Het gebruik van AI in het Nederlandse mkb is in twee jaar geëxplodeerd: van 6 procent in 2024 naar 70 procent nu. Maar de meeste ondernemers zetten AI in voor teksten en vergaderverslagen en niet voor de processen waar de echte winst zit. Softwareleverancier Exact wil die kloof dichten.
De adoptie van AI in het mkb stijgt hard, maar het gebruik blijft oppervlakkig. Uit de MKB Barometer 2026, het jaarlijkse onderzoek dat Exact uitvoert onder ruim 1.700 ondernemers, blijkt dat 56 procent AI inzet voor het schrijven van teksten en het genereren van afbeeldingen. Het gebruik van AI voor inzicht in bedrijfsprestaties, het domein waar de échte winst van AI zit, staat pas op de derde plek, met 36 procent.
Joep Hoeks, Chief Product Officer bij Exact, snapt dat. Een mkb-ondernemer is in de eerste plaats bezig met voorraad, liquiditeit en salarissen betalen. “Hij heeft geen tijd om ook nog bij te houden wat er allemaal op AI-gebied gebeurt.” Toch ziet Hoeks een fundamentele verschuiving op gang komen.”We bewegen van een tijdperk waarin kennis en ervaring bepalend zijn voor succes, naar een tijdperk waarin data en AI dat worden en vooral de vaardigheid om daar goed mee om te gaan.”
Ingebedde AI
Die vaardigheid ontwikkel je niet van de ene op de andere dag, en dat geldt ook voor de software die ondernemers daarbij moet ondersteunen. Exact werkt al sinds 2017 met AI in zijn producten, aanvankelijk via machine learning-algoritmes die patronen herkennen in financiële data, voorspellingen doen op basis van historisch gedrag en afwijkingen signaleren. De opkomst van generatieve AI heeft die ontwikkeling versneld, maar het fundament voor wat Exact nu bouwt, lag er al jaren voor ChatGPT het grote publiek bereikte.
Dat fundament bepaalt ook hoe Exact AI inzet. Niet als losse feature bovenop bestaande software, maar ingebouwd in de processen zelf. “Het doel is niet om AI als zodanig onder de aandacht te brengen,” zegt Hoeks. “Ons doel is om het leven van onze klanten makkelijker te maken, en onder de motorkap gebruiken we daarvoor AI.” In de praktijk betekent dat functionaliteit die gewoon werkt, zonder dat de ondernemer er bewust bij stilstaat. Exact heeft de afgelopen jaren een reeks AI-agents ontwikkeld die elk een specifiek bedrijfsproces ondersteunen. Een agent is daarbij geen chatbot, maar een gespecialiseerde AI-module die zelfstandig een afgebakende taak uitvoert binnen de software.
Een van de meest gebruikte is de purchase agent, die het factuurverwerkingsproces automatiseert. Hij leest inkoopfacturen uit, herkent de relevante gegevens, koppelt die aan de juiste grootboekrekeningen en boekt ze weg. Deze agent wordt inmiddels gebruikt voor de administratie van meer dan 100.000 bedrijven. De agent bewaakt daarbij ook de grenzen van wat normaal is. “Als je een crediteur altijd honderd euro betaalt en er staat ineens een boeking van duizend euro klaar, dan wil je dat weten,” zegt Hoeks. “Die wordt er dan uitgelicht, zodat je als ondernemer alleen nog hoeft te kijken naar wat afwijkt.”
Transparantie
Hetzelfde principe past Exact toe op debiteurenbeheer. De Debtor Agent analyseert het historisch betaalgedrag per klant en bepaalt op basis daarvan welk communicatieprofiel past: snel en strikt aanmanen, of juist ruimte laten omdat de relatie dat toelaat. “De agent voorspelt ook betaaldatums van verkoopfacturen. Daar kun je je cashflow en liquiditeit op sturen,” zegt Hoeks. Bij ruim 10.000 administraties van Exact-klanten wordt inmiddels gebruikgemaakt van de agent.
De urgentie daarvoor is concreet. Uit de MKB Barometer blijkt namelijk dat 67 procent van het mkb omzet misloopt door te laat betaalde facturen, gemiddeld 20.000 euro per jaar. Klanten op tijd laten betalen staat al jaren te boek als grootste uitdaging bij financiële administraties. Exact stelt dat klanten die hun debiteurenbeheer automatiseren tot 20 procent sneller betaald worden.
Maar snelheid alleen is niet genoeg, benadrukt Hoeks. AI in een boekhoudomgeving stelt andere eisen dan AI in een tekstassistent of chatbot. “De context van zo’n boekhouding is niet geschikt om ongeveer te kloppen,” zegt hij. Een imperfect antwoord in een vergaderverslag is vervelend maar zelden schadelijk. Een fout in een boeking werkt door in rapportages, belastingaangiften en jaarrekeningen en wordt vaak pas laat ontdekt.
Voor finance-software draait het daarom niet alleen om snelheid, maar vooral om herleidbaarheid. Waarom doet het systeem deze suggestie? Op basis van welke transactie? Waar zit de afwijking? Zodra die vragen niet goed te beantwoorden zijn, slaat vertrouwen snel om in scepsis. Exact probeert dat te voorkomen door AI-functionaliteit expliciet zichtbaar te maken in de interface. Het systeem doet een voorstel en geeft aan hoe zeker het daarvan is, maar de gebruiker bepaalt altijd zelf of hij automatisch wil laten boeken. Voor functies die op de achtergrond draaien bestaat altijd een opt-out. “Wanneer AI werkt als een black box, kun je als gebruiker heel moeilijk vertrouwen ontlenen aan wat er gebeurt,” legt Hoeks uit. “Het allerbelangrijkste is dat de gebruiker in de lead blijft en dat het systeem niet autonoom handelt zonder dat de gebruiker daar expliciet om gevraagd heeft.” Die balans tussen automatisering en controle wordt alleen maar relevanter naarmate AI verder doordringt in de financiële kern van het bedrijf.
Verder ontwikkelen
Een ontwikkeling die in de ERP-wereld steeds vaker opduikt, is de autonomous close: een aanpak waarbij AI de boekhouding continu bijhoudt, zodat de maandafsluiting nog slechts een bevestiging is van werk dat al gedaan is. Exact werkt aan een vergelijkbaar concept, dat het smart closing noemt. “De tijdswinst van heel veel financiële processen zit in de kwaliteit van de input,” zegt Hoeks. Door transacties continu te monitoren en afwijkingen vroeg te signaleren, wordt de afsluiting minder een race tegen de klok en meer een bevestiging van werk dat al gedaan is. Volledig autonoom is het nog niet. De monitoring werkt nu vooral op basis van vaste regels: het systeem reageert op vooraf ingestelde uitzonderingen, maar leert nog niet zelfstandig patronen herkennen. “Daar zitten wel kansen om AI verder toe te passen en het proces echt continu te maken,” zegt Hoeks.
Een financial agent die deze maand in early access gaat, past in dat patroon. Ondernemers kunnen daarmee vragen stellen over hun winst-en-verliesrekening en balans, ratio’s vergelijken en sneller doorgronden waar bijsturing nodig is. Veertig financiële en operationele kengetallen zijn direct bevraagbaar, volgende maand worden dat er tachtig. Voor accountants is dat volgens Hoeks bijzonder interessant: snel tot de kern komen en ondernemers gericht adviseren. Van alle sectoren geeft accountancy het vaakst aan dat investeren in AI prioriteit heeft, zo blijkt uit de Barometer.
De technologie is niet de bottleneck, stelt Hoeks. “De snelheid van AI-implementatie in het mkb wordt bepaald door de adoptiesnelheid van de gebruikers.” De barometer onderbouwt dat: 66 procent van de ondernemers ziet kansen in AI voor efficiënter werken, maar 47 procent weet nog niet goed hoe de technologie effectief in te zetten. Dat verschil is ook zichtbaar tussen sectoren. Zakelijke dienstverlening en accountancy lopen voorop met respectievelijk 82 en 73 procent AI-gebruik, terwijl horeca op 53 procent blijft steken. “Dat heeft te maken met de aard van het werk: minder kantoorprocessen, minder digitale infrastructuur.”
Deze verschillen zijn volgens Hoeks geen kwestie van onwil, maar van prioriteit. Een ondernemer richt zich op zijn core business en pakt nieuwe functionaliteit pas op als hij er direct de meerwaarde van ziet. “Wanneer je Microsoft Word gebruikt, gebruik je waarschijnlijk maar 40 procent van de functionaliteit. Dat doet eigenlijk iedere ondernemer met ieder softwaresysteem.” Precies daarom investeert Exact in trainingen, events en een notificatiecentrum dat AI-mogelijkheden actief onder de aandacht brengt: niet omdat de technologie tekortschiet, maar omdat bekendheid met wat er mogelijk is de grootste drempel blijkt.
Uiteindelijk gaat het Exact niet om AI als doel op zich, maar om wat het oplevert voor de ondernemer, zegt Hoeks. “We hebben veertig jaar ervaring in het oplossen van problemen van klanten met de nieuwste technologie die voorhanden is,” zegt Hoeks. “Veertig jaar geleden deden we dat met de tools van toen. Nu doen we dat met AI.” En de volgende stap ligt al in het verschiet. “Ik voorzie dat de chatinterface een meer leidende rol zal gaan spelen in het dagelijkse werk,” zegt Hoeks. Niet als losse feature, maar als de manier waarop ondernemers straks in gewone taal met hun eigen bedrijfsdata in gesprek gaan, zonder te hoeven weten waar die data zit of hoe rapporten zijn opgebouwd.