Hoge werkdruk in de zorg; het blijft ons bezighouden. ICT en e-healthtoepassingen hebben de belofte in zich dat het werk efficienter en effectiever wordt. Nu lijkt juist het EPD voor een hogere registratiedruk en dus werkdruk te zorgen. Als dat waar is, dan zijn ‘meer handen aan het bed’ slechts ten dele de oplossing. Gelukkig kan het ook anders.
‘EPD’s veroorzaken burnout bij dokters’ was de titel van de column van columnist Rube van Poelgeest in ICT/Zorg van september dit jaar. Anders dan de titel deed vermoeden, benadrukte Van Poelgeest het belang van een goede implementatie en inrichting van het EPD. Niet het EPD zelf is oorzaak van hoge werkdruk. Het probleem zit hem in niet goed begeleiden van zorgprofessionals bij het werken met het EPD, waarbij ‘administratieve lasten’ hoog scoort. Het had zo mooi moeten zijn: met het EPD zouden processen efficiënter worden ingericht, waardoor de zorgprofessional meer tijd zou krijgen voor de patiënt. De praktijk bleek, als altijd, weerbarstiger.
Het doel van ICT in de zorg is – net als bij andere bedrijfsprocessen – bijdragen aan de missie van een zorgorganisatie door de goede voorwaarden te scheppen voor mensen die de zorg leveren. Dat betekent specifiek het efficiënter en effectiever inrichten van informatie- en communicatieprocessen. Softwareleveranciers beloven precies dat: uw werkprocessen worden door oplossing X efficiënter, u kunt uw tijd dus effectiever besteden. In het vorige nummer van ICT/Zorg adviseerde Lucien Engelen om die belofte vast te leggen en de leverancier er ook aan te houden. Goed idee. Want het gaat dus vaak mis.
Stapeling van werk
Waar gaat het dan mis met ICT en ook met e-health? Onderzoek van Nivel constateert dat er twee belangrijke drempels zijn om met e-health aan de slag te gaan, te weten falende ict-systemen en het onvoldoende aanpassen van zorgprocessen, waardoor een stapeling van bestaand en nieuw werk ontstaat. Het onderzoek is gehouden bij ziekenhuizen die voorop lopen in de digitalisering.
Stapeling van bestaand en nieuw werk betekent dus extra werkzaamheden. Niet zo gek als je bedenkt dat je met een EPD immers veel meer kunt (meten) dan voorheen met een papieren dossier. Verpleegkundige Janneke Vos geeft in FNV Magazine Zorg & Welzijn een voorbeeld van dat extra werk. Neem de waarde ‘valrisico’. In het verleden werd op een vaste dag in de week het valrisico vastgesteld. Nu wordt dat niet alleen aan het begin van de opname bepaald, bij iedere verandering in de situatie van de patiënt moet het opnieuw vastgesteld worden door een scorelijst in te vullen. Het EPD levert die scorelijst zodra de zorgverlener een verandering in het EPD aanbrengt. Vaak dus. Valrisico, voeding, decubitus, de kans op een delier: alles wordt ‘gescoord’.
We bepalen het met elkaar
Het is belangrijk om ons te realiseren dat niet het EPD dat bepaalt. Dat doen we in de zorg natuurlijk met elkaar. Maar ook de accreditatie-instituten willen het. En in het algemeen: de maatschappij stuurt ook op zo veilig mogelijke zorg. In principe een prachtige ontwikkeling. Zo geeft het EPD bijvoorbeeld een signaal af als sprake is van een stijgende of dalende trend van een bepaalde waarde, die om ingrijpen van arts of verpleegkundige vraagt. Maar doordat je bij iedere verandering de scorelijst moet invullen, loop je het gevaar dat het routinematig gebeurt. Je doet het immers niet meer in uitzonderingssituaties, maar bij iedere verandering.
Bovendien moet je ook nog eens veel aanvinken op zo’n lijst. Routinematig klikken ontstaat, zeker met veel zieke collega’s of ongewone drukte op de afdeling. Dan is geen sprake meer van veilige zorg, maar creëer je een risico. En stel dat een bepaalde melding vaak terugkomt, dan ben je wellicht geneigd die weg te klikken, als het telkens toch niet relevant blijkt. Er wordt dus veel gemeten omdat het kan, niet per se omdat het moet of nodig is. En al dat meten zorgt dus voor heel veel klikken en helaas ook wegklikken.
Onderscheid werkdruk
Het gaat dus onder andere mis bij al dat ‘meten omdat het kan’. Zoomen we in op wat men in de zorg eigenlijk als werkdruk ervaart, dan wordt het nog interessanter. Ledencollectief voor medewerkers in de zorg, IZZ, deed onderzoek naar de tijd en energie die zorgverleners besteden aan regels en administratieve taken die daaruit voortvloeien. IZZ maakt onderscheid tussen ‘gebrek aan functionaliteit’ (van de regels voor het werk) en ‘nalevingslast’ (mate waarin de regels/administratie tijd kosten). Bij het eerste gaat het om het gevoel niet nuttig bezig te zijn, bij het tweede om de tijd die het naleven van de regels kost. Uit de Monitor Gezond werken in de zorg van IZZ blijkt dat voor ‘gebrek aan functionaliteit’ een 4,9 wordt gescoord (op een 10-puntsschaal) en voor ‘nalevingslast’ een 7,2.
Belangrijk in het onderzoek van IZZ is ook het onderscheid tussen noodzakelijke en onnodige bureaucratie. Vrij vertaald: er is onder zorgverleners een breed gedragen besef dat administratieve handelingen noodzakelijk zijn. Ook in de zorg. Men (h)erkent het verschil tussen deze ‘noodzakelijke bureaucratie’ aan de ene kant en daar waar regels voor zowel werkdruk als het gevoel niet nuttig bezig te zijn zorgen, de ‘onnodige bureaucratie’, aan de andere kant.
Ziekteverzuim en uitstroom
Tenslotte wijst de Monitor Gezond werken in de zorg op de slechtere gezondheid en welbevinden van medewerkers die onnodige bureaucratie ervaren. Zo was het ziekteverzuim in de zorg altijd al hoog, maar inmiddels is het opgelopen tot 6 procent. Het uitstroompercentage van medewerkers in de zorg ligt tussen de 15 en 18 procent. Dat laatste percentage geldt voor de geestelijke gezondheidszorg; bijna één op de vijf mensen neemt afscheid van een baan in de zorg. Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW) deed onderzoek naar de redenen hierachter. Het eerste dat opvalt aan de uitkomsten is dat geld en promotie niet de belangrijkste redenen voor vertrek zijn. Onderzoeker Jorrit Lang: “In het nieuws komt vaak voorbij dat de zorg slecht betaalt, maar geld werd maar heel weinig genoemd in ons onderzoek. Wat wel vaak als reden wordt genoemd is het management. Met 39 procent is dat de meest genoemde reden. Gevolgd door de inhoud van het werk (37 procent) en de hoge werkdruk (30 procent). De toelichting bij deze keuzes komt neer op: ik wil in staat gesteld worden om gewoon mijn werk te kunnen doen.”
We zien dus aan de ene kant problemen met het goed begeleiden van implementatietrajecten op de werkvloer. Daarnaast zien we dat het management de belangrijkste factor is in de uitstroom. Het is logisch te veronderstellen dat er een relatie tussen beide ontwikkelingen zit. Het moet nog maar eens gezegd: het is niet het EPD of andere e-health die schuldig zijn aan overwerkte artsen en verpleegkundigen. Wel schort het aan goede implementatie op de werkvloer. Een eerste verantwoordelijkheid van het management van een organisatie.
Onderwijsprogramma
Bij Radboudumc laten ze zien dat het ook anders kan. Daar draait het project PLEZIER. Dokters die het werken met het EPD al goed onder de knie hebben, trainen andere dokters. Twee hoofdhalschirurgen, Guido van de Broek en Jimmie Honings, merkten kort na de introductie van het EPD dat ze handig waren met het systeem. Zij zagen al snel de mogelijkheden: smartteksten, handigheidjes en uniformer werken. Zo werden poli- en operatienotities door het EPD zelf uitgewerkt en brieven voor de huisarts automatisch geschreven. Niet meer alles zelf tikken, maar alles in één keer goed vastleggen en het EPD het werk laten doen. Er kwam een onderwijsprogramma dat aansloeg bij collega’s. Na enige tijd bespaarde de goede omgang met het EPD sommige artsen zo’n 30 tot 40 procent tijd. Inmiddels zijn ongeveer 800 artsen getraind en profiteert een flink deel van hen hiervan. Tijd wordt teruggewonnen en plezier hervonden, doordat de administratielast flink afneemt.
Minder administratieve last
Een belangrijke gedachte achter PLEZIER: snel zorgen voor minder administratieve last. Daarmee vergroot je de adoptie. Wat daarentegen vaak gebeurt bij de implementatie van een nieuw EPD of e-healthtoepassing is dat een betere kwaliteit van zorg de voornaamste opbrengst moet worden. Daarmee zeg je in feite dat nu geen goede zorg wordt geleverd. Niet erg motiverend voor al die hardwerkende zorgverleners. Tel daarbij op de verhoging van de administratieve last en je weet: zo trek je jouw collega’s niet over de streep.
Nog even terug naar ‘werkdruk’. Ja, er wordt in de zorg hard gewerkt. Het hoge ziekteverzuim en de hoge uitstroom betekenen dat het er niet beter op wordt. En hoe mooi het ook is dat ook het ministerie vol inzet op meer mensen die voor de zorg kiezen (‘Ik zorg’), dat alleen zal niet leiden tot een lagere werkdruk. Overal waar inefficiënt gewerkt wordt, waar voor nalevingslast een 7,2 geldt en voor gebrek aan functionaliteit een 4,9, worden ook nieuwe medewerkers met diezelfde inefficiëntie geconfronteerd. Als ziekteverzuim hiermee te maken heeft, net als uitstroom, dan is het dweilen met de kraan open. Van iedere honderd nieuwe medewerkers zullen gemiddeld zes mensen ziek zijn en tussen de zestien en achttien mensen weer uitstromen. Het is de hoogste tijd dat wij ICT, e-health en EPD, voor ons laten werken.
Niet techniek moet centraal staan
Het terugbrengen van de administratieve last kan zeker met ICT of e-health. Er zijn tal van voorbeelden waaruit blijkt dat goed begeleide implementatie vruchen afwerpt. Maar er is meer mogelijk. Als niet de techniek maar het zorgproces zelf centraal staat, van zowel patiënt als professional, als e-health dus vraaggericht werkt in plaats van dat het aanbod sturend wordt neergelegd, ontstaan er mooie dingen. Zo bedachten Internist-vasculair geneeskundige Sabine Pinedo en cardioloog Roderik Kraaijenhagen met hun concepten ‘begeleide zelfzorg’ (ressorterend onder Vital10) Zorg op afstand, waarbij het ontzorgen van de patiënt voorop staat. Sabine Pinedo: “Als je werkt vanuit de techniek, verlies je zorgverlener en patiënt in het proces. Je moet het proces met elkaar uitdenken.” Ander voorbeeld: MediMapp (van innovatiebedrijf Soulve), een navigatiesysteem voor patiënt en zorgverlener, waarin het zorgproces van de patiënt datagestuurd volledig gepersonaliseerd is met op ieder moment van de patiëntreis de juiste informatie. Het product interpreteert de gegevens uit EPD’s en vertaalt dat naar een inzichtelijk proces voor patiënt en zorgverlener. Oprichter van Soulve, Vincent Schot: “Hoge adoptie door zowel professional als patiënt realiseer je alleen als zij beiden gemak ervaren.”
