De coronapandemie heeft voor de meeste zorgorganisaties organisatorisch en financieel flink wat gevolgen. De manier hoe we in ons zorgstelsel de financiering van zorg hebben geregeld, maakt dat de financiële onzekerheid nog groter is en nog langer duurt. Daarom is nu hét moment om door te pakken met horizontaal toezicht en registratie aan de bron. Dat kan door ICT niet alleen te gebruiken voor de administratieve vastlegging van geleverde zorg, maar als tool om zorgprocessen te optimaliseren, efficiency te verhogen en kwaliteit van zorg te verbeteren.
Het zorgproces is ook een bedrijfseconomisch proces, maar die twee werelden staan vaak ver van elkaar af. De coronapandemie maakte dat nog duidelijker: niemand heeft in 2019 een realistische voorspelling kunnen maken van de zorg die in 2020 zou worden geleverd. Toch zijn de afspraken met verzekeraars, zorgkantoren en gemeenten wel op die voorspellingen gebaseerd. Verpleeghuizen zagen hun bezettingsgraad ten tijde van de lock-down met rasse schreden dalen. Dagbestedingslocaties hadden bijna drie maanden lang geen cliënten. GGZ-organisaties probeerden op stel en sprong middels videoconsulten in ieder geval een deel van de zorg doorgang te laten vinden. Was het door verkouden personeelsleden moeilijk om de roosters rond te krijgen, dan moesten zorgorganisaties een groter beroep doen op ZZP’ers. Stijgende kosten, dalende opbrengsten; de begroting van 2020 kon de prullenbak in. Alsof deze financiële onzekerheid niet al groot genoeg is, blijft die ook nog eens jaren aanhouden. Want als datgene wat geregistreerd wordt niet voldoet aan de eisen van het declaratieproces, dan vervalt de vergoeding geheel of gedeeltelijk. Dat geld kan nog tot jaren later worden teruggevorderd.
Er bestaat daarom al jaren een wens om horizontaal toezicht in te voeren, gebaseerd op vertrouwen in plaats van controles achteraf. Als dit goed loopt kan het systeem van bevoorschotting op de helling en kan geleverde zorg direct worden gefactureerd en niet pas nadat een DBC is afgesloten. Dit levert bovendien een bijdrage aan gepast gebruik. Want als er direct wordt gefactureerd en er een kopie van die factuur naar de cliënt of patiënt gaat, dan is voor alle partijen direct duidelijk welke zorg door wie in welke setting is geleverd. En dan zal een patiënt of cliënt eerder aan de bel trekken als een factuur niet klopt of als hij vindt dat zorg weinig heeft bijgedragen aan het resultaat.
In één keer goed registreren
Dit is hét moment om door te pakken. Sommige ziekenhuizen hebben al goede afspraken gemaakt met verzekeraars en zijn een heel eind op weg. In de ggz vormt de introductie van het zorgprestatiemodel in 2022 een mooie aanleiding om horizontaal toezicht te omarmen (kijk voor meer informatie op vandbcnaarzpm.nl). Met het zorgprestatiemodel komt er namelijk eenheid van bekostiging voor alle vormen van geestelijke gezondheidszorg. Bovendien hoeft indirecte tijd niet meer apart te worden geregistreerd, maar wordt onderdeel van het consult. Dit betekent dat prestaties aan de bron goed moeten worden vastgelegd. En dat is precies wat je ook doet als je overstapt op horizontaal toezicht.
Op dat gebied is er nog een wereld te winnen. Hoe vaak komt het niet voor dat er vergissingen worden gemaakt bij de declaratie? Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een behandelaar er te laat achter komt dat de bestedingsruimte voor een cliënt al op is. Of dat een verpleeghuis verzuimt om tijdig een hogere ZZP aan te vragen, terwijl de cliënt al een tijdlang meer zorg krijgt dan waar hij volgens de declaratie recht op heeft. En welke zorgorganisatie heeft nooit eens te maken gehad met incomplete informatie waardoor een declaratie werd afgewezen?
Het EPD denkt met je mee
Dit kun je voorkomen door de verantwoordelijkheid om goed te registreren niet eenzijdig neer te leggen bij zorgverleners, maar door het EPD of ECD te laten meedenken. Want een goed EPD of ECD ondersteunt zowel de zorginhoudelijke als de bedrijfseconomische kant van het leveren van zorg. Dat kan op verschillende manieren. Zo kan een EPD/ECD-leverancier bijvoorbeeld checks inbouwen in het proces waardoor direct duidelijk is dat er zaken ontbreken. Op die manier voorkom je facturatie-uitval. Ook kan een EPD het gemakkelijk maken om tijd te registreren, denk bijvoorbeeld aan groepssessies in de ggz waaraan cliënten deelnemen die worden betaald uit verschillende potjes (Zvw, Wmo, jeugdzorg).
Er kan functionaliteit worden ingebouwd waarmee een behandelaar bij een patiënt of cliënt direct ziet hoeveel beschikbare bestedingsruimte er nog is, zodat hij geen therapie inzet die niet binnen die ruimte past. Of denk bij de Wlz bijvoorbeeld aan functionaliteit die proactief een signaal genereert wanneer op basis van sensoranalyses (hoe vaak loopt een verzorgende of verpleegkundige de kamer van een cliënt in?) of rapportages het vermoeden bestaat dat er meer zorg wordt geleverd dan waar de ZZP recht op geeft.
Een laatste voorbeeld is een gebruiksvriendelijk medewerkerportaal voor ambulante zorgverleners, dat gemakkelijk toegankelijk is op een tablet of kleine laptop en waarmee ze vanuit één scherm het leeuwendeel van hun werkzaamheden kunnen doen. Op die manier voorkom je dat medewerkers pas achteraf gaan registreren, als ze weer op kantoor zijn. De kans dat ze dan dingen vergeten te noteren, is veel groter.
Gebruik van standaarden
Uiteraard moet het EPD of ECD via de HL7 FHIR-standaard en de hieruit afgeleide Zorg Informatie Bouwstenen (ZIBs) kunnen worden gekoppeld aan andere systemen zoals Zorgdomein of Zorgmail. Informatie die al ergens bekend is, hoeft dan niet nog eens met de hand hoeft te worden overgetypt. Gelukkig heeft het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional (VIPP) gezorgd voor een brede adoptie standaarden. Dit betekent een enorme versnelling in informatie-uitwisseling tussen verschillende organisaties in de zorgketen. Dat is mooi, want hergebruik van eerder vastgelegde data zorgt niet alleen voor een efficiencyverbetering, maar geeft ook een kwaliteitsimpuls. Er is minder kans op fouten bij het vastleggen van data en omdat data eerder beschikbaar is, kan deze ook eerder worden gebruikt, bijvoorbeeld om planningen te verbeteren.
En daar is het nu precies om te doen. Wie zijn registratie goed op orde heeft, kan deze data ook gebruiken om de zorg te optimaliseren. Want een goed EPD of ECD geeft dan veel voorspellende en proces gerelateerde data terug, zoals: welke workload kan ik volgende week verwachten? Volg ik wel het juiste zorgpad of sla ik per ongeluk een stap over? Heb ik alle controles wel tijdig uitgevoerd?
Het goede nieuws is dat veel zorgorganisaties al stappen hebben gezet. Hopelijk wordt 2021 het jaar van de vervolgstappen. Het jaar waarin zorgorganisaties hun automatisering verder op orde brengen om registratie aan de bron en horizontaal toezicht volledig te ondersteunen.
