Onboarding: van improviseren naar gestroomlijnde processen

De krapte op de arbeidsmarkt breekt record na record. Nu organisaties in veel sectoren opzoek zijn naar nieuw personeel, is het voor velen lastig om geschikte kandidaten te werven. Organisaties vissen immers allemaal in dezelfde vijver. Wanneer het eenmaal gelukt is om de juiste persoon te vinden, wil je er natuurlijk alles aan doen om deze medewerker te behouden. Maar ook dat is – mede door de krappe arbeidsmarkt – makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe behoud je personeel?

Tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers begint met een goed onboardingsproces. Dit zorgt niet alleen gelijk voor een goede indruk van de organisatie, maar draagt ook bij aan een ‘zachte landing’ op de werkvloer. Natuurlijk is ieder onboardingsproces anders en heeft iedere organisatie hiervoor zijn eigen voorkeuren. Toch hebben ze vaak één ding gemeen: het gaat doorgaans om een lastig en complex proces waar meerdere personen en afdelingen bij betrokken zijn, die op hun beurt weer afhankelijk van elkaar zijn. Meestal zit HR hier ook nog tussen als coördinator, wat het proces nog complexer maakt. En als medewerkers eenmaal goed geland zijn binnen de organisatie, komen de door- en uitstroomprocessen om de hoek kijken. Ook bij deze processen is het belangrijk dat ze goed op orde zijn.

Tijdrovend en arbeidsintensief proces

Al met al zijn veel HR- en IT-afdelingen dagelijks druk bezig zijn met het faciliteren van de in-, door- en uitstroom van medewerkers. Deze processen zorgen voor een grote administratieve last; een tijdbesteding van 3 tot 4 uur per dag is geen uitzondering. Zo kost mailverkeer tussen kandidaat en organisatie onder de streep vaak veel tijd. Om te komen tot een contractvoorstel zijn mailwisselingen van soms wel dertig berichten eerder regel dan uitzondering. Als een e-mail daarbij tussen wal en schip belandt, dan straalt dit bovendien negatief af op de organisatie. Ook intern moeten HR-medewerkers vaak wachten op een antwoord op een vraag, waarna ze (opnieuw) moeten mailen of bellen om een antwoord te krijgen. Vaak komt dit niet door onwil, maar vooral door drukte bij de andere persoon.

Ook als een nieuwe medewerker is aangenomen, moet er vaak van alles worden geregeld. Op IT-gebied bijvoorbeeld: er moet een account worden aangemaakt, er moet een laptop komen en er moet een nieuw telefoonnummer worden geactiveerd. Vaak zorgt de HR- of IT-medewerker er – met veel kunst- en vliegwerk – voor dat die nieuwe medewerker toch alles heeft, net op het laatste moment. Want ook hij of zij wil dat de nieuwe collega start in een warm bad.

Van ad-hoc improviseren naar gestroomlijnde processen

Het goede nieuws is dat een groot deel van dit soort processen tegenwoordig geautomatiseerd kan worden, waarbij het systeem je door het proces ‘loodst’ en je helpt om snel de juiste keuze te maken. Via een dashboard kun je per taak zien wat de actuele status is en op welke openstaande taken je nog actie moet ondernemen. Daardoor kun je als HR- of IT-medewerker meer strategisch bezig zijn en blijft het aantal ad hoc aanvragen en last minute-acties tot een minimum beperkt. Het resultaat: een productiever proces en een soepele, foutloze onboarding, die ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers meteen een goede start kunnen maken.

Automatiseren met het Microsoft Power Platform

Het Microsoft Power Platform – met tooling als PowerAutomate, Microsoft Forms en PowerApps – biedt hiervoor tal van mogelijkheden. Deze productivity-apps van Microsoft zitten standaard in de meeste licentiemodellen van Office 365. Het Power Platform biedt bijvoorbeeld de volgende mogelijkheden op het gebied van digitale onboarding:

• een slim formulier waarmee HR eenvoudig verzoeken kan neerleggen bij IT of de facilitaire afdeling, zodat een nieuwe medewerker op zijn of haar eerste dag meteen kan beschikken over bijvoorbeeld een laptop, telefoon en eventuele bedrijfskleding;
• het eenvoudig aanbieden van documenten voor digitale ondertekening;
• het aanbieden van instructies, video’s of andere content, op basis van iemands expertise of rol;
• het verzorgen van een digitaal beveiligingsassessment, zodat de nieuwe medewerker voldoet aan het beveiligingsbeleid. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om via een digitaal vraag- en antwoordformulier te toetsen of de nieuwe medewerker op de hoogte is van het organisatiebeleid.

Voordelen van digitale ondersteuning bij onboarding

• Het brengt de nieuwe medewerker snel up-to speed.
• Het verhoogt de betrokkenheid.
• Het verbetert de retentie (behoud van medewerkers).
• Het verbetert het imago en zorgt ervoor dat je een aantrekkelijke werkgever bent voor potentiële medewerkers.
• Het is kostenefficiënt; je hoeft immers niet bij iedere medewerker het wiel opnieuw uit te vinden.

Tips

1. Zorg dat je het volledige proces in kaart hebt, van het uitzetten van de vacature tot het evalueren van het dienstverband na de eerste periode.
2. Werk samen met andere afdelingen om de ideale processen te bepalen en elkaar hierin te ondersteunen.
3. Begin klein; start met het proces waarin de organisatie het meeste voordeel heeft, en breid dit op basis van prioriteiten steeds verder uit. Hierdoor blijft het proces overzichtelijk en behapbaar en kun je alle ‘lessons learned’ blijven toepassen tijdens het vervolg.
4. Leg rollen zoveel mogelijk vast. Wat heeft iemand nodig aan middelen en voorzieningen? En wat zijn eventuele uitzonderingen? Op die manier kun je bij indiensttreding snel bepalen wat iemand nodig heeft om goed van start te kunnen gaan.
5. Leg niet alleen focus op de instroom, maar ook op het uitstroomproces. Uiteraard is het inleveren van middelen (zoals laptop en telefoon) belangrijk, maar inzicht creëren in openstaande taken binnen systemen is minstens zo belangrijk. Immers: taken die onverhoopt blijven liggen doordat een medewerker uit dienst is, schaden je organisatie.

Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op.

Auteur: Marcel Joosten – Adviseur Productivity bij Ictivity

Lees ook:

Gerelateerde berichten...