Het bewaken van kwaliteit en veiligheid in de zorg is in de huidige coronatijden een complex karwei. Je moet aan diverse wet- en regelgevingen voldoen, zoals rondom veiligheidsmanagement. Daarnaast wil je ook aantoonbaar kwalitatieve zorg bieden, waar je voor certificeert bij kwaliteitsnormen zoals de NEN en HKZ.
Voor iedere norm waar je aan moet of wilt voldoen, wordt een audit uitgevoerd. Daar komt een hoop bij kijken: de voorbereiding, diverse interne toetsmomenten, interne audits, en uiteindelijk de echte audit om te toetsen in hoeverre jouw zorgorganisatie aan de gestelde voorwaarden en vereisten voldoet. Het voldoen aan deze verplichtingen levert een gemiddelde zorginstelling best wat hoofdpijn op. Ten eerste vanwege de hoeveelheid aan en complexiteit van wet- en regelgeving en kwaliteitsnormen waaraan men moet voldoen. Maar ook vanwege de praktische kant, zoals de diverse maatregelen en snel veranderende ontwikkelingen rondom corona.
Wil je bij de tijd en vooral ook compliant blijven, dan moet je hier de nodige stappen in zetten. Dat moet te allen tijde zorgvuldig en met aandacht gebeuren. Dit is hét moment om traditionele audits en checks op een andere manier vorm te geven!
Waarom zou je overstappen naar online auditen in de zorg?
We geven je 3 redenen om de stap naar online auditen en integraal verbeteren te maken, zodat je tijdens en vooral ook ná de coronacrisis meer grip, inzicht en overzicht hebt.
Reden 1: Borg de continuïteit van audits, controles en inspecties
Vanwege de corona-uitbraak werd iedere sector, inclusief de zorg, gedwongen tot het digitaal transformeren van de vaak nog traditionele processen op het gebied van kwaliteit en veiligheid. Nog steeds vragen de interne audits- en controleprocessen om een snelle omslag. De hoge druk op de zorg leidt er toe dat audits, controles en inspecties worden uitgesteld, met als risico dat je een tijdje niet compliant bent als je certificering verloopt, lagere kwaliteit omdat er geen of minder controles plaatsvinden, en een flinke administratieve achterstand die later alsnog weggewerkt zal moeten worden.
Deze impact kan je zoveel mogelijk beperken door over te stappen op online audits en self-assessments. Je bent dan niet meer afhankelijk van fysieke auditgesprekken en veel administratief werk, maar kunt direct online aan de slag met het uitzetten van toetsvragen op beleidsonderwerpen als agressie, medicatie en privacy.
Zo borg je de continuïteit van auditprocessen en creëer je een toekomstbestendige digitale samenwerking over de gehele organisatie heen. Geen silo’s waarin je kwaliteitsnormen, wet- en regelgeving en andere beleidszaken op zichzelf via een audit bewaakt, maar één grote bak met online toetsvragen over alle maatregelen heen. Deze kun je periodiek uitzetten op verschillende afdelingen in de organisatie. Dat levert meer data, meer inzicht en meer transparantie op én je dagelijkse gang van zaken rondom audits, controles en inspecties gaat ‘gewoon’ door.
Reden 2: Slimmer werken met meer inzicht
Online audits verschillen in eerste instantie weinig van de reguliere audits die je gewend bent, behalve dat ze online worden ingevuld in plaats van op papier. Deze digitalisering maakt het auditproces veel sneller. Tijd- en daarmee kostenbesparing is vaak de belangrijkste reden voor digitalisering en automatisering. Iedereen zoekt naar manieren om processen sneller en goedkoper maken. Het is een logische stap richting de toekomst: je behoudt de oude manier van werken, alleen dan digitaal en geautomatiseerd. Met name het plannen van en rapporteren over audits is zonder ondersteunende hulpmiddelen een tijdrovende klus. Met online hulpmiddelen kun je hier tot wel 50% meer tijd besparen! Minder administratieve rompslomp en meer aandacht voor de inhoud van de audit en de verbeterpotentie die de audit ontsluit.
Online auditsoftware gebruiken voor self-assessments
Je kunt online auditsoftware ook gebruiken om self-assessments in te zetten. Hiermee toets je de kennis en bewustwording van je medewerkers over bepaalde onderwerpen. De medewerkers vullen deze vragen zelf in. Je kunt de vragen personaliseren per afdeling of functieprofiel, om ze optimaal aan te laten sluiten bij de dagelijkse werksituatie van de medewerker. Op deze wijze kun je ook informatie bieden over beleid en maatregelen. Vervolgens krijg je inzicht in welke maatregelen en beleid goed bekend zijn bij het personeel en welke zaken nog niet. Zo heb je weer een concrete stap te pakken naar verbetering.
Reden 3: Start met structureel en integraal verbeteren
Audits hebben altijd een beetje een negatief imago gehad: ze zorgen voor periodieke paniek en worden gezien als tijdrovend of ‘zonde van de tijd’. Interne audits worden dan vooral benaderd als controle-instrument ten behoeve van compliance. Het auditproces kost op deze manier veel tijd. Bovendien wordt voorbijgegaan aan de verbeterpotentie die in de audit verscholen ligt.
De meerwaarde van digitale interne audits ligt in het organisatiebreed inzicht verkrijgen in wat goed gaat, wat beter kan én mensen de handvatten reiken om zaken te verbeteren. Door traditionele audits te transformeren naar self-assessments, die worden gefaciliteerd door online auditsoftware, maak je medewerkers automatisch meer bewust van het hoe en waarom van het beleid dat via de audit wordt getoetst en geef je hen inzicht in de verbeterkansen. Ook ontstaat automatisch een integraal inzicht in waar het beleid knelt met wat er op de werkvloer mogelijk is.
Immers, als organisatiebreed duidelijk wordt dat bepaalde maatregelen niet kunnen worden nageleefd, is de kans groot dat je qua beleid even terug moet naar de tekentafel of de maatregelen zo aan moet passen dat de werkvloer er wel mee uit de voeten kan. Als de medewerker merkt dat er op deze manier naar hem wordt geluisterd, zal dit zijn verbeterbereidheid positief beïnvloeden. Zo breng je eenvoudig een transparante integrale verbetercyclus op gang die minder tijd kost dan het traditionele audit proces en veel meer opbrengt. Leren door auditeren dus!
Smile voor Audits & Afwijkingen
Smile’s online software voor Audits & Afwijkingen maakt het mogelijk om audits automatisch periodiek of ad hoc in te plannen. De vragensets kun je zelf aanmaken en bij iedere vraag aangeven welke antwoorden afwijkend zijn. Bij het invullen worden vervolgens automatisch afwijkingen aangemaakt, inclusief deadline, actiehouder en een workflow met reminders. De module Audits & Afwijkingen is ook onderdeel van de Suite voor Kwaliteit & Veiligheid, waarmee je ook andere processen zoals klachten en (bijna) incidenten kunt digitaliseren en over afdelingen heen meer inzicht krijgt in wat goed gaat en wat er beter kan.
Over Smile software
Smile is al jaren gespecialiseerd in de transitie van fysieke audits naar online audits en self- assessments. Onze online oplossingen zijn samen met zorgpartijen en privacy specialisten ontwikkeld en hiermee een belangrijke katalysator voor digitale transformatie en integraal verbeteren van de zorg, ook op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Onder meer omdat je met veel minder moeite echt overzicht krijgt in wat goed gaat en wat beter kan. Hierdoor hou je meer tijd over om te werken aan bewustwording in de organisatie en om als regisseur op te treden bij het stellen van prioriteiten en het bevorderen van onderlinge samenwerking.
Ben je als zorginstantie klaar om de stap te maken naar online auditen en integraal verbeteren? Maak dan vrijblijvend kennis met Smile – bezoek onze website voor meer informatie over onze speciale software voor Kwaliteit & Veiligheid in de zorg of vraag direct een gratis online demo aan!
