overstap naar een efficiëntere inrichting die beter aansluit bij de behoefte van HefGroep-KindeRdam, heeft geleid tot een kostenbesparing van zeker 20 procent.”
Een topprestatie
Het project bestaat uit veel onderdelen. Nicole: “Alleen al de omzetting van de verschillende omgevingen van de HefGroep met 70 locaties naar de nieuwe uniforme omgeving, is binnen twee maanden voltooid. Dat vind ik echt een topprestatie. Monteurs van Desatel hebben op alle locaties toestellen vervangen of opnieuw geconfigureerd. De inrichting van het callcenter op ons servicebureau hebben we in één week tijd gedaan met vier man. En tijdens het hele traject bleven alle locaties bereikbaar op hun bestaande telefoonnummers.
De nieuwe telefonieomgeving is een flinke stap voorwaarts, met name voor de klanten. En daar gaat het uiteindelijk allemaal om. Terugdenkend aan het hele traject springen er voor Nicole twee zaken in positieve zin bovenuit. “Het snelle schaken met Desatel en Gamma én hun actieve manier van meedenken. Het zijn partners waarop we ook in de toekomst kunnen bouwen!”
Lees ook:
- Dé perfecte match tussen techneuten en werkgevers vraagt om eerlijke en oprechte communicatie
- Gamma Communications maakt Microsoft Teams Operator Connect nu ook beschikbaar in België
