Optimalisering software-contracten loont vaak

software

Wereldwijd zullen IT-uitgaven groeien met 5,5%. Software as a Product (SaaP) en Software as a service (SaaS) groeien waarschijnlijk het snelst. Namelijk 9,8% in 2022 en 11,8% in 2023. Dit maakt software één van de hardst groeiende productcategorieën in de IT-sector. In 2021 had de wereldwijde software-markt een waarde van 143.77 miljard dollar en de verwachting is dat dit verder zal groeien naar 720.44 miljard tegen 2028.

Dit loopt gelijk op met het bedrag aan investeringen die Europese bedrijven zullen doen in public cloud computing contracten. Die investeringen bereiken dit jaar een hoogte van EUR 113 miljard. In 2026 zal dit zelfs meer dan verdubbeld zijn tot een totale investering van 239 miljard. De groei in software-investeringen is simpelweg onvermijdelijk.

“In deze turbulente wereld is het belangrijk dat software-inkopers zelf de ontwrichters worden,” stelt Marc Tromp, Business Development Manager bij Sastrify. “Ze moeten een grotere, strategische verantwoordelijkheid krijgen.” Ze moeten de focus van de software-inkoopfunctie te verleggen van één die gericht is op kostenbesparing naar één die een strategische bijdrage aan de business levert, door middel van technologie.

“Inkoop zal een echte business partner worden, niet slechts een poortwachter die gaat over uitgaven, en ondernemers zullen de toegevoegde waarde van inkoop zien en zullen met inkopers samen willen werken.” Dat schrijft KPMG in ‘De toekomst van inkoop’. Software-inkopers zullen een grotere rol gaan spelen bij het optimaal benutten van software-investeringen. En zullen een actievere bijdrage gaan leveren aan bedrijfsgroei.

Adequate implementatie

Volgens Tromp is het hierbij van belang dat de implementatie van (nieuwe) tooling en (extra) licenties adequaat wordt uitgevoerd. Om bedrijven hierin te ondersteunen geeft hij drie adviezen die je als software-inkoper kunt opvolgen om het maximale uit software investeringen te halen.

1. Adopteer een digital-first bedrijfscultuur

Als er wordt geïnvesteerd in digitale tools en programma’s, is het belangrijk dat deze ook gebruikt worden. Het daadwerkelijke gebruik van software bepaalt de waarde ervan, niet enkel de aanschaf.

De focus bij software inkoop ligt meestal op de implementatie van de technologieën zelf, terwijl mensen minstens zo belangrijk zijn. Zo geeft 62% van de managers aan dat bedrijfscultuur de belangrijkste drempel is bij de digitale transformatie van hun organisatie. Voor een succesvolle digitale transformatie is het belangrijk medewerkers te betrekken en te faciliteren om zo digitaal werken te verankeren in de bedrijfscultuur.

Door het verplicht thuiswerken tijdens de coronacrisis is het digitaliseren van de bedrijfscultuur in een stroomversnelling geraakt. Toch zijn medewerkers vaak niet voldoende op de hoogte van de tools die zij tot hun beschikking hebben en de processen die horen bij het succesvol gebruik daarvan. Velen wenden zich zelfs tot alternatieven en nemen alle beveiligingsrisico’s die dit met zich meebrengt op de koop toe.

2 Vernieuw of vervang verborgen contracten

Bij het starten van een nieuw bedrijf is het heel gebruikelijk om software-platforms aan te schaffen om informatie te consolideren en groei te bevorderen. Na verloop van tijd ontstaat echter het risico dat deze deze niet meer worden gebruikt en worden vergeten, terwijl de contracten stilzwijgend doorlopen. Het is dus van belang dat contracten van tools die niet worden benut tijdig worden geïdentificeerd en opgezegd.

Zodra contracten voor ongebruikte of nauwelijks gebruikte software zijn opgezegd, is het ook van belang om te kijken naar het vernieuwen of vervangen van bestaande licenties. Dit gaat een stap verder dan het onderscheid maken tussen licenties die wel of niet worden benut. Hierbij is het belangrijk licenties te categoriseren in licenties die winstgevend zijn en waarvan het contract vernieuwd kan worden. En in licenties die moeten worden vervangen door andere providers die een betere prijs-kwaliteitverhouding bieden.

3 Centraliseer en automatiseer het software-beheer

Data-analyse is een belangrijk aspect binnen de toekomst van inkoop. Het stelt software-inkopers in staat strategische besluiten te nemen over de efficiëntie van software die momenteel wordt gebruikt, op een meer rationele manier. Daarnaast ondersteunt het hen bij het centraal stellen van de klant en leverancier. Om dit te bereiken, moet inkoop verschillende databronnen naadloos met elkaar integreren en real-time data verzamelen die accuraat en makkelijk te verwerken is.

Hiervoor is het belangrijk software te centraliseren op één plek. Deze centrale locatie helpt alle medewerkers in te zien welke tools ze kunnen gebruiken terwijl IT-managers en software-inkopers alle licenties in één overzicht hebben, waardoor ze in één oogopslag kunnen zien welke contracten opgezegd, vervangen en verlengd kunnen worden. Centralisering is een vereiste voor gedegen data-analyse. Als je daarnaast alle informatie omtrent je software-contracten op één plek hebt, heb je hier meer controle over en kan je vanuit die uitgangspositie eenvoudiger automatiseringen realiseren. 88% van de IT leiders geloven dat een centrale locatie voor SaaS-management het proces zal simplificeren, inzicht zal verbeteren en ervoor zorgt dat inkopers kunnen focussen op strategische zaken.

Bijna 50% van de teams zegt dat ze teveel tijd besteden aan het handmatig managen van SaaS-oplossingen. Daarnaast gelooft 94% van IT leiders dat handmatige SaaS-management methodes leiden tot slechte besluitvorming over SaaS-uitgaven. Het automatiseren van veelal handmatig en intensieve administratieve taken bespaart tijd en geld in het beheerproces. En minimaliseert tegelijkertijd de kans op menselijke fouten.

Gerelateerde berichten...

X