Van de gedigitaliseerde dossierkast in de kelder naar het hypermoderne datacenter buiten de deur: ‘de ICT’ verdwijnt uit het zicht van bedrijven. En dat is een goede ontwikkeling, want daarmee kan de organisatie zich weer op de kerntaken richten. Die uitbesteding vraagt echter wel om het maken van nieuwe keuzes. Om een scenario dat goed aansluit op de eigen bedrijfsvoering en -strategie en op wet- en regelgeving. KPN Consulting schetst er drie.
Bedrijfsleven en publieke organisaties merken dat ICT van iedereen wordt. Het is niet langer iets van één enkele afdeling die in relatieve afzondering haar werk doet. ICT groeit naar een commodity – een gewoon basisproduct – waarvoor maandelijks afgerekend kan worden. De meeste organisaties zien de kansen en mogelijkheden die dit nieuwe tijdperk biedt. Maar ze zien ook drempels en belemmeringen. Financiële drempels, zoals reeds gedane investeringen en de afschrijvingen daarop. Of compliance-vragen: voldoet mijn organisatie nog wel aan wet- en regelgeving als ik gebruik ga maken van cloud-diensten?
De scenario’s
Hoewel het wel vaak zo wordt neergezet, is inzet van cloud of outsourcing naar externe datacenters geen zwart-wit-kwestie of een alles-of-niets-vraag. Afhankelijk van compliance-vereisten, de aanwezige legacy of van de gewenste capaciteit kan elke organisatie in eigen tempo verschillende keuzes maken. In de praktijk zijn de keuzes van organisaties terug te brengen tot de volgende drie scenario’s.
Scenario 1: Over naar extern datacenter en cloud-diensten
Wanneer het niet strikt noodzakelijk is om een eigen datacenter te hebben of te handhaven, ligt de keuze voor volledige outsourcing naar een extern datacenter voor de hand. Dit scenario is een logische keuze voor organisaties die geen financiële, strategische of juridische redenen hebben voor het behoud van de status quo. Tevens kan dit scenario organisaties helpen die een sterk fluctuerende behoefte aan ict-capaciteit hebben.
De keuze voor volledige outsourcing betekent het inzetten van een proces waarin de ict-afdeling vanuit een centrale positie opereert. Te beginnen met een centrale regiearchitectuur: dit is de technologische basis. Medewerkers moeten daarnaast leren leven met minder functionaliteiten – juist vanuit gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid bieden cloud-diensten niet altijd meer alle functionaliteiten. Houd er rekening mee dat bij een groei van de ingekochte cloud-diensten investeringen in een eigen datacenter steeds minder goed te verantwoorden zijn. Die kosten gaan volledig rusten op diensten die (nog) niet uit de cloud komen.
Scenario 2: Behoud eigen datacenter en externe cloud-diensten waar mogelijk
Lang niet alle organisaties mogen of kunnen hun ICT volledig outsourcen. Dat kan te maken hebben met wet- en regelgeving, met compliance-overwegingen of de grootte van de workload. Het gevolg is dat ze zelf in huis een eigen datacenter behouden.
Doordat de afschrijvingen op ict-infrastructuur nog maar een vrij korte periode kunnen bestrijken, is dit een relatief kostbare oplossing. Voor ict-organisaties is het daarom zaak te werken aan bewustwording bij andere onderdelen van de organisatie, zodat het draagvlak voor het budget en benodigde investeringen behouden blijft. Daarnaast is het van belang zo kostenefficiënt mogelijk keuzes te maken. Dat kan door beheertaken te stroomlijnen en te automatiseren, met selfservice portals of onderhoud op afstand – denk aan het automatisch aanmaken van nieuwe accounts en profielen of door voor deelprocessen of niet-bedrijfskritische processen te kiezen voor cloud-diensten.
Compliant in de cloud
Sommige organisaties zijn gebonden aan wet- en regelgeving die verordent dat de aan hen toevertrouwde data altijd onder Nederlands recht valt. Denk aan overheden, zorginstellingen of financiële instanties. Ook dan kan een organisatie gebruikmaken van de cloud. Maar wel met een aantal voorzorgsmaatregelen. De cloud-leverancier zelf en eventuele onderaannemers moeten in Nederland gevestigd zijn, het datacenter waarop de data staat moet in Nederland liggen én alle medewerkers moeten onder Nederlands recht vallen.
Scenario 3: Behoud eigen datacenter en zelf cloud-provider worden
Als gevolg van fusies en reorganisaties kiezen steeds meer organisaties – vooral (semi-)overheden – om gezamenlijk ict-dienstverlening aan te bieden. Zij behouden niet alleen een eigen datacenter, maar worden zelfs een cloud-provider. Bijvoorbeeld in de vorm van een Shared Service Center (SSC).
De keuze voor dit scenario betekent een aantal belangrijke investeringsbeslissingen. Allereerst is er het gereedmaken van de eigen infrastructuur, het applicatieportfolio en de verbindingen. Vervolgens is er de stap van het automatiseren van voormalig handmatige handelingen. Strategisch en beleidsmatig is er een aantal belangrijke keuzes, zoals: hoe kan ik klanten scheiden op mijn infrastructuur? Er moet een systeem komen dat registreert wat mensen gebruiken, zodat ook daadwerkelijk afgerekend kan worden op basis van gebruik. Zowel op het gebied van bedrijfsdata als van applicaties.
Het resultaat mag er zijn
Welk scenario een organisatie ook kiest, het levert vrijwel altijd wat op. Hoeveel hangt af van een aantal factoren. Denk aan de omvang van de traditionele systemen bij aanvang van de transformatie. Het kan zelfs oplopen tot kortingen van percentages met dubbele cijfers.
Bijzonder is ook dat het werken in abonnementsvormen leidt tot een dynamisch budget, met alle voordelen van dien, zoals snel op- en afschalen. Doorbelasting wordt bovendien eenvoudiger en verbruik beter inzichtelijk. Dat stelt ICT weer in staat om via lifecyclemanagement te zorgen voor een steeds actueel (cloud)applicatieportfolio, afgestemd op de wensen en eisen van de organisatie, inclusief alle noodzakelijke updates en migraties.
Doe het niet alleen!
Duidelijk is wel dat de inzet van cloud-diensten en outsourcing naar een extern datacenter niet de taak is van alleen ICT. Finance, Legal, liefst het hele C-level; iedereen beslist en denkt mee. Wanneer dat nog niet gebeurt, is het voor ICT van belang de andere managers er wel bij te betrekken. Het gaat tenslotte om de huisvesting van de kern van de bedrijfsvoering. Is die eenmaal goed ondergebracht, inclusief heldere rapportages over gebruik, locatie en het voldoen aan wet- en regelgeving, dan gaat de werkelijke winst tellen. De winst van ICT als een commodity.
Dit artikel is gebaseerd op de whitepaper ‘Kies uw cloudscenario’, geschreven door Simon van den Doel en Willem de Wilde van KPN Consulting.
