Zorgorganisaties staan onder flinke druk. Ze moeten zoveel mogelijk kostenbesparingen realiseren en tegelijkertijd met grote personeelstekorten goede zorg leveren. Innovatie door ICT en digitalisering speelt een belangrijke rol.
Een veelgenoemde oplossing is het online patiëntportaal, waarin patiënten zelf hun gegevens kunnen inzien, afspraken kunnen maken en uitslagen uit onderzoeken kunnen opzoeken. Dit brengt het aantal contactmomenten tussen zorgverleners en hun patiënten terug. Artsen houden hierdoor meer tijd over, wat de kwaliteit van de zorg ten goede komt. Digitalisering vergt echter ook investering, en daarvoor is er niet altijd budget voorhanden. Een manier om relatief makkelijk kostenbesparingen te realiseren en zo innovatiebudget vrij te maken, is door over te stappen op gebruikte Microsoft licenties of door overbodig geworden licenties te verkopen.
Besparen en verdienen
Zorginstellingen zijn een groot deel van hun it-budget kwijt aan softwarelicenties. Een flinke post daarvan wordt gevormd door de licenties voor Microsoft. Zeker sinds Microsoft de SelectPlus kortingsregeling voor de zorgsector heeft afgeschaft, vallen die kosten nog hoger uit. Het aanschaffen van tweedehands of gebruikte licenties of juist het verkopen van overtollig geworden licenties bij een overstap naar de cloud, kan dan een goede oplossing zijn. Medeoprichter Raymond Lindemans van License Partners uit Almere legt uit dat het gebruik van tweedehands Microsoft licenties in 2009 door wettelijke richtlijnen van het Europees Parlement werd toegestaan. “Voor alle organisaties biedt dit enorme besparingsmogelijkheden, maar juist voor zorginstellingen is dit extra relevant door de alsmaar stijgende kosten voor de zorg.”
License Partners opereert sinds 2011 in dit vakgebied en heeft zich als eerste bedrijf in de Benelux gespecialiseerd in de aan- en verkoop van gebruikte Microsoft licenties. “Zorginstellingen gebruiken zelden de nieuwste licentieversies,” aldus Lindemans, “tenzij ze hun applicaties volledig in de cloud hebben draaien. Ze hebben vaak niet genoeg budget voor de nieuwste versies. Wanneer er extra licenties aangeschaft moeten worden, hoeven dat dus niet de nieuwste versies te zijn die vervolgens moeten worden gedowngraded.”
Cloud erin, overtollige licenties eruit
De Europese richtlijn bepaalt daarnaast dat een organisatie haar oude of overtollige softwarelicenties mag verkopen, mits wordt voldaan aan de EU-regelgeving. Op die manier kan de organisatie ook nog geld verdienen aan de oudere licenties waar toch niets meer mee wordt gedaan nadat is overgestapt op de cloud. De populariteit van de cloud blijft toenemen. Ook zorginstellingen verplaatsen steeds meer naar de cloud. Ze betalen vervolgens een vast bedrag per maand per gebruiker. Het voordeel voor de klant is dan dat de licentiekosten gespreid worden. Lindemans: “Op de korte termijn is dat voor zorginstellingen een goede overweging, want ze hoeven geen dure investeringen te doen en er is minder personeel nodig om de it-omgeving te beheren. Op een termijn van vijf jaar is het echter een duurdere oplossing dan tweedehands on-premise licenties. Softwarefabrikanten als Microsoft proberen natuurlijk zoveel mogelijk klanten naar de cloud te halen. Met die vaste maandelijkse abonnementsgelden hebben zij een goed verdienmodel. Een ultieme lock-in, want als je eenmaal in die cloud zit, kom je er moeilijk weer uit.”
Voor zorgorganisaties is er bij een overstap naar de cloud nóg een punt ter overweging: de bescherming van persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid voor databescherming, vastgelegd in de Europese AVG privacywetgeving, ligt bij de zorgorganisatie zelf en niet bij een cloud-provider waarvan je bovendien niet weet waar de servers staan. “Bescherming van persoonsgegevens staat hoog op de agenda”, beaamt Lindemans. “Je kunt je natuurlijk afvragen wat veiliger is: je eigen lokale server die aan het oog van grote hackers onttrokken is, of een datacenter van Microsoft dat wél geregeld door cybercriminelen wordt bezocht. Het gaat om een gedegen afweging van de risico’s, want laten we eerlijk zijn; datalekken kunnen op veel manieren gebeuren, cloud, on-premise, een stapel niet-versnipperde papieren of een verloren USB-stick.”
Hybride is de toekomst
Het moge duidelijk zijn uit het verhaal van Lindemans: cloud en on-premise hebben allebei hun voor- en nadelen. Om van beide oplossingen de voordelen optimaal te kunnen benutten, pleit hij voor een hybride oplossing. “De cloud biedt organisaties flexibiliteit, functionaliteit en mogelijkheden die met on-premise licenties niet altijd beschikbaar zijn. Om gebruik te kunnen maken van de voordelen van de cloud en de kostenbesparing van tweedehands licenties, is een hybride oplossing perfect. Wij ontwikkelen met onze klanten in de zorgsector maatwerk licentiescenario’s. Er zijn applicaties die prima in de cloud te draaien zijn, zonder dat je de controle uit handen geeft. Je kan bijvoorbeeld prima een combinatie maken van een Office 365-oplossing in de cloud met een on-premise Exchange-server voor de uitwisseling van gegevens. Voor de on-premise-oplossing kun je dan gebruikte software aanschaffen om geen forse investeringen te hoeven doen in dure nieuwe licenties. Bovendien kunnen de eventueel overtallig geworden oude licenties weer worden verkocht, waardoor het mes aan twee kanten snijdt. Soms zijn besparingen tot wel 70 procent mogelijk. Hybride is absoluut de toekomst.”
Wildgroei aan aanbieders
Sinds 2012 groeit de vraag naar gebruikte licenties gestaag. Daarmee groeit natuurlijk ook het aantal partijen dat zich op deze markt heeft gestort. Dit zijn helaas niet allemaal bonafide adviseurs, erkent ook Lindemans. “De aanschaf van tweedehands licenties is juridisch toegestaan en volledig compliant, zolang de regels van het Europees Parlement op de juiste manier worden gevolgd. Helaas gebeurt dat niet altijd.” Volgens Lindemans is het dan ook belangrijk om alleen zaken te doen met een lokale, betrouwbare partij, die gespecialiseerd is in de overdracht van gebruikte licenties, juridische zekerheid kan bieden en klaarstaat bij een eventuele audit. “Vraag, voordat je met een partij in zee gaat, referenties op en check of ze samenwerken met een juridisch adviseur voor een waterdichte afhandeling. Ook is het goed om na te gaan wat de herkomst is van de licenties. Die moeten namelijk initieel binnen de EU zijn uitgegeven. Zijn ze dat niet, dan zijn ze illegaal en logischerwijs niet audit-proof. Goedkoop wordt dan alsnog duurkoop.”
Slimme licentiescenario’s
Elke euro kan maar één keer uitgegeven worden en dat geldt ook in de zorg. Iedere euro die wordt bespaard op onnodig hoge licentiekosten, kan dan ook direct worden geïnvesteerd in innovatie. “Slimme licentiescenario’s zijn de sleutel tot kostenbesparing. Door goed te kijken welke softwareversies voldoen voor jouw organisatie in combinatie met het gewenste niveau it-beheer kun je een goed licentiescenario uitwerken waarmee je geld bespaart. Kostenbesparing en innovatie gaan zo hand in hand. Wij helpen graag bij het uitwerken en uitrollen van een scenario.”
Beurs Zorg & ICT Hal 11, Stand A011
