Het aantal bedrijven in Nederland zit al een paar jaar in de lift. Dat betekent niet dat ieder bedrijf slaagt. Er is een aantal onderdelen aan te wijzen dat ervoor zorgt dat een bedrijf wel of niet succesvol is.
Waar veel ondernemers niet direct aan denken, is optimaliseren van de workflow door middel van workflow management. Wat is workflow management precies en welke rol speelt ICT hierin? In dit artikel vertellen we je er meer over.
Workflow binnen een bedrijf: wat is dat precies?
De workflow wordt namelijk ook wel als de basis van een goedlopend bedrijf gezien. Zonder een duidelijke en goede workflow (of meerdere) kun je namelijk van alles proberen, maar zul je zien dat bepaalde zaken minder snel tot helemaal niet lukken. De workflow wordt ook wel omschreven als een voorbedacht werkpatroon binnen een organisatie. Hierin is onder andere duidelijk wie wat wanneer binnen een bedrijf moet doen om tijd en mogelijkheden zo effectief mogelijk te kunnen gebruiken en optimaliseren. Denk alleen al aan een (web)winkel waarin een bepaalde workflow moet worden vastgesteld om een klacht van een klant af te handelen.
Maar ook aan een tandartsenpraktijk waarin het systeem met afspraken met patiënten tot in de puntjes goed geregeld moet zijn voor een goede workflow. Of een ander onderdeel binnen de praktijk waarin een workflow zorgt voor sneller en efficiënter werken. Heel simpel gezegd is een workflow dus eigenlijk de kloppende ader van een bedrijf. Zonder die ader kan een onderneming niet op de juiste manier functioneren. Dat geldt ook voor de ondersteuning van ICT binnen dit geheel. Tegenwoordig is een goede workflow deels goed, snel en effectief door de ontwikkeling en toepassing van ICT. Door die combinatie is het nog eenvoudiger en beter om klanten of partners op de juiste manier te kunnen helpen. Daarom kunnen we wel stellen dat ICT onmisbaar is in workflow management.
Voordelen van workflow management met behulp van ICT
Er is namelijk een groot aantal voordelen te vinden aan workflow management sinds de komst van informatietechnologie en alles dat daarbij komt kijken. Wanneer je ICT op de juiste manier inzet in je workflow, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat slimme digitale formulieren waar klanten of werknemers mee werken over nul fouten beschikken, kun je profiteren van maximaal rendement uit die formulieren. Dat heeft natuurlijk óók een positief effect op de omzet van je bedrijf. Dat is natuurlijk nog maar één van de voorbeelden hoe je je workflow kunt verbeteren aan de hand van ICT. Andere voordelen naast het halen van maximaal rendement zijn onder andere:
• Door gebruik te maken van workflow management met behulp van ICT bespaar je ontzettend veel tijd binnen je bedrijf. Het zal je verbazen hoe eenvoudig bepaalde ‘problemen’ binnen je onderneming snel kunnen worden opgelost wanneer je kiest voor workflow management.
• Wat hierbij ook ontzettend prettig is, is dat er gemiddeld maar liefst 50% minder administratieve fouten worden gemaakt met de juiste workflow management.
• Het maakt niet uit of je net begint met workflow management of dat je al precies weet wat het is. Er is voor ieder soort ondernemer een plan te volgen of software aan te schaffen.
• Wat ook fijn is, is dat je met de juiste workflow zorgt voor minder ziekteverzuim op werk. Zo min mogelijk problemen op de werkvloer zorgt er onder andere voor dat mensen met plezier naar hun werk gaan en minder snel ziek worden.
• Ook krijg je meer tevreden klanten wanneer je met de juiste workflow management aan de slag gaat. Klantenprocessen worden op deze manier immers beter en sneller afgehandeld.
• Je blijft tot slot zelf een goed overzicht houden van je klantenbestand, je werkzaamheden, je voorraden en zelfs je werknemers. Workflow management is namelijk altijd voor verschillende soorten bedrijven en verschillende onderdelen in te zetten.
Hoe werkt workflow management?
Om te profiteren van de voordelen van workflow management is het nodig om te snappen hoe dit precies in elkaar steekt. Het is bijvoorbeeld aan te raden om bepaalde bedrijfsprocessen als workflow vast te leggen in een Document Management Systeem (DMS). Daarmee zorg je ervoor dat alle informatiestromen vervolgens volgens dezelfde digitale wijze worden behandeld. Een digitale workflow geeft je onder andere de mogelijkheid om taken goed te keuren, af te keuren, af te handelen, te weigeren en over te dragen. Hierbij kun je een workflow toepassen op een werknemer en een zakenpartner maar ook op een project of document.
Een voorbeeld van workflow management op digitale wijze is bijvoorbeeld het jaarlijks controleren of je klantenbestand nog up to date is. Je kunt een workflow zo instellen dat het na een bepaalde tijd automatisch start met controleren waarbij gedetailleerd wordt gekeken of alle gegevens nog kloppen. Dit kan bijvoorbeeld ook dagelijks worden ingezet op voorraden van producten of maandelijks op factuurverwerking. Zo zie je maar dat workflow op verschillende manieren wordt ingezet en ICT écht een onmisbaar onderdeel van het geheel is geworden.
Lees ook:
- De 5 grootste voordelen van Managed Services
- Digitalisering in de incasso- en deurwaardersbranche: zo zit het
