Overstappen van documentsilo’s naar een documentenopslag

Op onvermoede plaatsen en omgevingen vinden er digitale transformaties plaats. Zeker op het gebied van data en databases. Zo nam kennisorganisatie KOOP afscheid van hun documentensilo’s. Ze stapte over naar één documentenopslag.

Het Kennis- en exploitatiecentrum Officiële OverheidsPublicaties (KOOP) is verantwoordelijk voor de dagelijkse publicatie van overheidsinformatie in Nederland. KOOP valt onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

 

Portalen

Met ingang van 1 juli 2009 (Wet Elektronische Bekendmakingen) werd papier vervangen door digitaal. De Staatscourant, het Staatsblad en het Tractatenblad verschijnen alleen nog in elektronische vorm.

Hiervoor gebruikt KOOP drie portalen. Dat zijn officielebekendmakingen.nl, overheid.nl en wetten.nl. Publicaties van ruim 1000 (semi)overheidsorganisaties vinden zo hun weg naar het publiek.

 

Uitdagingen

Matthijs Breebaart, Senior adviseur content, beschrijft de uitdagingen voor KOOP, zoals het belang van accuratesse. “Wanneer een wet, besluit of andere officiële bekendmakingen niet correct wordt gepubliceerd, komt de geldigheid ervan in het geding.”

“Ook moeten publicaties tot minimaal twintig jaar na dato bereikbaar blijven voor iedereen. Het mag dus absoluut niet gebeuren dat wanneer wij een systeemonderdeel upgraden één of meer plugins niet meer werken.

Alles, van een internationaal verdrag tot aan een wegafsluiting in een Nederlands dorp, moet beschikbaar zijn en blijven. Juridische professionals maken uitvoerig gebruik van onze website over wetgeving, wat een enorm uitgebreid archief heeft dat teruggaat tot de 19de eeuw. Volgens de wet moeten wij PDF/A gebruiken als standaardformaat voor de publicaties. Aangezien dit geen eenvoudige standaard is, maakt dit ons leven er niet gemakkelijker op.”

 

Stevige requirements

KOOP hanteert XML Schema om de indrukwekkende hoeveelheden – jaarlijks 250.000 publicaties en meer dan 12 miljoen bezoekers – in goede banen te leiden. Een en ander moet voldoen aan hoge standaarden van toegankelijkheid, authenticiteit en bewaring. Daar komt nog bij dat de complexiteit van de te publiceren documenten toeneemt. Denk daarbij aan geo-informatie en relaties tussen documenten.

Met dit in het achterhoofd besloot KOOP in 2015 tot de overstap naar de databasetechnologie van MarkLogic. Het streven was om met het nieuwe systeem vanuit één bron te publiceren.

Breebaart schetst de situatie vóór de overstap: “Als applicatieframework hadden we voornamelijk .Net met enkele stukjes Java. Er was een XML-bewuste opslaglaag, al veranderden we wel richting een meer service oriented architectuur. De zoekfunctionaliteit beheerden we deels in huis en was deels uitbesteed. Hosting was uitbesteed aan een dedicated hostingprovider. Wij slaan content namelijk niet op in de cloud. Vanuit het streven naar snellere time to market van onze producten, zoals apps, dachten wij dat slimme mensen uit Californië wel het loodgieterswerk voor ons konden regelen, om zo onze infrastructurele problemen op te lossen.”

Lees het hele verhaal online of in ICT/Magazine van juni/juni.

Gerelateerde berichten...

X