De voorspellingen van Gartner liegen er niet om: de hoeveelheid data zal de komende vijf jaar met 800 procent toenemen. Hiervan zal ongeveer 80 procent ongestructureerde data zijn. Organisaties die hun gegevens niet op orde hebben gaan zware tijden tegemoet. Toch kunnen zij met de juiste aanpak storagekosten verminderen, productiviteit verbeteren, datatoegankelijkheid en datakwaliteit optimaliseren, en zorgen voor contentbeheer dat aan alle wet- en regelgeving voldoet.
Wat is er nodig voor gedegen beheer van ongestructureerde content? SAP Nederland, Microsoft, OpenText en Ciber besloten hun kennis en technologie te bundelen om tot de best mogelijke aanpak te komen. Het resultaat: ‘The Power of 4’, een contentbeheer-aanpak met het beste van vier aanbieders. Afgevaardigden van de vier technologiebedrijven deelden hun inzichten en presenteerden hun geïntegreerde aanpak tijdens het klantenevenement van Ciber Nederland in het PSV Stadion in Eindhoven.
Ongestructureerde data
Gartner laat er geen twijfel over bestaan: er komt steeds meer data bij. En dat terwijl veel organisaties al moeite hadden met het beheren van de huidige hoeveelheid data. Met transactionele data weten de meeste it-afdelingen nog wel raad. Deze informatie is eenvoudig te beheren in een database. Ingewikkelder is echter het beheer van ongestructureerde content. Dit is de informatie die gevangen zit in bijvoorbeeld e-mails, contracten, PDF’s, Word-bestanden, PowerPointpresentaties, afbeeldingen, video’s en geluidsopnames. Deze content is vaak niet overzichtelijk geordend, moeilijk vindbaar en lastig te delen. Eindgebruikers hebben hierdoor de grootste moeite om de juiste informatie te vinden. Dit zorgt voor lage productiviteit, belemmert de samenwerking en vertraagt de dienstverlening voor klanten. Het is duidelijk dat veel organisaties worstelen met ongestructureerde content. Een doordachte aanpak is nodig.
Centrale opslag
Wanneer is contentbeheer succesvol? Vanuit verschillende expertises wordt die vraag beantwoord tijdens de klantendag van Ciber. Een belangrijke indicator hiervoor is de tijd die het kost om een klant, toeleverancier of andere relatie van dienst te zijn, zegt Dirk van de Pas, Sales Executive bij SAP Nederland: “In een ideale wereld gaan medewerkers via de kortste digitale weg naar de data die zij hierbij nodig hebben. In de praktijk lopen medewerkers echter van het kastje naar de muur in hun zoektocht naar de gewenste informatie. Bovendien is vaak niet duidelijk of het gaat om de meest recente versie van bijvoorbeeld een contract of ander document. Dit kost veel tijd en zorgt voor fouten en onvolledigheden.” Slecht contentbeheer kan leiden tot ontevreden klanten, toeleveranciers en andere relaties. Zij worden slecht geholpen doordat content niet op het juiste moment beschikbaar is. Het is daarom goed om kritisch te blijven op de manier waarop content wordt beheerd.
Dat toegankelijkheid van content vaak beter kan, bevestigt Richard Verbeek, consultant bij OpenText: “Informatie staat vaak verspreid over de organisatie opgeslagen en is daardoor onvindbaar. Sommige documenten staan dan bijvoorbeeld op de server, andere informatie bevindt zich in Outlook of een samenwerkingstool en in bepaalde gevallen is informatie zelfs alleen op papier beschikbaar.”
De vraag in de markt naar centraal contentbeheer neemt duidelijk toe. Volgens recent onderzoek van Gartner werd vorig jaar in de markt 8,6 procent meer omzet gegenereerd met Enterprise Content Management (ECM)-software dan in 2012. Steeds meer organisaties zien de meerwaarde in van centraal beheer.
Koppeling
Toch is centraal beheer slechts een eerste stap. Vervolgens is het belangrijk om content eenvoudig beschikbaar te maken en het te voorzien van de juiste context. SAP en OpenText doen dit door ongestructureerde content, die zich bevindt in OpenText, te koppelen aan transactionele data uit SAP, die juist wel goed vindbaar is. “Wanneer een medewerkers in onze geïntegreerde aanpak zoekt naar bepaalde informatie, duikt niet alleen gestructureerde data op, maar ook de bijbehorende ongestructureerde content,” licht Van de Pas toe. “Een inkoopproces bevat bijvoorbeeld verschillende handelingen binnen de gestructureerde omgeving, zoals het aanmaken van een inkooporder, de betaling en uiteindelijke levering. Als de toeleverancier vervolgens belt omdat een factuur niet is betaald, dan heeft de medewerker allerlei informatie nodig om het probleem op te lossen. Een contract, bijvoorbeeld, om na te gaan welke afspraken zijn gemaakt. Of eventueel e-mailverkeer dat heeft plaatsgevonden. De koppeling tussen SAP en OpenText zorgt ervoor dat die info in hetzelfde scherm, direct toegankelijk is, zodat het probleem zonder veel zoekwerk verholpen kan worden.”
De eindgebruiker centraal
SAP en OpenText bieden vooral de achterliggende technologie van de geïntegreerde oplossing. Die technologie kan nog zo goed zijn, het belangrijkste blijft dat de eindgebruiker ermee uit de voeten kan. Daar speelt Microsoft SharePoint een belangrijke rol. “Eindgebruikers moeten documenten eenvoudig kunnen opslaan, terugvinden, benutten en delen,” benadrukt Shauna Sampson, Global Alliance Director bij Microsoft. “Hierbij moeten ze niet lastig worden gevallen met de complexe, technische processen die op de achtergrond nodig zijn. Informatie zoeken in verschillende tools kost veel tijdverlies. Daarom is het belangrijk dat data vanuit één interface met een gebruiksvriendelijke zoekfunctie toegankelijk is. Overzichtelijke weergave is hierbij belangrijk. Medewerkers moeten er bijvoorbeeld van op aan kunnen dat het gevonden document de meest recente versie is.”
De rol die SharePoint binnen de samenwerking vervult is tweeledig. Allereerst is het een samenwerkingstool, maar binnen de samenwerking met SAP en OpenText is het vooral ook een interface waar eindgebruikers goed mee uit de voeten kunnen. De bediening is eenvoudig en op de achtergrond worden bestanden zorgvuldig, efficiënt en volgens wet- en regelgeving opgeslagen.
Toegankelijkheid van data en efficiëntie zijn essentiële pijlers. Een andere uitdaging voor organisaties is governance. “Er zijn genoeg bedrijven die onbewust de wet overtreden door afwezigheid van een governance-structuur,” aldus Verbeek. “Zowel beschikbaarheid van data als efficiëntie en governance zijn belangrijke elementen in contentbeheer. De samenwerking met SAP, Microsoft en Ciber zorgt voor een perfecte mix om alle uitdagingen rondom het beheren van content aan te kunnen gaan.”
Het beste van vier aanbieders
Bart Thijs, Serviceline Manager bij Ciber, sluit de dag af met zijn visie op de krachtige samenwerking. “Met de samenwerking bundelen we de krachten van drie toonaangevende technologiebedrijven. Door gestructureerde data uit SAP te koppelen aan de ongestructureerde content in de centraal beheerde omgeving van OpenText, is de toegankelijkheid van data en efficiëntie aanzienlijk groter. Door daar Sharepoint van Microsoft aan toe te voegen voor de samenwerkingsmogelijkheden, bieden we een geïntegreerde aanpak. Op deze manier worden de kwaliteiten van drie grote aanbieders gecombineerd in één oplossing.” Om de geïntegreerde oplossing goed te laten aansluiten op de behoefte van de organisatie is een partner nodig die kennis heeft van de technologieën van alle betrokken partijen. Ciber heeft jarenlange ervaring met de technologieën van zowel SAP, Microsoft als OpenText. Het ict-consultancybedrijf biedt organisaties passend advies en implementatie op maat. Zo weten hun klanten zeker dat de oplossing aansluit op hun informatie- en bedrijfsbehoeften en dat het past binnen de al aanwezige it-aanpak.
