Onderwijsinstelling NTI start met de digitale handtekeningoplossing van ValidSign. Het stage- en afstudeerteam voor MBO- en HBO-studenten gaat het proces voor de stageovereenkomsten verder digitaliseren door het papieren (post)proces te vervangen door een geïntegreerd digitaal handtekeningenproces.
Corona Meerman is sinds kort als Manager Operations bij NTI verantwoordelijk voor het stage- en afstudeerteam waar MBO- en HBO-studenten worden begeleid tijdens hun stage- en afstudeeropdrachten. “Wat mij al vrij snel opviel, was dat medewerkers regelmatig een pakketje papieren bij het kopieerapparaat stonden te kopiëren.
Drie maal elf pagina’s waarop uiteindelijk handtekeningen van de student, het leerbedrijf en het NTI moeten staan, gearchiveerd moet worden en per post verstuurd wordt naar de student en het leerbedrijf.” Meerman realiseerde zich dat het papieren (post)traject een arbeidsintensief en foutgevoelig proces is met een grote doorlooptijd. Ook een proces waarin het team veel tijd moest steken in het opvolgen en binnenhalen van de getekende contracten.
“Snelheid en kwaliteit staan bij NTI hoog in het vaandel”, vertelt zij, “en dat vertalen we ook naar ons online aanbod en e-learning. Dus is een beslissing om ook te willen investeren in de integratie van processen direct genomen. De stageovereenkomsten hebben een handtekening nodig? Dan kiezen we voor een digitaal handtekeningenproces!”
Snelheid en kwaliteit doorlooptijd overeenkomsten
ValidSign werd benaderd omdat via een andere partij al eens gevraagd was om een digitale handtekening te zetten; een eenvoudige actie die een positieve indruk had nagelaten. Op korte termijn werd een afspraak gemaakt en aangetoond dat de doorlooptijd van de stageovereenkomsten sterk kan verkorten. Het digitale proces zorgt ervoor dat het totale document intact blijft en van hoge kwaliteit naast dat het eenvoudiger en gebruiksvriendelijker is. Het eindresultaat levert een compliant dossier op.
“Duidelijke voordelen van het digitale handtekeningentraject zijn snelheid en kwaliteit”, stelt Corona Meerman. “De snelheid van digitale afhandeling tussen ons team en de student en het leerbedrijf is evident. Het digitale proces zorgt er ook voor dat de contracten compleet blijven en het is minder foutgevoelig omdat er gewerkt wordt met vooraf ingestelde velden. Daardoor is ook de kwaliteit geborgd.”
Het stage-afstudeerteam van NTI start met ValidSign. “De samenwerking tussen NTI en ValidSign verloopt soepel”, aldus Meerman. “Het betekent natuurlijk wel een andere manier van werken voor de medewerkers. De voordelen zullen zich snel bewijzen, verwacht ik. Daarna, als het een succes is, kan het digitaal handtekeningproces met andere teams worden uitgebreid.”
“ValidSign biedt met haar digitale handtekeningoplossing de mogelijkheid de digitale afhandeling van contracten optimaal in te richten ”, aldus John Lageman, CEO ValidSign. “Een oplossing die vele mogelijkheden kent, zodat ook snelle optimalisatie van andere bedrijfsprocessen binnen NTI mogelijk is.”
