De Regionale ICT-Dienst Utrecht (RID Utrecht) in Doorn verzorgt alle ICT voor de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug. Zij ondersteunen ruim 1.800 medewerkers bij het dagelijkse computergebruik en beheren de daarvoor benodigde infrastructuur.
Door realtime inzicht in het softwaregebruik bij zes gemeenten en een sociale dienst, kan de RID Utrecht alle aanwezige licenties effectiever benutten en efficiënter beheren. Verder helpt dit inzicht om de kosten nauwkeurig en transparant door te berekenen.
Voor een ‘shared servicecentrum’ als de RID Utrecht is het belangrijk om bij elke klant gedetailleerd inzicht te hebben in het dagelijkse hardware- en softwaregebruik. Dan zijn alle kosten op transparante wijze door te berekenen en ontstaan er geen compliancy-problemen. “Bij overheden zijn compliancy en risicomanagement belangrijker dan mogelijke kostenbesparingen”, vertelt Veldhuizen. “Door de vele verschillen en regelmatige veranderingen in licentieovereenkomsten, is het risico groot dat de praktijk afwijkt van de geregistreerde situatie.” Bij de RID Utrecht heeft men eerst een nulmeting uitgevoerd en alle bijbehorende processen geoptimaliseerd, voordat men op zoek ging naar de beste SAM-oplossing.
De keuze viel op Snow License Manager vanwege het beheer- en gebruiksgemak en de uitgebreide functionaliteit. Dat werd al tijdens een ‘Proof of Concept’ (PoC) aangetoond. Snow Software biedt die optie om klanten te helpen hun business case voor SAM inzichtelijker te maken. “Zowel tijdens onze PoC als de eerste gebruiksperiode heeft Snow License Manager meer inzicht opgeleverd dan wij hadden verwacht”, resumeert Veldhuizen. “Wij weten nu nauwkeurig welke gebruikers op welke systemen en locaties, met welke softwareversies werken en hoe lang zij die gebruiken. Dat helpt ons tevens om de kostenverdeling naar alle klanten te verfijnen.”
Korte terugverdientijd
Softwarebeheer is een complexe taak, door de vaak grote diversiteit aan gebruikte applicaties en versies. Bij overheden is een aantal technische applicaties alleen nodig voor tijdelijke projecten, of incidenteel gedurende het jaar. Hoewel kostenbesparingen niet de hoogste prioriteit waren voor de RID Utrecht, zijn deze wel in korte tijd gerealiseerd. “Wij hebben binnen enkele maanden al zo’n € 50.000 bespaard door het heralloceren van aanwezige licenties, in plaats van deze extra te moeten aanschaffen”, zegt Veldhuizen. “Ook het beter verdelen van alle databaselicenties over de aanwezige bladeservers in het datacenter heeft een kostenbesparing opgeleverd.”
Licentievoorwaarden
Een belangrijke doelstelling voor de RID Utrecht is te voldoen aan de licentievoorwaarden van alle softwareleveranciers, om naheffingen en imagoschade te voorkomen. Dat is met een professionele SAM-oplossing eenvoudig te realiseren. “Wij hebben al een audit van Microsoft gehad, die dankzij de Snow-rapportages probleemloos is verlopen”, aldus Veldhuizen. “Microsoft vertrouwt de gegevens uit Snow License Manager volledig en heeft daarom zelf geen meting meer uitgevoerd. Door Snow License Manager te gebruiken, laat je aan elke softwareleverancier zien SAM serieus te nemen.”
“Wij hebben binnen enkele maanden al zo’n € 50.000 bespaard door het heralloceren van aanwezige licenties, in plaats van deze extra te moeten aanschaffen.”
Steven Veldhuizen, ict-architect
Kijk voor meer informatie op www.snowsoftware.com of bel ons via 023- 531 5460.
Snow Software | Diakenhuisweg 29-35 | 2033 AP Haarlem | The Netherlands
