De ICT-kosten van Nederlandse gemeenten zijn in 2025 gestegen naar gemiddeld 121 euro per inwoner. Dat blijkt uit de 22e ICT Benchmark Gemeenten van M&I/Partners. Software- en personeelskosten stijgen, terwijl de infrastructuurkosten voor het eerst in jaren fors dalen.
De stijging zet een bekende lijn voort. Vorig jaar rapporteerde M&I/Partners namelijk nog dat de ICT-kosten in 2024 waren gestegen naar 115 euro per inwoner. Een jaar daarvoor lag dat bedrag op 109 euro. Opnieuw komt er dus zo’n 6 euro per inwoner bij blijkt uit het onderzoek.
De grootste stijging zit in de personeelskosten. Die groei komt vooral door loonontwikkelingen uit cao-afspraken. Daarnaast groeide de omvang van het IT- en IV-personeel met 4 procent. Opvallend is de daling van de infrastructuurkosten. In voorgaande jaren bleven die stabiel, maar in 2025 namen vooral de kosten voor de werkplek en voor servers en storage af. Of het om een structurele trendbreuk of een incidentele dip gaat, laat het adviesbureau in het midden.
Microsoft en ERP drijven softwarekosten op
De softwarekosten kwamen uit op 43 euro per inwoner, een toename van 4,5 euro ten opzichte van vorig jaar. Alleen kantoorautomatisering werd al 2 euro per inwoner duurder. Volgens M&I/Partners hangt dat samen met intensiever gebruik van Microsoft-producten en functionaliteit als Copilot. Ook stappen gemeenten over op uitgebreidere licenties zoals Microsoft 365 E5.
Die afhankelijkheid van Microsoft is niet nieuw. Gemeenten geven samen bijna 185 miljoen euro per jaar uit aan het bedrijf. Voor de wereldwijde prijsverhogingen van Microsoft 365 in 2026 zijn ze voorlopig beschermd. Inmiddels wordt wel gewerkt aan een nieuwe massaovereenkomst voor de periode daarna.
Maar Microsoft is niet de enige kostenpost. Ook bedrijfsvoeringssoftware werd duurder, vooral financiële applicaties. Verschillende gemeenten zijn overgestapt op een ERP-oplossing als financieel systeem. Daarbij kunnen indexaties van contracten en extra functionaliteit de rekening verder verhogen.
Kleine gemeenten betalen relatief het meest
Tussen 2021 en 2025 stegen de softwarekosten met circa 30 procent, van 33 naar 43 euro per inwoner. Kleine gemeenten (minder dan 60.000 inwoners) zagen een stijging van 52 procent. Bij grote gemeenten (meer dan 100.000 inwoners) bleef dat beperkt tot 18 procent, middelgrote gemeenten zaten op 22 procent.
Een verklaring daarvoor is dat kleine gemeenten met 81 procent het hoogste SaaS-aandeel hebben, tegenover 77 procent bij middelgrote en 60 procent bij grote gemeenten. Ook drukken vaste drempelwaarden voor licentiekosten relatief zwaar op kleinere organisaties, die bovendien vaker leunen op externe ondersteuning.
Gemiddeld gaat inmiddels 69 procent van de softwarekosten naar SaaS. In 2024 was dat nog 61 procent. Het aandeel ligt het hoogst in de front-office (81 procent) en bedrijfsvoering (79 procent).
Volgens M&I/Partners verschuift de opgave daarmee van het vervangen van technologie naar het organiseren van regie. “Minder lokale infrastructuur betekent niet vanzelf minder complexiteit”, schrijft het bureau. Gemeenten zetten volgens het rapport nu meer regiefuncties en functioneel beheer in, en minder technisch beheer.